Projectcoördinator

Bright-Professionals; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Part time

Job summary

Bright-Professionals zoekt een Projectcoördinator voor de programmadirectie ERTMS in Nederland. Je regisseert aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en sectorpartijen en bewaakt de kwaliteit van toets- en rapportageprocessen.

Je structuurere grote hoeveelheden informatie en werkt volgens drie pijlers: coördineren, procesbewaking en registreren. Je stelt zelfstandig agenda’s en notities op en ondersteunt vergaderingen met een focus op efficiëntie en draagvlak.

Qualifications

• Tot 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare coördinerende rol.
• Ervaring met Windows, PowerPoint, Excel, Kanban en Outlook.

Responsibilities

• Regie voeren op aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en sectorpartijen, inclusief kwaliteitsbewaking van toets- en rapportageprocessen.
• Proactief voorstellen doen voor procesverbetering en deze voorstellen zelfstandig uitvoeren.
• Informatie overzichtelijk structureren en actualiteit bewaken.
• Werken volgens de pijlers coördineren, procesbewaking en registreren.
• Agenda’s, correspondentie, notities en verslagen zelfstandig opstellen.
• Vergadereffectiviteit ondersteunen en overzicht houden over acties en opvolging uit diverse overleggen.
• Coördineren van activiteiten, mensen, middelen en informatie zodat voorbereidingen naar teams soepel en efficiënt verlopen; signaleren en aansturen van procesoptimalisaties en focus aanbrengen waar nodig.
• Coördinerende rol in het toetsproces en bewaken van (proces)planningen in afstemming met de Manager Programmabeheersing.
• Structuur aanbrengen in registraties en administratie: gegevens, communicatie, besluiten en documentatie systematisch vastleggen; toezien op naleving van archiveringsregels en een eerste review uitvoeren van documentatie met feedbackterugkoppeling.

Skills

Teamplayer

Communicatieve vaardigheden

Initiatief

Omgevingssensitiviteit

Veerkracht

Tools

Windows

PowerPoint

Excel

Kanban

Microsoft Outlook

Job description

Voor het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zoeken wij een Projectcoördinator. Je bent verantwoordelijk voor de regie op de aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en vanuit sectorpartijen en bewaakt de kwaliteit van het toets- en rapportageproces.

Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voert deze uit. Je structureert grote hoeveelheden informatie overzichtelijk en bewaakt de actualiteit daarvan.

Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren, en stelt zelfstandig agenda’s, correspondentie, notities en verslagen op.

Je ondersteunt de vergadereffectiviteit en houdt het overzicht over acties en opvolging uit diverse overleggen. Je bent een teamverbinder en zet jouw ruime ervaring in om het programmateam verder tebrengen.

Je pakt ook buiten de reguliere programmawerkzaamheden een rol in processen en netwerken binnen de programmadirectie.

Werkzaamheden

• Regie voeren op aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en sectorpartijen, inclusief kwaliteitsbewaking van toets- en rapportageprocessen.
• Proactief voorstellen doen voor procesverbetering en deze voorstellen zelfstandig uitvoeren.
• Informatie overzichtelijk structureren en actualiteit bewaken.
• Werken volgens de pijlers coördineren, procesbewaking en registreren.
• Agenda’s, correspondentie, notities en verslagen zelfstandig opstellen.
• Vergadereffectiviteit ondersteunen en overzicht houden over acties en opvolging uit diverse overleggen.
• Coördineren van activiteiten, mensen, middelen en informatie zodat voorbereidingen naar teams soepel en efficiënt verlopen; signaleren en aansturen van procesoptimalisaties en focus aanbrengen waar nodig.
• Coördinerende rol in het toetsproces en bewaken van (proces)planningen in afstemming met de Manager Programmabeheersing.
• Structuur aanbrengen in registraties en administratie: gegevens, communicatie, besluiten en documentatie systematisch vastleggen; toezien op naleving van archiveringsregels en een eerste review uitvoeren van documentatie met feedbackterugkoppeling.

Jouw profiel

• Je bent een echte teamverbinder en levert een proactieve bijdrage aan het geheel.
• Je werkt nauw samen met de programmamanager en de andere leden van het team.
• Je deinst niet terug voor complexiteit en uitdaging en behoudt het overzicht.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, vasthoudend en veerkrachtig.
• Je hebt een hoge mate van omgevingssensitiviteit en betrekt partijen effectief bij processen.
• Je kunt omgaan met weerstand en veranderingen en weet draagvlak te creëren.
• Je onderhoudt zelfstandig contacten met interne en externe sectorpartijen.
• Nauwkeurigheid, integriteit en efficiëntie zijn voor jou vanzelfsprekend.

De opdrachtgever, de programmadirectie ERTMS, coördineert en regisseert de invoering van ERTMS in Nederland. Deze invoering betreft een ingrijpende verandering van het spoorsysteem voor infrastructuur, materieel en personeel en vraagt om een beheerste implementatie met betrokken sectorpartijen.

Binnen de programmadirectie maak je deel uit van het Team Programmabeheersing, dat de Manager Programmabeheersing ondersteunt met het genereren van stuur- en verantwoordingsinformatie zodat het programma goed kan worden bestuurd.

Functie-eisen

• Je hebt bij voorkeur tot 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare coördinerende rol.
• Je hebt ervaring met Windows, PowerPoint, Excel, Kanban en Microsoft Outlook.

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-09-2026