Medewerker Bestuurssecretariaat

Maandag; Stein; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Maandag Academy

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding €0,23/km

Ontwikkeling via trainingen

Job summary

Maandag zoekt een Medewerker Bestuurssecretariaat voor een gemeentelijke organisatie in Limburg. Je ondersteunt bestuurders, regelt agenda’s, bereidt vergaderingen voor en bewaakt actiepunten. Je onderhoudt contacten met stakeholders en zorgt voor tijdige informatie.

Qualifications

• Afgeronde mbo+ of hbo-opleiding in secretariële/administratieve/ managementondersteunende richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie binnen gemeentelijke/bestuurlijke organisatie.
• Ervaring met beheren van complexe agenda's, plannen en vergaderingen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en nauwkeurige informatieverwerking.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van bestuurders en management.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen en bestuurlijke overleggen.
• Opstellen van agenda's, verzamelen van vergaderstukken en verzorgen van notulen.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en afgesproken deadlines.
• Verwerken en beheren van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Zorgdragen voor een correcte informatievoorziening richting bestuur en organisatie.
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan efficiëntere werkprocessen binnen het secretariaat.

Skills

Organisatietalent

Nauwkeurigheid

Microsoft 365

Communicatieve vaardigheden

Prioriteiten stellen

Education

MBO+ of HBO-opleiding Secretariële / Administratieve / Managementondersteuning

Tools

Microsoft 365

Zaaksystemen

Documentbeheer system

Job description

Over de functie

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van het ondersteunen van bestuurders en het soepel laten verlopen van bestuurlijke processen? Dan is deze functie als Medewerker Bestuurssecretariaat binnen een gemeentelijke organisatie jou op het lijf geschreven. In deze veelzijdige rol ben je de verbindende schakel tussen bestuur, management en de organisatie. Je zorgt ervoor dat agenda's strak georganiseerd zijn, vergaderingen optimaal worden voorbereid en actiepunten zorgvuldig worden bewaakt. Dankzij jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatorisch vermogen verlopen bestuurlijke processen soepel en kunnen bestuurders rekenen op professionele ondersteuning.Je bent dagelijks bezig met het plannen en coördineren van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen en het verwerken van bestuurlijke stukken. Daarnaast onderhoud je contacten met interne en externe stakeholders en zorg je ervoor dat informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt. Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht in een dynamische omgeving en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden.Door jouw inzet lever je een directe bijdrage aan een efficiënte besluitvorming en een goed functionerende organisatie. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo uitdagend en interessant.Wat biedt Maandag® jou?

• Een dienstverband bij Maandag® dat aansluit bij jouw ambities en persoonlijke ontwikkeling;
• Een aantrekkelijk salaris passend bij jouw kennis en ervaring;
• Persoonlijke begeleiding vanuit jouw recruiter en accountmanager;
• Toegang tot de Maandag® Academy met diverse trainingen en opleidingen;
• Een goede pensioenregeling, vakantiegeld en een eindejaarsuitkering;
• Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer;
• De mogelijkheid om ervaring op te doen binnen verschillende gemeentelijke organisaties en jouw netwerk verder uit te breiden.

Functie-eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of managementondersteunende richting;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie;
• Je hebt ervaring met het beheren van complexe agenda's, het plannen van afspraken en het voorbereiden van vergaderingen;
• Je bent vaardig in het werken met Microsoft 365 en hebt ervaring met digitale document-, informatie- en zaaksystemen;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal en weet informatie zorgvuldig en professioneel te verwerken.

Wat je gaat doen

• Beheren van complexe agenda's van bestuurders en management.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen en bestuurlijke overleggen.
• Opstellen van agenda's, verzamelen van vergaderstukken en verzorgen van notulen.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en afgesproken deadlines.
• Verwerken en beheren van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Zorgdragen voor een correcte informatievoorziening richting bestuur en organisatie.
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan efficiëntere werkprocessen binnen het secretariaat.

De opdrachtgever

Je gaat aan de slag binnen een gemeentelijke organisatie waar dienstverlening, samenwerking en professionaliteit centraal staan. In een dynamische bestuurlijke omgeving werk je nauw samen met bestuurders, management en collega's uit verschillende vakgebieden. De organisatie zet zich dagelijks in voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners en werkt continu aan het verbeteren van haar dienstverlening. Als Medewerker Bestuurssecretariaat krijg je de kans om een belangrijke ondersteunende rol te vervullen binnen een organisatie waar jouw werk direct zichtbaar is en daadwerkelijk impact maakt.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Persoonlijke begeleiding

Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Werken bij Maandag®

Maandag® is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Solliciteren

Herken jij jezelf in dit profiel? En lijkt werken bij Maandag® je een mooie stap? Solliciteer dan meteen. Wie weet ziet jouw maandag er binnenkort dan net zo tof uit als die van ons.

Je contactpersoon

Bente Biemans

Talent Manager Overheid

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag® te werken.