Coördinerend Programmasecretaris

Bright-Professionals; Den Haag; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

ICTU zoekt een Coördinerend Programmasecretaris voor het programma Zicht op Nederland, gericht op betrouwbare ruimtelijke informatie. Je analyseert en vertaalt vraagstukken naar concrete werkpakketten voor teams en projecten.

Je coördineert de beheer- en ontwikkelportefeuille van NGII en bewaakt afstemming, notuleren en transparantie. Je rapporteert voortgang aan opdrachtgever en programmaraad.

Qualifications

• Ruime ervaring met interbestuurlijke en multidisciplinaire projecten of teams.

Responsibilities

• Analyseer strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken en bereidt besluitvorming voor.

Skills

Organisatiesensitiviteit

Analytisch vermogen

Planmatig werken

Besluitvaardigheid

Verbindend leiderschap

Education

HBO-niveau

Job description

Voor ICTU zoeken wij een Coördinerend Programmasecretaris. Je werkt in het programma Zicht op Nederland, dat streeft naar betrouwbare en breed beschikbare ruimtelijke informatie zodat burgers, bedrijven en overheden de schaarse ruimte in Nederland beter kunnen beschermen en benutten.

Je draagt bij aan het Datafundament, de Digitale Tweeling en de Dataspace Fysieke Leefomgeving door organisatie-overstijgende en bestuurlijke vraagstukken rond nationale geo-informatie te analyseren en te vertalen naar concrete werkpakketten voor teams en projecten.

Je coördineert de beheer- en ontwikkelportefeuille van de nationale geo-informatie infrastructuur (NGII) en zorgt dat werkzaamheden en ad hoc taken gecoördineerd en vastgelegd worden. Je fungeert tevens als secretaris en waarborgt transparantie en vastlegging van afspraken.

Het programmabureau heeft een onafhankelijke positie in het speelveld; je werkt nauw samen met de gedelegeerd opdrachtgever, programmamanagement, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen en rapporteert over voortgang en knelpunten aan de opdrachtgever en de programmaraad.

Werkzaamheden

• Je analyseert strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken en bereidt besluitvorming voor.
• Je levert adviezen en voorstellen voor de verdere inrichting en uitvoering van het programma.
• Je realiseert een overzicht van een samenhangende en aanstuurbare portefeuille van projecten en deelresultaten.
• Je doet voorstellen voor afstemming van inhoudelijke activiteiten en bewaakt samenhang tussen onderdelen.
• Je organiseert en coördineert bijeenkomsten en afstemming tussen betrokken partijen.
• Je onderhoudt externe relaties en betrekt relevante stakeholders bij besluitvorming.
• Je stelt tweemaandelijkse voortgangsrapportages op en signaleert strategische en kaderoverstijgende vraagstukken.
• Je bewaakt opvolging van acties en rapporteert over voortgang en eventuele afwijkingen of knelpunten.
• Je bereidt agenda’s voor belangrijke overleggen voor en neemt notulen op.
• Je beheert het samenwerkingsportaal en andere middelen voor kennisdeling, rekening houdend met toepasselijke WOO-vereisten.
• Je verzorgt agenda’s en notulen voor kwartaaloverdrachten, programmaraadsvergaderingen en agendaoverleggen.
• Je onderhoudt een actueel resultatenoverzicht om sturing van uitvoering mogelijk te maken en zichtbaar te maken wat wel en niet opgepakt kan worden.
• Je levert bij oplevering een samenhangend overzicht van behaalde resultaten en draagt het publicatieplatform over aan de opdrachtgever.

Jouw profiel

• Je hebt organisatiesensitiviteit en bestuurlijke sensitiviteit en weet vanuit die sensitiviteit partijen te verbinden.
• Je beschikt over sterk analytisch vermogen en kunt complexe samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken doorgronden.
• Je werkt planmatig, bent resultaatgericht en hebt implementatiekracht.
• Je bent besluitvaardig en onafhankelijk in je adviesrol.
• Je toont verbindend leiderschap en hebt omgevingsbewustzijn.
• Je kunt zelfstandig bepalen hoe je werkzaamheden uitvoert en beheerst coördinatie- en secretariële vaardigheden voor bestuurlijke en inhoudelijke overleggen.

Functie-eisen

• Je hebt ruime ervaring met het inrichten van interbestuurlijke en multidisciplinaire projecten of teams en met het coördineren van inhoudelijke activiteiten
• Je hebt ervaring met het analyseren en structureren van complexe vraagstukken en het vertalen daarvan naar concrete projectopdrachten en plannen van aanpak
• Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen, presenteren en begeleiden van bestuurlijke besluitstukken voor management en team
• Je hebt ervaring met projectgovernance, portfolioprioritering, planning, capaciteits- en middelenraming, risicomanagement en voortgangsrapportage
• Je hebt ervaring met stakeholdermanagement in complexe of politiek-bestuurlijke omgevingen en kunt effectief schakelen tussen directie, management, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau
• Je hebt ervaring met diverse methoden van kennisdeling
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met de inrichting en uitvoering van programma's en/of projecten in multidisciplinaire en interbestuurlijke omgevingen
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring binnen het relevante domein en brede kennis van het maatschappelijk belang, het krachtenveld en de rollen van regiepartijen, bronhouders, gebruikers en uitvoerende partners
• Je kunt zelfstandig en resultaatgericht werken, waarbij je betrokkenen tijdig betrekt en benodigde besluiten expliciet voorlegt

Functie-wensen

• Je hebt een aantoonbaar actief netwerk binnen de hiervoor genoemde relevante partijen
• Je hebt inhoudelijke kennis van en aantoonbare ervaring met de GEO-basisregistraties in Nederland
• Je hebt kennis van en aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau
• Je hebt kennis en ervaring met kennisdeling in multidisciplinaire teams en met stakeholders en teamleden uit verschillende organisaties

Extra Informatie

• Aantal uur 36 - 36
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 19-10-2026
• Opleidingsniveau HBO