Clustercoördinator Baggeren en Bergingen

Bright-Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 48,000 - 68,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een Clustercoördinator Baggeren en Bergingen die als spil fungeert binnen het cluster. U ondersteunt de projectmanager en IPM-team bij organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden en informatiestromen.

De rol richt zich op het creëren van overzicht en continuïteit in een dynamische projectomgeving, met focus op planning, besluitvorming en documentbeheer. Locatie Rotterdam, beschikbaar op dinsdag en donderdag.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
• Aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
• Beheersing van de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en ervaring met verslaglegging en opstellen van project- en managementdocumenten.
• Ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
• Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag en kunt op locatie in Rotterdam werken.

Responsibilities

• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops.
• Beheren van agenda's en ondersteuning bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager.
• Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen.
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten en verbeterkansen.
• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming door opstellen en redigeren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties.
• Beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten, registraties en clusterdossiers; zorgen voor vindbaarheid en ordening van projectinformatie.
• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en het samenstellen van managementinformatie.
• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten en bijdragen aan een volledig en toegankelijk projectarchief.
• Werken met systemen en informatieomgevingen zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP en fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en procedurele vragen.

Skills

Proactief handelen

Overzicht bewaren

Plannen en coördineren

Communicatie

Education

HBO niveau

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Relatics/GRIP

Job description

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Clustercoördinator Baggeren en Bergingen. Je bent als Clustercoördinator de centrale spil binnen het cluster Baggeren & Bergingen van Rijkswaterstaat. Je ondersteunt de projectmanager, de manager projectbeheersing en het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming.

De kern van jouw rol is het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in een dynamische projectomgeving. Je zorgt dat werkzaamheden op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam over de juiste stuurinformatie beschikt. Je organiseert en faciliteert overleg- en besluitvormingsprocessen en draagt actief bij aan een efficiënte en professionele werkwijze binnen het team.

Jouw verantwoordelijkheden

• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops.
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager.
• Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen.
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten en verbeterkansen.
• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming door opstellen en redigeren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties.
• Beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten, registraties en clusterdossiers; zorgen voor vindbaarheid en ordening van projectinformatie.
• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en het samenstellen van managementinformatie.
• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten en bijdragen aan een volledig en toegankelijk projectarchief.
• Werken met systemen en informatieomgevingen zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP en fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en procedurele vragen.

Waar je voldoening uit haalt

Je haalt energie uit het creëren van structuur, overzicht en rust in een omgeving waarin veel tegelijk speelt. Je krijgt voldoening van goed georganiseerde overleggen, heldere verslagen, het bewaken van acties en het faciliteren van besluitvorming, waardoor collega’s hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Jouw profiel

• Je handelt proactief en trekt werk naar je toe.
• Je behoudt overzicht onder tijdsdruk en schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en belangen.
• Je werkt zorgvuldig en nauwkeurig en onderscheidt hoofd- en bijzaken.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en coördineren.
• Je begrijpt bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en handelt met bestuurlijke sensitiviteit.
• Je communiceert helder en prettig, zowel mondeling als schriftelijk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
• Je hebt sterke vaardigheden in verslaglegging en het vastleggen van besluiten, acties en afspraken.
• Je spreekt mensen op een constructieve manier aan op gemaakte afspraken en legt verbinding tussen mensen, processen en informatie.
• Je ziet kansen om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren en combineert een dienstverlenende instelling met voldoende stevigheid en zelfstandigheid.

Je werkt binnen het cluster Baggeren en Bergingen, een landelijk opererend team binnen Rijkswaterstaat, dienst Zee en Delta, dat zich richt op vaarwegonderhoud en bergingen langs de Nederlandse kust.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en hebt aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten
• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen
• Je hebt aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel waren van je werkzaamheden
• Je bent beschikbaar op dinsdag en donderdag en kunt op locatie in Rotterdam werken

Functie-wensen

• Bij voorkeur heb je ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of bij vergelijkbare publieke opdrachtgevers
• Je hebt ervaring met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen
• Je hebt ervaring met het opstellen, redigeren en coördineren van nota’s, memo’s, management- en voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken
• Je kunt met concrete voorbeelden aantonen dat je zelfstandig regie voert op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en bij de ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-11-2026
• Opleidingsniveau HBO