DIM Specialist: Digitaal Projectarchief & SPO Beheer

Rijkswaterstaat; Amsterdam; On-site; EUR 48,000 - 64,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat in Rotterdam zoekt een medior DIM/documentenbeheerder voor het Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug project. Je beheert het digitale projectarchief, registreert en classificeert documenten en coacht medewerkers op het gebied van documentbeheer en archivering.

Je werkt volgens projectafspraken en levert een compleet en correct ingericht SPO-archief, bereid voor overdracht en migraties, met aandacht voor kwaliteit en overdraagbaarheid via de PDCA-cyclus.

Qualifications

• Beheren en bewaken van documentbeheer en archiefvorming binnen het project.
• Coachen en begeleiden van projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archivering.
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Toepassen van metadata en ordeningsstructuren volgens projectafspraken.

Responsibilities

• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Beantwoorden van functionele gebruikersvragen met betrekking tot documentbeheer, archivering en SPO.
• Ondersteunen van projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten.
• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, verplaatsen en muteren van nieuwe dossiers.
• Opstellen en actualiseren van de documenten die horen bij het beheren van het projectarchief.
• Advies geven over documentbeheervraagstukken en inrichting van het projectarchief.
• Structureel bewaken en verbeteren van de kwaliteit en overdraagbaarheid via PDCA-cyclus.
• Functioneel en visueel inrichten en optimaliseren van het projectarchief in SPO.
• Ondersteunen bij Woo-verzoeken en documentlijsten opstellen.
• Monitoren van opslagcapaciteit en benodigde maatregelen initiëren.
• Analyseren en oplossen van functionele meldingen in SPO en communiceren binnen het projectteam.
• Inventariseren en doorvoeren van verbetervoorstellen voor SPO-gebruik.
• Mede inrichten en beheren van informatie-uitwisseling tussen SPO en andere systemen.
• Voorbereiden van het projectarchief op overdrachten aan DIM en migraties.
• Proactief signaleren van kansen, knelpunten en risico's en rapporteren via dashboards.
• Deelname aan relevante projectoverleggen en kennisdeling binnen het project.

Job description

Rijkswaterstaat in Rotterdam zoekt een medior DIM/documentenbeheerder voor het Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug project. Je beheert het digitale projectarchief, registreert en classificeert documenten en coacht medewerkers op het gebied van documentbeheer en archivering.

Je werkt volgens projectafspraken en levert een compleet en correct ingericht SPO-archief, bereid voor overdracht en migraties, met aandacht voor kwaliteit en overdraagbaarheid via de PDCA-cyclus.