Project Secretaris

Bright-Professionals; Woerden; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Part time

Job summary

Gemeente Woerden zoekt een Project Secretaris die de projectleider van het programma Weerbare Samenleving ondersteunt bij drie deelprojecten. Je verzorgt secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten.

Je plannen en organiseert vergaderingen, beheert agenda's, bereidt stukken voor, noteert notulen en verspreidt verslagen.

Qualifications

• Minimaal mbo-niveau 4 afgeronde opleiding
• Ervaring met het plannen en organiseren van projectvergaderingen en bestuurlijke overleggen
• Notuleren, actiepuntenbeheer en coördinatie van agenda en vergaderingen

Responsibilities

• Plannen en organiseren van vergaderingen
• Beheren van agenda's
• Voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken
• Notuleren van bijeenkomsten
• Opstellen en verspreiden van verslagen
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten
• Aansturen van adequate afstemming tussen betrokken projectgroepen en stakeholders
• Samenwerken met en ondersteuning bieden aan de projectleider Weerbare Samenleving

Skills

Aanpassingsvermogen

Mondelinge communicatie

Schriftelijke communicatie

Klantgerichtheid

Luistervaardigheid

Doorzettingsvermogen

Resultaatgericht werken

Samenwerkingsgerichtheid

Organiservermogen

Kritisch denken

Plannen en organiseren

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Monday.com

Job description

Voor Gemeente Woerden zoeken wij een Project Secretaris. Je ondersteunt de projectleider van het programma Weerbare Samenleving bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen.

Jij verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Tot jouw werkzaamheden behoren onder andere:

• Plannen en organiseren van vergaderingen.
• Beheren van agenda's.
• Voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren van bijeenkomsten.
• Opstellen en verspreiden van verslagen.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten.
• Aansturen van adequate afstemming tussen betrokken projectgroepen en stakeholders.
• Samenwerken met en ondersteuning bieden aan de projectleider Weerbare Samenleving.

Jouw profiel

• Aanpassingsvermogen.
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling).
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk).
• Klantgerichtheid.
• Luistervaardigheid.
• Doorzettingsvermogen.
• Resultaatgericht werken.
• Samenwerkingsgerichtheid.
• Organiseervermogen.
• Kritisch denken.
• Plannen en organiseren.

Organisatie

Je werkt voor de gemeenten Woerden en Oudewater. Zij vertegenwoordigen samen circa 60.000 inwoners en hebben ruim 500 professionals in dienst. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. Zij stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid en bieden flexibiliteit in werkzaamheden en mogelijkheden voor interessante interne projecten.

Functie-eisen

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• Je hebt werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker
• Je hebt ervaring met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie
• Je hebt ervaring met notuleren, actiepuntenbeheer en agenda- en vergadercoördinatie

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie
• Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten
• Je hebt aantoonbare ervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties

Extra Informatie

• Aantal uur 18
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 05-10-2026
• Opleidingsniveau MBO