Bestuursondersteuner

Maandag; Gouda; Hybrid; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Extra bruto maandsalaris in december

Thuis en op kantoor werken

Trainingen en cursussen

Pensioenregeling

Arbeidsvoorwaarden opties

Job summary

Maandag zoekt een ervaren medewerker voor het bestuur- en directiesecretariaat. Je beheert complexe agenda's voor de gemeentesecretaris en het college, notuleert vergaderingen en bewaakt openstaande acties.

Transparante communicatie en discretie zijn essentieel in deze politiek-bestuurlijke omgeving. Je combineert bestuurlijke sensitiviteit met proactieve, nauwkeurige werkhouding en schakelt soepel tussen digitale systemen zoals iBabs, zaaksystemen en Microsoft Teams.

Qualifications

• Afgeronde secretariële opleiding op minimaal bachelorniveau en minimaal drie jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met directieondersteuning en het opstellen van directieverslaglegging.
• Werkervaring in bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur gemeentelijk.

Responsibilities

• Beheren en optimaliseren van complexe agenda's voor bestuur en gemeentesecretaris, met logische en efficiënte planningen.
• Verzorgen van volledige secretariële ondersteuning en nauwkeurige notulering bij directievergaderingen.
• Proactief bewaken van openstaande acties, besluiten en afspraken.
• Verwerken van vertrouwelijke correspondentie en documenten.
• Toepassen van digitale systemen zoals iBabs, zaaksystemen en Microsoft Teams.

Skills

Directieondersteuning

Notuleren

Vertrouwelijke communicatie

Plannen en organiseren

Education

Secretariële opleiding (Bachelor-niveau)

Tools

iBabs

Zaaksystemen

Microsoft Teams

Job description

Over de functie

Stel je voor: een overvolle agenda, spoedverzoeken die door elkaar heen lopen en een directie die volledig op jouw planning vertrouwt. Zie jij direct de juiste puzzelstukjes op hun plek vallen waar anderen enkel chaos zien en houd je het hoofd koel? Binnen deze dynamische werkomgeving vorm je de onmisbare kracht binnen het bestuurs- en directiesecretariaat. Samen met acht ervaren collega's zorg je ervoor dat het college en de gemeentesecretaris optimaal kunnen presteren. Dankzij jouw scherpe overzicht en proactieve houding loopt alles achter de schermen soepel, waardoor het bestuur zich vol vertrouwen kan richten op maatschappelijke vraagstukken. Geen enkele werkdag is hetzelfde en de werkzaamheden binnen dit team zijn ontzettend lekker afwisselend te noemen. Je schakelt de hele dag door gemakkelijk tussen verschillende rollen en digitale systemen om de complexe dagelijkse praktijk vlekkeloos te laten verlopen voor alle betrokken partijen:

• Het beheren van complexe agenda's voor de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.
• Het notuleren van directievergaderingen en het nauwgezet bewaken van openstaande acties.
• Het verwerken van vertrouwelijke correspondentie en het soepel inzetten van digitale systemen zoals iBabs.

Ben jij klaar om impact te maken binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en ervoor te zorgen dat alle belangrijke processen tot in de puntjes geregeld zijn?

Functie-eisen

Als jij stevig in je schoenen staat en beschikt over een scherp organisatietalent, dan pas je perfect in deze rol. Je combineert bestuurlijke sensitiviteit met een proactieve en nauwkeurige werkhouding. Dankzij jouw communicatieve kracht en flexibiliteit weet je moeiteloos te schakelen binnen een dynamische omgeving. Je bent de verbindende factor die zorgt voor rust en structuur, waarbij je zorgvuldig en tactvol omgaat met vertrouwelijke informatie.

• Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op minimaal bachelorniveau en hebt ten minste drie jaar relevante werkervaring.
• Je hebt aantoonbare en concrete ervaring met directieondersteuning en het nauwkeurig opstellen van directieverslaglegging.
• Je hebt werkervaring opgedaan binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je bent uitstekend digitaal vaardig en hebt aantoonbare ervaring met systemen zoals iBabs, geavanceerde zaaksystemen en Microsoft Teams.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift, waardoor je moeiteloos heldere correspondentie verzorgt.

Met jouw scherpe oog voor detail en hands-on mentaliteit ben je direct instapklaar om het bestuur optimaal te ondersteunen en te ontlasten. Grijp deze unieke kans om jouw talenten in te zetten binnen een uitdagende en maatschappelijk relevante omgeving. Ben jij klaar om deze verantwoordelijkheid te pakken en impact te maken?

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je elke ochtend binnenloopt wetende dat jouw organisatietalent direct bijdraagt aan het soepel verlopen van complexe bestuurlijke processen. Je krijgt de ruimte om jezelf continu te ontwikkelen in een dynamische omgeving waar je leert schakelen met diverse stakeholders. Door jouw proactieve houding breng je structuur in de hectiek, waardoor je niet alleen de directie ontlast, maar ook waardevolle ervaring opdoet in een politiek-bestuurlijke setting die jouw professionele groei stimuleert.

• Het beheren en optimaliseren van complexe agenda's voor het bestuur en de gemeentesecretaris, waarbij je zorgt voor logische en efficiënte planningen.
• Het verzorgen van de volledige secretariële ondersteuning en nauwkeurige notulering bij directievergaderingen.
• Het proactief bewaken van de voortgang van openstaande acties, besluiten en afspraken zodat niets aan de aandacht ontsnapt.
• Het zorgvuldig en vertrouwelijk verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie en documenten.
• Het naadloos toepassen van digitale systemen zoals iBabs, zaaksystemen en Microsoft Teams om de samenwerking binnen het team te versterken.

Door deze veelzijdige taken met elkaar te verbinden, zorg je ervoor dat de hele organisatie achter de schermen op rolletjes loopt.

Dit bieden we jou

• Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.
• In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.
• Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.
• Groot aanbod van trainingen en cursussen.
• Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.
• Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Werken bij Maandag®

Maandag® is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.