Coördinerend Programmasecretaris

GreenPepper; Den Haag; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

ICTU zoekt een Coördinerend Programmasecretaris voor het programmade ZoN Datafundament. U levert zelfstandig strategisch advies en governanceproducten, coördineert werkzaamheden en zorgt voor de vastlegging en transparantie van afspraken.

U analyseert strategische vraagstukken, bereidt besluiten voor en levert overeengekomen adviezen. U organiseert afstemming tussen management, stakeholders en externe partijen en bewaakt de planning en voortgang.

Qualifications

• Ervaring met het analyseren van strategische en organisatieoverstijgende vraagstukken.
• Vaardigheid in het opstellen van besluitvormingsstukken en adviezen.
• Sterke coördinerende en organisatorische vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden en nauwkeurigheid bij stukken en notulering.

Responsibilities

• Analyses maken van strategische vraagstukken en samenhang tussen inhoud en bestuur in kaart brengen.
• Informatie en standpunten van stakeholders verzamelen en adviezen en stukken voorbereiden.
• Adviezen en governanceproducten opleveren voor het ZoN Datafundament programma.
• Afstemming organiseren tussen diverse partijen en partijen tijdig verbinden.
• Beheer en vertaling van het portefeuillebeheer naar werkpakketten voor teamleden.
• Voor geselecteerde projecten bestuurlijk leesbaar plan van aanpak voorbereiden en uitvoeren.
• Notuleren en borging van relevante bestuurlijke overleggen en transparante vastlegging van afspraken.
• Voortgangsrapportage geven en knelpunten signaleren aan opdrachtgever en programmaraad.

Skills

Coördinatie

Analytisch vermogen

Notuleren

Stakeholdermanagement

Job description

ICTU zoekt een Coördinerend Programmasecretaris.

Functieomschrijving

Je neemt de rol van coördinator en secretaris binnen het programma Zicht op Nederland (ZoN) — Datafundament. Je levert zelfstandig strategische advies- en governanceproducten, coördineert werkzaamheden en verzorgt de vastlegging en transparantie van afspraken.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Analyseren: zelfstandige analyse van strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken en het in kaart brengen van samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke aspecten.
• Voorbereiden besluitvorming: verzamelen van benodigde informatie en standpunten van interne en externe stakeholders en opstellen van adviezen en besluitvormingsstukken.
• Opleveren producten: leveren van overeengekomen adviezen, governanceproducten en andere afgesproken resultaten ten behoeve van het programma ZoN Datafundament.
• Coördineren: organiseren en zelfstandig coördineren van afstemming tussen verschillende partijen waar dat nodig is om resultaten te realiseren.
• Plannen en vertalen: bewaken van de beheer- en ontwikkelportefeuille van de nationale geo-informatie-infrastructuur (NGII) en vertalen naar werkpakketten voor teamleden.
• Projectdoorloop: per geselecteerd project voorbereiden van een bestuurlijk leesbaar plan van aanpak; na akkoord zorgen voor uitvoering, implementatie en borging van de resultaten.
• Secretariële taken: voorbereiden en vastleggen van relevante bestuurlijke en inhoudelijke overleggen en zorgen voor transparante vastlegging van afspraken.
• Rapporteren: voortgangsrapportage over eigen werkzaamheden en signaleren van afwijkingen of knelpunten aan opdrachtgever en programmaraad.

Werkwijze en bevoegdheden

• Je bepaalt zelfstandig de wijze van uitvoering van werkzaamheden.
• Je organiseert afstemming en samenwerking met programmamanagement, gedelegeerd opdrachtgever, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.
• Je bent niet belast met lijnmanagement, personele aansturing of inhoudelijke aansturing van medewerkers van andere organisaties.

Gewenste kennis en vaardigheden

• Ervaring met het analyseren van strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken en met het opstellen van besluitvormingsstukken en adviezen.
• Sterke coördinerende en organisatorische vaardigheden, inclusief het faciliteren van afstemming tussen diverse stakeholders.
• Begrip van beheer- en ontwikkelportefeuilles en het vertalen daarvan naar concrete werkpakketten.
• Goede communicatieve vaardigheden en nauwkeurigheid bij voorbereiding en vastlegging van bestuurlijke en inhoudelijke overleggen.

Eisen

• Ruime ervaring met het inrichten van interbestuurlijke, multidisciplinaire projecten of teams en het coördineren van inhoudelijke activiteiten.
• Ervaring met het analyseren en structureren van vraagstukken en het vertalen daarvan naar concrete projectopdrachten en plannen van aanpak.
• Aantoonbare ervaring met het opstellen, presenteren en begeleiden van bestuurlijke besluitstukken voor management en team.
• Ervaring met projectgovernance, portfolioprioritering, planning, capaciteits- en middelenraming, risicomanagement en voortgangsrapportage.
• Ervaring met stakeholdermanagement in een complexe of politiek-bestuurlijke omgeving en met schakelen tussen directie, management, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.
• Aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Ervaring met diverse methoden van kennisdeling.
• Aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring met inrichting en uitvoeren van programma’s en/of projecten in multidisciplinaire en interbestuurlijke omgevingen.
• Minimaal 4 jaar ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring binnen het domein met brede kennis van het maatschappelijk belang, het krachtenveld en de rollen van de regiepartij, bronhouders, gebruikers en uitvoerende partners, waaronder: MinBZK (RO), Kadaster, Geonovum, VNG.
• Vermogen om zelfstandig en resultaatgericht te werken, terwijl betrokkenen tijdig worden verbonden en benodigde besluiten expliciet worden voorgelegd.

Wensen

• Kandidaat heeft een aantoonbaar actief netwerk binnen alle hiervoor genoemde relevante partijen.
• Kandidaat heeft inhoudelijke kennis van en aantoonbaar ervaring met de GEO-basisregistraties in Nederland.
• Kandidaat heeft kennis van en aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Kandidaat heeft kennis en ervaring met kennisdeling in multidisciplinaire teams met stakeholders en teamleden uit verschillende organisaties.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Analytisch vermogen
• Resultaatgerichtheid
• Besluitvaardigheid
• Onafhankelijkheid
• Verbindend leiderschap
• Omgevingsbewustzijn
• Planmatig werken
• Implementatiekracht