Directiesecretaresse

Maandag; Leeuwarden; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens CAO en kennis/ervaring

Eindejaarsuitkering

Hybride werken

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Job summary

Maandag zoekt een ervaren Bestuurs-/Directiesecretaresse die moeiteloos schakelt tussen bestuur, directie en externe relaties in een publieke context. Je verzorgt agenda's, vergaderingen en communicatie, bewaakt deadlines en levert proactief informatie aan bestuur en directie.

De rol vraagt discretie, organisatietalent en een zelfstandige werkhouding. Je werkt in een dynamische omgeving met hybride werken mogelijk, ontvangt trainingen via de Maandag Academy en profiteert van aanvullende

Qualifications

• Ervaring als bestuurs-/directie-/managementsecretaresse binnen gemeenten, provincies of bestuurlijke organisaties.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Bestuurlijke sensitiviteit en discreet omgaan met informatie.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Goede kennis van Microsoft Office; ervaring met iBabs is een pré.

Responsibilities

• Beheren en plannen van complexe agenda's en prioriteiten stellen.
• Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Bewaken van afspraken, acties en deadlines en opvolging verzorgen.
• Verwerken van correspondentie, e-mails en poststromen.
• Funeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders, directie, collega's en externe relaties.
• Verzamelen en tijdig aanleveren van vergaderstukken en relevante informatie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen.
• Ondersteunen bij bestuurlijke besluitvorming en voortgang bewaken.
• Waarnemen van collega-secretaresses bij afwezigheid en bijdragen aan teamwork.
• Inzetten van digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer te organiseren.

Skills

Bestuurlijke secretaresse

Organisatie & communicatie

Proactieve houding

Vertrouwelijke informatie omgaan

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

IBabs

Job description

Over de functie

Ben jij een ervaren secretaresse die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische bestuurlijke omgeving? Als Bestuurs-/Directiesecretaresse ben jij de onmisbare schakel tussen bestuur, directie, collega's en externe relaties. Je zorgt ervoor dat agenda's, overleggen, besluitvorming en communicatie vlekkeloos verlopen, zodat bestuurders en directie zich kunnen richten op hun kerntaken.In deze veelzijdige functie werk je in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je denkt vooruit, stelt de juiste prioriteiten en weet precies wat er nodig is om processen soepel te laten verlopen. Met jouw organisatorisch talent, bestuurlijke sensitiviteit en proactieve houding zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen, informatie tijdig beschikbaar is en bestuurders en directie optimaal worden ondersteund. Dankzij jouw inzet lever je een belangrijke bijdrage aan een sterk en toekomstgericht Fryslân.

Functie-eisen

Wij zoeken een ervaren en proactieve secretaresse die zich thuis voelt binnen een bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en werkzaamheden.

• Ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse binnen een gemeente, provincie of andere bestuurlijke organisatie.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, waarbij je overzicht houdt en prioriteiten weet te stellen.
• Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om vertrouwelijk en zorgvuldig met informatie om te gaan.
• Goede kennis van Microsoft Office (ervaring met iBabs is een pré) en een proactieve, zelfstandige werkhouding.

Wat je gaat doen

Als Bestuurs-/Directiesecretaresse zorg je voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurders en/of directie binnen een dynamische bestuurlijke omgeving.

• Beheren en plannen van complexe agenda's en het stellen van prioriteiten.
• Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaken van afspraken, acties en deadlines en zorgen voor de juiste opvolging.
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, e-mails en poststromen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders, directie, collega's en externe relaties.
• Verzamelen, beheren en tijdig aanleveren van vergaderstukken en relevante informatie.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders op verschillende niveaus.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen en samenwerking.
• Ondersteunen bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het bewaken van de voortgang.
• Waarnemen van collega-secretaresses bij afwezigheid en bijdragen aan een goede samenwerking binnen het team.
• Actief inzetten van digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.
• Zorgdragen voor een professionele en representatieve ondersteuning van bestuur en directie.

De opdrachtgever

De opdrachtgever is een gemeente in Friesland die zich inzet voor een prettige leefomgeving voor inwoners, ondernemers en bezoekers. De organisatie werkt aan actuele maatschappelijke vraagstukken en doet dit in nauwe samenwerking met partners in de regio. Binnen de gemeente heerst een informele werksfeer met korte lijnen, waarin betrokkenheid, professionaliteit en ruimte voor eigen initiatief centraal staan.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Werken bij Maandag®

Maandag® is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Je contactpersoon

Jantina Leegstra

Talent Manager HR & MarCom