Coördinerend Programmasecretaris

BlueTrail; Netherlands; On-site; EUR 75,000 - 110,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt een ervaren Coördinerend Programmasecretaris voor het programma Zicht op Nederland Datafundament. De rol richt zich op strategisch advies, governance en afstemming tussen diverse stakeholders voor een nationale geo-informatie-infrastructuur.

Je analyseert vraagstukken, bereidt besluitvorming voor en zorgt voor duidelijke notulen en voortgangsrapportages. Werkzaamheden omvatten planning, uitvoering en afstemming binnen het programmabureau.

Qualifications

• Ervaring met programmagestuur en governance
• Sterke analytische vaardigheden
• Uitstekende organisatorische capaciteiten

Responsibilities

• Bieden van strategisch advies en governance-producten voor het programma Zicht op Nederland Datafundament.
• Samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken analyseren en adviezen opstellen.
• Voorbereiden van besluitvormingsstukken en adviezen voor programmamanager en stakeholders.
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en vastleggen van notulen.
• Toezicht houden op voortgang en signaleren van knelpunten die impact hebben op resultaten.

Job description

Voor het programma Zicht op Nederland zoeken we een ervaren Coördinerend Programmasecretaris. Het programma werkt aan een toekomst waarin burgers, bedrijven en overheden de schaarse ruimte in Nederland beter kunnen beschermen en benutten dankzij betrouwbare en breed beschikbare ruimtelijke informatie.

Zicht op Nederland realiseert deze visie via drie programma's: Datafundament, Digitale Tweeling en Dataspace Fysieke Leefomgeving. Binnen het netwerkprogramma spelen verschillende organisatie-overstijgende vraagstukken rond de nationale geo-informatie. De nieuwe governance is hierbij een belangrijk middel om betrokken partijen met elkaar te verbinden.

Het bij ICTU ondergebrachte programmabureau heeft binnen dit speelveld een onafhankelijke positie en draagt zorg voor de planning, uitvoering, rapportage en afstemming van de werkzaamheden. Binnen dit programmabureau is behoefte aan een professional die coördinatie combineert met de rol van programmasecretaris.

De opdracht

Als Coördinerend Programmasecretaris lever je zelfstandig strategische advies- en governanceproducten op ten behoeve van het programma Zicht op Nederland Datafundament. Je analyseert strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken, bereidt besluitvorming voor en stelt adviezen en voorstellen op voor de verdere inrichting en uitvoering van het programma.

Je analyseert zelfstandig de samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken en brengt de benodigde informatie en standpunten van interne en externe stakeholders bijeen. Op basis hiervan stel je adviezen, besluitvormingsstukken en andere overeengekomen resultaten op en adviseer je de programmamanager, gedelegeerd opdrachtgever en relevante stakeholders.

Waar afstemming tussen verschillende partijen noodzakelijk is, organiseer en coördineer je deze zelfstandig. Je bepaalt zelf de wijze waarop je werkzaamheden worden uitgevoerd. De opdracht omvat geen lijnmanagement, personele aansturing of inhoudelijke aansturing van medewerkers van ICTU of andere organisaties.

Ook bereid je relevante bestuurlijke en inhoudelijke overleggen voor en zorg je voor een zorgvuldige vastlegging daarvan. Je rapporteert over de voortgang van je werkzaamheden en signaleert afwijkingen en knelpunten die invloed kunnen hebben op de overeengekomen resultaten.

Belangrijkste werkzaamheden

• Realiseren en actueel houden van een samenhangende en bestuurbare portefeuille van projecten en deelresultaten.
• Doen van voorstellen voor de afstemming van inhoudelijke activiteiten en de samenhang tussen verschillende onderdelen.
• Begeleiden van inhoudelijke activiteiten.
• Organiseren van bijeenkomsten.
• Onderhouden van externe relaties.
• Opstellen van tweemaandelijkse voortgangsrapportages.
• Signaleren van strategische en kaderoverstijgende vraagstukken.
• Bewaken van de opvolging van acties.
• Voorbereiden van agenda's voor belangrijke overleggen en verzorgen van de notulen.
• Beheren van het samenwerkingsportaal en andere middelen voor kennisdeling, rekening houdend met de toepasselijke WOO-vereisten.

Op te leveren resultaten

Binnen de opdracht lever je onder andere de volgende resultaten op:

• Agenda's en notulen van kwartaaloverdrachten, programmaraadsvergaderingen en vergaderingen van het agendaoverleg.
• Een actueel resultatenoverzicht waarmee de uitvoering van het team kan worden georganiseerd en gecoördineerd en zichtbaar wordt wat wel en niet kan worden opgepakt.
• Tweemaandelijkse voortgangsrapportages.
• Een jaarkalender met de planning van bestuurlijke overleggen en communicatieactiviteiten.
• Signaaloverzichten van strategische en kaderoverstijgende vraagstukken.
• Een actueel publicatieplatform voor stukken in het kader van de WOO.
• Aan het einde van de opdracht een samenhangend overzicht van de behaalde resultaten en overdracht van het publicatieplatform aan BZK.

Organisatorische context

Het programma Zicht op Nederland werkt aan betrouwbare en breed beschikbare ruimtelijke informatie voor Nederland. Binnen het netwerkprogramma spelen diverse vraagstukken rondom de nationale geo-informatie-infrastructuur. De beheer- en ontwikkelportefeuille van deze infrastructuur moet worden bewaakt en worden vertaald naar concrete werkpakketten en projecten.

Per geselecteerd project wordt een bestuurlijk leesbaar plan van aanpak opgesteld. Na akkoord van opdrachtgever en programmaraad worden projecten uitgevoerd, geïmplementeerd en geborgd.

Het programmabureau wordt afgerond wanneer de governance goed functioneert, de voorwaarden voor succes zijn georganiseerd en beheer en doorontwikkeling volledig zijn belegd en geborgd. De voorlopige richtlijn hiervoor is eind 2029.

Voor deze opdracht werk je samen met de gedelegeerd opdrachtgever, het programmamanagement, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.