Clustercoördinator Baggeren & Bergingen – Projectondersteuning

Flexintens; Rhoon; Hybrid; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Job summary

FlexIntens zoekt een Clustercoördinator Baggeren & Bergingen voor 32 uur per week bij Rijkswaterstaat Rhoon. Locatie is Rotterdam (Maastoren). Dinsdag en donderdag vaste kantoordagen; overige werkdagen deels hybride.

U voert organisatorische en coördinerende taken uit voor het IPM-team, beheert overleggen, notuleert en bewaakt besluiten en deadlines. Daarnaast ondersteun je besluitvorming en documentstromen met MS 365 en SharePoint.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding in relevante richting zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning of vergelijkbaar
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator binnen een projectmatige omgeving
• Aantoonbare ervaring in een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines en besluitvormingslijnen
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen incl. agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging en besluitregistratie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; ervaring met verslaglegging en managementdocumenten
• Ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen
• Ondersteunen van projectmanagers/multidisciplinaire teams waarbij verslaglegging en besluitvorming centraal staan
• Beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam
• Deze uitvraag is niet geschikt voor zzp'ers volgens de wet DBA; detacheringsconstructie is mogelijkheid

Responsibilities

• Ondersteunen van de projectmanager, manager projectbeheersing en IPM-team bij organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden
• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij voorbereiding van afspraken van de projectmanager
• Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's en vergaderstukken
• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten en deadlines
• Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten
• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming
• Opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's en rapportages
• Beheren en structureren van documenten en informatiestromen; zorgen voor vindbaarheid
• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie; onderhouden van overzichten en clusterdossiers
• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten; verbeteren van werkprocessen
• Werken met Rijkswaterstaat toegepaste systemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint en Relatics/GRIP

Skills

Plannen en organiseren

Pro-activiteit

Accuratesse

Samenwerken

Bestuurlijke sensitiviteit

Organisatiesensitiviteit

Schriftelijke vaardigheid

Communicatieve vaardigheid

Flexibiliteit

Education

HBO-opleiding in relevante richting

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Relatics/GRIP

Job description

FlexIntens zoekt een Clustercoördinator Baggeren & Bergingen voor 32 uur per week bij Rijkswaterstaat Rhoon. Locatie is Rotterdam (Maastoren). Dinsdag en donderdag vaste kantoordagen; overige werkdagen deels hybride.

U voert organisatorische en coördinerende taken uit voor het IPM-team, beheert overleggen, notuleert en bewaakt besluiten en deadlines. Daarnaast ondersteun je besluitvorming en documentstromen met MS 365 en SharePoint.