Project Document Controller & Archive Lead (SPO)

Rijkswaterstaat (RWS); Rotterdam; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een vakmatige professional die verantwoordelijk is voor het beheer en de verbetering van het digitale projectarchief in SharePoint Online (SPO) binnen het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug (VBB). U coördineert documentbeheer, voert metadata uit, en ondersteunt medewerkers bij registreren en classificeren van documenten.

U bewaakt afspraken, geeft instructies en draagt bij aan kwaliteitsverbetering en overdracht naar DIM en migratieprocessen.

Responsibilities

• verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken m.b.t. documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• beantwoorden van functionele gebruikersvragen m.b.t. documentbeheer, archivering en SPO
• ondersteunen van projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en deze werkzaamheden waar nodig namens hen uitvoeren
• toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, verplaatsen en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• opstellen en actualiseren van de documenten die horen bij het beheren van het projectarchief, waaronder de beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrix, instructies, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en de lijst met belangrijkste projectdocumenten (high value list)
• adviseren van projectmedewerkers over documentbeheervraagstukken
• structureel bewaken en verbeteren van de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief door toepassing van de PDCA-cyclus
• functioneel en visueel inrichten en optimaliseren van het projectarchief in SPO naar behoefte van het project
• ondersteunen bij de beantwoording van Woo-verzoeken, bijvoorbeeld door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen
• monitoren van de beschikbare opslagcapaciteit en tijdig initiëren van benodigde maatregelen
• ontvangen, analyseren en waar mogelijk oplossen van functionele meldingen en verstoringen in SPO en hierover communiceren binnen het projectteam
• inventariseren, beoordelen en doorvoeren van verbetervoorstellen m.b.t. het gebruik en de inrichting van SPO
• mede inrichten, beheren en optimaliseren van de informatie-uitwisseling en eventuele koppeling tussen SPO en andere systemen
• voorbereiden van het projectarchief op (tussentijdse en eind)overdrachten aan DIM en/of migraties, deze processen begeleiden, en waar nodig herstel- en conversiewerkzaamheden uitvoeren of coördineren
• proactief signaleren van kansen, knelpunten en risico’s m.b.t. documentbeheer en archivering en hierover rapporteren via de binnen het project gebruikte dashboards en voortgangsoverleggen
• vanuit de expertise deelnemen aan relevante projectoverleggen en bijdragen aan kennisdeling binnen het project.

Job description

Rijkswaterstaat zoekt een vakmatige professional die verantwoordelijk is voor het beheer en de verbetering van het digitale projectarchief in SharePoint Online (SPO) binnen het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug (VBB). U coördineert documentbeheer, voert metadata uit, en ondersteunt medewerkers bij registreren en classificeren van documenten.

U bewaakt afspraken, geeft instructies en draagt bij aan kwaliteitsverbetering en overdracht naar DIM en migratieprocessen.