Coördinerend Programmasecretaris (zzp - freelance)

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat DICTU; Den Haag; On-site; EUR 70,000 - 98,000; Full time

Job summary

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat DICTU zoekt een zelfstandig opererende senior coördinator programmasecretaris om strategische advisering en governanceproducten te leveren voor het ZoN datafundament-programma.

De professional analyseert samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken, bereidt besluitvorming voor en verzamelt standpunten van interne en externe stakeholders.

Qualifications

• Ruime ervaring met interbestuurlijke, multidisciplinaire projecten en coördineren van inhoudelijke activiteiten.
• Aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau en verslaglegging.
• Sterke vaardigheden in stakeholdermanagement en afstemming tussen directie, management en externe partijen.
• Kennis van governance, portfolioprioritering en planning in een complexe overheidsomgeving.

Responsibilities

• Organiseren en notuleren van bestuurlijke overleggen en agendari"a's.
• Coördineren van inhoudelijke activiteiten en afstemming tussen partijen binnen het programmateam ZoN.
• Opstellen en begeleiden van besluiten, beleidsadviezen en voortgangsrapportages.
• Onderhouden van externe relaties en bewaken van de voortgang en opvolging van acties.

Job description

Beschrijving programma:

Het programma Zicht op Nederland werkt aan een toekomst waarin burgers, bedrijven en overheden de schaarse ruimte in Nederland beter beschermen en benutten - dankzij betrouwbare en breed beschikbare ruimtelijke informatie. We doen dat op basis van de visie 'Zicht op Nederland' en de werkagenda die daarbij hoort. We werken aan het realiseren van de visie via 3 programma's: Datafundament, Digitale Tweeling en Dataspace Fysieke Leefomgeving. Voor meer informatie verwijzen we naar de website www.zichtopnl.nl.

Binnen dit netwerkprogramma spelen verschillende organisatie-overstijgende vraagstukken op gebied van de nationale geo-informatie. De nieuwe governance is hierbij een middel om partijen te (ver)binden). Deze vraagstukken zijn deels geïnventariseerd en moeten worden geanalyseerd, en in samenhang worden opgepakt. Daarnaast moeten de beheer- en ontwikkelportefeuille van de nationale geo-informatie infrastructuur (NGII) worden bewaakt en vertaald naar werkpakketten van de individuele teamleden. Zowel de hieruit voortvloeiende werkzaamheden als ad hoc taken moeten worden gecoördineerd en hierover moet worden gerapporteerd aan de opdrachtgever en aan de programmaraad. Per geselecteerd project wordt een bestuurlijk leesbaar plan van aanpak opgesteld. Na akkoord van de opdrachtgever en de programmaraad worden de projecten uitgevoerd, geïmplementeerd en geborgd. Het bij ICTU ondergebrachte programmabureau dat voor het programma diverse taken vervult, heeft een onafhankelijke positie in het speelveld. Het programmabureau zorgt voor de planning, uitvoering, rapportage en afstemming van de taken. Er is behoefte ontstaan aan een coördinator van deze zaken die tevens als secretaris zorgt voor de vastlegging en transparantie van afspraken.

Omschrijving einde project/programma:

In principe is het een continu proces. Het programmabureau waartoe deze professional behoort, wordt afgerond wanneer de governance een goed werkend geheel is, de condities voor succes zijn georganiseerd en beheer en doorontwikkeling volledig zijn belegd en geborgd. Voorlopige richtlijn is eind 2029.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:

De professional wordt ingeschakeld voor het zelfstandig opleveren van strategische advies- en governanceproducten ten behoeve van het programma ZoN datafundament. De opdracht richt zich op het analyseren van strategische en organisatie-overstijgende vraagstukken, het voorbereiden van besluitvorming en het opleveren van adviezen en voorstellen voor de verdere inrichting en uitvoering van het programma. De professional analyseert zelfstandig de samenhang tussen inhoudelijke, organisatorische en bestuurlijke vraagstukken en brengt hiervoor de benodigde informatie en standpunten van interne en externe stakeholders bijeen. Op basis daarvan stelt de professional adviezen, besluitvormingsstukken en andere overeengekomen resultaten op en adviseert hierover de programmamanager, gedelegeerd opdrachtgever en relevante stakeholders. Waar afstemming tussen verschillende partijen noodzakelijk is voor het realiseren van de overeengekomen resultaten, organiseert en coördineert de professional deze afstemming zelfstandig. De professional bepaalt zelfstandig de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en is niet belast met lijnmanagement, personele aansturing of het inhoudelijk aansturen van medewerkers van ICTU of andere organisaties. De opdracht omvat tevens het voorbereiden en vastleggen van relevante bestuurlijke en inhoudelijke overleggen voor zover dit onderdeel is van de overeengekomen resultaten. De professional rapporteert over de voortgang van de eigen werkzaamheden en signaleert eventuele afwijkingen en knelpunten die van invloed kunnen zijn op de overeengekomen resultaten. De professional werkt hiervoor samen met de gedelegeerd opdrachtgever en met programmamanagement, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.

De professional levert een wezenlijke bijdrage aan het programmateam ZoN door:

• realiseren van een overzicht van samenhangende en aanstuurbaar gemaakte portefeuille van projecten en deelresultaten
• doen van voorstellen voor de afstemming van inhoudelijke activiteiten en de samenhang tussen de verschillende onderdelen en begeleiden van inhoudelijke activiteiten
• organiseren van bijeenkomsten
• onderhouden van externe relaties
• opstellen van tweemaandelijkse voortgangsrapportages
• signaleren van strategische en kaderoverstijgende vraagstukken
• bewaken van de opvolging van acties
• voorbereiden van de agenda van belangrijke overleggen en notuleren daarvan
• beheren van het samenwerkingsportaal en andere middelen en media voor kennisdeling, rekening houdend met de toepasselijke WOO-vereisten

De professional levert op:

• agenda’s voor en notulen van kwartaaloverdrachten, de programmaraadsvergaderingen en de vergaderingen van het agendaoverleg
• een actueel resultatenoverzicht voor de aansturing van het team waarmee de uitvoering kan worden georganiseerd en gecoördineerd en maakt zo zichtbaar wat wel en wat niet opgepakt kan worden
• tweemaandelijkse voortgangsrapportages
• jaarkalender met hierin een planning van de bestuurlijke overleggen en communicatie-activiteiten
• signaaloverzichten van strategische en kaderoverstijgende vraagstukken
• een actueel publicatieplatform voor stukken in het kader van de WOO

Aan het eind van de opdracht levert de professional een samenhangend overzicht van behaalde resultaten en draagt het publicatieplatform over aan BZK.

Elke week vindt voortgangsoverleg met de ICTU-verantwoordelijke plaats waarin uitsluitend de opgeleverde resultaten worden beoordeeld. Tweemaandelijks vindt overleg plaats over de voortgang zoals gerapporteerd. Er vinden geen functionerings- of beoordelingsgesprekken plaats. Aan het eind van 2028 vindt een eindbeoordeling plaats

Het programma is zeker nog niet beëindigd per einde van het jaar. De huidige opdracht eindigt na oplevering van de overeengekomen resultaten. Indien aanvullende werkzaamheden noodzakelijk blijken, worden hierover uitsluitend afzonderlijke afspraken gemaakt in een nieuwe opdracht.

De organisatie beschikt niet over voldoende beschikbare interne capaciteit om de benodigde combinatie van senior programmasecretaris, relatiemanager en coördinator operationele zaken in het geo-domein in te vullen. Ook een vervanger moet daarom over de volgende specifieke kennis en ervaring beschikken:

• Ruime ervaring met het inrichten van interbestuurlijke, multidisciplinaire projecten of teams en het coördineren van inhoudelijke activiteiten.
• Ervaring met het analyseren en structureren van vraagstukken en het vertalen daarvan naar concrete projectopdrachten en plannen van aanpak.
• Aantoonbare ervaring met het opstellen, presenteren en begeleiden van bestuurlijke besluitstukken voor management en team.
• Ervaring met projectgovernance, portfolioprioritering, planning, capaciteits- en middelenraming, risicomanagement en voortgangsrapportage.
• Ervaring met stakeholdermanagement in een complexe of politiek-bestuurlijke omgeving en met schakelen tussen directie, management, inhoudsdeskundigen, medewerkers en externe partijen.
• Aantoonbare ervaring met notuleren op bestuurlijk niveau.
• Ervaring met diverse methoden van kennisdeling.

Gewenste profiel

Een zelfstandig opererende Senior coördinator programmasecretaris die strategisch kan denken en praktisch kan realiseren. De professional komt snel tot de kern, brengt structuur en focus aan, communiceert helder en makkelijk op elk niveau, ziet verbeterkansen voor de programma-aanpak en is hands on. Belangrijke competenties zijn organisatiesensitiviteit, bestuurlijke sensitiviteit, analytisch vermogen, resultaatgerichtheid, besluitvaardigheid, onafhankelijkheid, verbindend leiderschap, omgevingsbewustzijn, planmatig werken en implementatiekracht