Clustercoördinator -Baggeren & Bergingen PPO Z&D

Flexintens; Rhoon; Hybrid; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Job summary

FlexIntens zoekt een Clustercoördinator Baggeren & Bergingen voor 32 uur per week bij Rijkswaterstaat Rhoon. Locatie is Rotterdam (Maastoren). Dinsdag en donderdag vaste kantoordagen; overige werkdagen deels hybride.

U voert organisatorische en coördinerende taken uit voor het IPM-team, beheert overleggen, notuleert en bewaakt besluiten en deadlines. Daarnaast ondersteun je besluitvorming en documentstromen met MS 365 en SharePoint.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding in relevante richting zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning of vergelijkbaar
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator binnen een projectmatige omgeving
• Aantoonbare ervaring in een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines en besluitvormingslijnen
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen incl. agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging en besluitregistratie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; ervaring met verslaglegging en managementdocumenten
• Ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen
• Ondersteunen van projectmanagers/multidisciplinaire teams waarbij verslaglegging en besluitvorming centraal staan
• Beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam
• Deze uitvraag is niet geschikt voor zzp'ers volgens de wet DBA; detacheringsconstructie is mogelijkheid

Responsibilities

• Ondersteunen van de projectmanager, manager projectbeheersing en IPM-team bij organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden
• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij voorbereiding van afspraken van de projectmanager
• Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's en vergaderstukken
• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten en deadlines
• Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten
• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming
• Opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's en rapportages
• Beheren en structureren van documenten en informatiestromen; zorgen voor vindbaarheid
• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie; onderhouden van overzichten en clusterdossiers
• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten; verbeteren van werkprocessen
• Werken met Rijkswaterstaat toegepaste systemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint en Relatics/GRIP

Skills

Plannen en organiseren

Pro-activiteit

Accuratesse

Samenwerken

Bestuurlijke sensitiviteit

Organisatiesensitiviteit

Schriftelijke vaardigheid

Communicatieve vaardigheid

Flexibiliteit

Education

HBO-opleiding in relevante richting

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Relatics/GRIP

Job description

Voor de Rijkswaterstaat Rhoon is FlexIntens op zoek naar een Clustercoördinator -Baggeren & Bergingen PPO Z&D voor 32 uur per week.

Functie

Clustercoördinator Baggeren & Bergingen

Locatie: Rotterdam (Maastoren, Kop van Zuid). Vaste kantoordagen: dinsdag en donderdag. Overige werkdagen kunnen hybride worden ingevuld.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming binnen het cluster.
• Organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops.
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager.
• Voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen.
• Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten.
• Ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming.
• Opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties.
• Beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen; toezien op vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie.
• Ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie; onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers.
• Organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten; signaleren en bijdragen aan implementatie van verbeterkansen binnen werkprocessen.
• Werken met binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint/Connect en Relatics/GRIP.

Resultaat opdracht

Je creëert overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving, ontzorgt de projectmanager en het managementteam en zorgt dat collega's beschikken over actuele informatie, duidelijke afspraken en goed voorbereide overleggen.

• Voorbereiden, organiseren en begeleiden van overleggen.
• Opstellen van agenda's, verslagen en actie- en besluitenlijsten.
• Coördineren van werkzaamheden binnen een multidisciplinair team en het verbinden van mensen, informatie en processen.
• Verbeteren van werkwijzen en processen en bijdragen aan een professioneel projectarchief.

Leiding en toezicht

Functionele aansturing door de projectmanager en manager projectbeheersing van het cluster Baggeren & Bergingen. Nauw samenwerken met de projectondersteuner en overige leden van het IPM-team. Verwacht wordt dat werkzaamheden grotendeels zelfstandig worden uitgevoerd.

Belangrijkste competenties

• Plannen en organiseren
• Pro-activiteit
• Accuratesse
• Samenwerken
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Schriftelijke vaardigheid
• Communicatieve vaardigheid
• Flexibiliteit

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar
2. De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving
3. De kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen
4. De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie
5. De kandidaat beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten
6. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen
7. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie
8. De kandidaat is beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam
9. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. De mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers
2. De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen
3. De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen, redigeren en coördineren van nota's, memo's, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken
4. De mate waarin kandidaat met concrete voorbeelden aantoont zelfstandig regie te hebben gevoerd op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving

Arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.