Bestuursassistent

Maandag; Utrecht; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris conform ervaring

Eindejaarsuitkering

Hybride werken

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Job summary

Maandag zoekt een bestuursassistent die rust en structuur brengt in een dynamische gemeentelijke werkomgeving. Je beheert complex agenda's, bereidt vergaderstukken voor en regelt tijdige communicatie met interne en externe stakeholders.

Je hebt HBO-denkniveau, ruime ervaring met ondersteuning van bestuur, en bent vaardig in Outlook, iBabs en Teams. Een hybride werkplek en een aantrekkelijke CAO maken deel uit van de arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Je beschikt over HBO-niveau werk en denkniveau.
• Ruime ervaring met ondersteuning van bestuur binnen een organisatie.
• Uitstekende digitale vaardigheden met Outlook, iBabs en Teams.
• Beschikbaarheid op woensdag of vrijdag.
• Nederlandse cv in pdf-formaat en een Verklaring Omtrent Gedrag bij screening.

Responsibilities

• Het proactief beheren en bewaken van complexe agendas van bestuurders.
• Het voorbereiden en aanleveren van vergaderstukken.
• Mailverkeer zelfstandig afhandelen en deadlines bewaken.
• Signalen van knelpunten in werkprocessen herkennen en oplossen.
• Zorgdragen voor beschikbare vergaderdocumentatie.

Skills

Agenda management

Communicatie

Teamwork

Proactieve houding

Stressbestendigheid

Education

HBO-niveau

Tools

Outlook

iBabs

Zaaksysteem

Teams

Job description

Over de functie

De telefoon rinkelt, een bestuurder vraagt om direct overleg en tegelijkertijd schuift een spoedstuk binnen op je scherm. Terwijl anderen de chaos zien, zie jij een logische puzzel die wacht om opgelost te worden.Als bestuursassistent vorm je het kloppend hart van een dynamische organisatieomgeving. Je ondersteunt bestuurders en zorgt dat alle processen soepel verlopen. Jouw inzicht en daadkracht maken direct het verschil in het dagelijse bestuur.

• Het proactief beheren en bewaken van complexe agenda's van bestuurders.
• Het zorgvuldig voorbereiden en compleet aanleveren van vergaderstukken.
• Het zelfstandig afhandelen van mailverkeer en het bewaken van strakke deadlines.

Je krijgt alle ruimte om te groeien in een omgeving die professionaliteit combineert met een prettige, informele werksfeer. Dankzij jouw stressbestendigheid en organisatietalent blijft de structuur overeind, hoe hectisch de dag ook verloopt. Je bent de verbindende factor die rust brengt voor het hele team. Ben jij klaar om met jouw energie en scherpe oog voor detail deze uitdaging aan te gaan? Laat je talent spreken en zet vandaag nog de stap naar een dynamische rol waarin jouw organisatietalent echt impact maakt.

Functie-eisen

Jij bent een dienstverlenende rots in de branding die met een gezonde dosis humor en positiviteit elke dag tegemoet treedt. Je brengt rust in hectische situaties en weet feilloos prioriteiten te stellen. Als echte teamspeler schakel je moeiteloos tussen verschillende mensen en belangen, terwijl je altijd oog houdt voor de details. Met jouw proactieve houding en politieke sensitiviteit voel je precies aan wat nodig is om het bestuur optimaal te ondersteunen.

• Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of gedegen werkervaring in een vergelijkbaar werkveld.
• Je brengt ruime en relevante werkervaring mee in het ondersteunen van een bestuur of bestuurder, opgedaan binnen een overheidsinstelling.
• Je bent uitstekend digitaal vaardig en hebt ervaring met systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams, of je maakt deze snel eigen.
• Je bent flexibel inzetbaar en werkt in ieder geval op de woensdag of de vrijdag.
• Je levert een Nederlandstalig cv aan in pdf-formaat en kunt een Verklaring Omtrent Gedrag overleggen na een succesvolle screening.

Breng jij de rust, structuur en organisatorische kracht mee die nodig zijn om deze dynamische rol tot een succes te maken? Grijp dan nu je kans en laat je talenten spreken in deze uitdagende functie. Wacht niet langer, zet vandaag nog de stap.

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je binnenloopt en meteen de rust bewaart in een hectische omgeving. Als bestuursassistent ben je dagelijks direct betrokken bij het reilen en zeilen van het lokale bestuur. Je krijgt hier volop de ruimte om je organisatorische talenten verder te ontplooien en te groeien in een dynamische, professionele werkomgeving waarin jouw inbreng er echt toe doet.

• Het nauwkeurig plannen en beheren van complexe agenda's voor een of meerdere bestuurders, waarbij je flexibel inspeelt op veranderende prioriteiten.
• Het fungeren als een stevige, verbindende gesprekspartner voor interne en externe stakeholders door helder en tijdig te communiceren.
• Het zelfstandig afhandelen van inkomend mailverkeer en het bewaken van de urgentie en deadlines van diverse stukken.
• Het proactief signaleren van knelpunten in werkprocessen en het aandragen van praktische, creatieve oplossingen.
• Het zorgdragen voor een vlekkeloze voorbereiding en beschikbaarheid van alle benodigde vergaderstukken en documentatie.

De opdrachtgever

Deze gemeente ligt in het hart van Nederland en staat bekend om haar historische binnenstad, sfeervolle grachten en karakteristieke werfkelders. Het is een levendige plek waar historie en moderniteit samenkomen. De stad heeft een indrukwekkende Domtoren, gezellige winkelstraten en een breed aanbod aan restaurants, cafés en culturele activiteiten. Dankzij de aanwezigheid van een grote universiteit en diverse hogescholen heeft de stad een jonge, dynamische uitstraling. Ook het openbaar vervoer speelt een belangrijke rol, met een centraal station dat een van de drukste van het land is. Naast de bruisende binnenstad zijn er groene parken en rustige woonwijken waar inwoners kunnen ontspannen. Hierdoor is deze gemeente een aantrekkelijke plek om te wonen, werken, studeren en recreëren.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Maandag Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Je contactpersoon

Jacco van Ginkel

Talent Manager HR & MarCom

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag te werken.