Domeinsecretaresse Domein Samenleving

Maandag; Zoetermeer; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Eindejaarsuitkering

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Job summary

Maandag zet zich in voor een grote gemeente in Zuid-Holland in een dynamische ondersteunende rol. Je fungeert als spil, behartigt complexe agenda's, bereidt overleggen voor en notuleert nauwkeurig. Je bewaakt acties en termijnen en handelt spoedverzoeken af via de centrale mailbox.

Daarnaast organiseer je bijeenkomsten, verwerk je stukken digitaal en onderhoud je soepele contacten met interne en externe collega’s, zodat het management snel en effectief kan sturen in een hectische omgeving.

Qualifications

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in secretariële richting of managementsupport.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of managementassistent.
• Sterke vaardigheid in Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams) en ervaring met digitale vergadersystemen zoals iBabs.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met voorbereiden van overleggen en notuleren.

Responsibilities

• Beheren en prioriteren van complexe agenda's en afspraken voor afdelingshoofden en teammanagers.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van overleggen en acties/bewaking van termijnen.
• Beheren van de centrale mailbox en afhandeling van spoedverzoeken.
• Ondersteunen bij bestuurlijke en administratieve processen en verwerking van stukken.
• Organiseren van bijeenkomsten en onderhouden van contacten met interne en externe collega's.

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurigheid

Discretie

Education

MBO-4 Secretariële ondersteuning/managementsupport

Tools

Microsoft 365

iBabs

Job description

Over de functie

Telefoons rinkelen, agenda's puilen uit en er plopt direct een spoedverzoek binnen als je net je koffie pakt. Hoe bewaar je het overzicht als alles tegelijk lijkt te gebeuren? Als jij houdt van structuur aanbrengen in een levendige werkomgeving, dan is dit jouw moment.Binnen het maatschappelijk domein werk je in een dynamische en maatschappelijke omgeving. Je ondersteunt afdelingshoofden en teammanagers die dagelijks bouwen aan belangrijke vraagstukken voor inwoners. Jouw organisatietalent zorgt ervoor dat het management blind op jou kan vertrouwen. Hierdoor draag je direct bij aan soepel lopende processen en breng je rust in een drukke werkdag.

• Beheren van volle agenda's en plannen van afspraken


• Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen


• Bewaken van acties, afspraken en strakke termijnen


• Verwerken van stukken in digitale vergadersystemen


• Afhandelen van de gezamenlijke mailbox met spoedverzoeken

Functie-eisen

Jij bent de rustige spil in een hectische wereld. Met jouw scherpe oog voor detail en natuurlijke organisatietalent voel je feilloos aan wat er nodig is. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc verzoeken en structurele taken, waarbij je altijd integer en discreet te werk gaat. Als betrouwbare sparringpartner breng je structuur en warmte, waardoor het management blind op jouw proactieve inzet kan vertrouwen.

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van secretariële ondersteuning of managementsupport.


• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol als secretaresse of managementassistent.


• Sterke vaardigheid in Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams) en ervaring met digitale vergadersystemen zoals iBabs.


• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.


• Ervaring met het voorbereiden van overleggen, nauwkeurig notuleren en strak bewaken van termijnen en actiepunten.

Wat je gaat doen

Als spil in het maatschappelijk domein zorg je ervoor dat de dagelijkse praktijk op rolletjes loopt. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc verzoeken en structurele administratieve processen, waardoor je jezelf continu ontwikkelt in planmatig en bestuurlijk ondersteunen. Je krijgt de kans om je organisatietalent volop in te zetten en te groeien in een dynamische, maatschappelijk betrokken werkomgeving waarin jouw inbreng direct het verschil maakt voor het management.

• Beheren en prioriteren van complexe agenda's en afspraken voor afdelingshoofden en teammanagers.


• Voorbereiden, organiseren en notuleren van overleggen, en het scherp bewaken van acties en termijnen.


• Beheren van de centrale mailbox, waarbij je zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken oppakt of uitzet.


• Ondersteunen bij bestuurlijke en administratieve processen, zoals het verwerken van stukken in digitale vergadersystemen en het afhandelen van correspondentie.


• Praktisch organiseren van bijeenkomsten en onderhouden van soepele contacten met interne en externe collega's.

Met jouw proactieve houding en scherpe oog voor detail zorg je voor rust en structuur. Zo help je het team elke dag opnieuw om hun maatschappelijke doelen te bereiken.

De opdrachtgever

Je gaat aan de slag bij een grote gemeente in de provincie Zuid-Holland, gelegen tussen Den Haag en Gouda. De gemeente telt ruim 130.000 inwoners en behoort tot de grotere gemeenten in de regio Haaglanden.

De stad heeft zich ontwikkeld van een relatief kleine plaats tot een stedelijk centrum met diverse woonwijken, winkelgebieden en bedrijventerreinen. Binnen de gemeentelijke organisatie werken ruim duizend medewerkers aan uiteenlopende maatschappelijke, ruimtelijke en bestuurlijke vraagstukken.

De gemeente staat voor belangrijke uitdagingen op het gebied van woningbouw, duurzaamheid, mobiliteit en leefbaarheid. Daarbij wordt nauw samengewerkt met inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en regionale partners om de stad verder te ontwikkelen en de dienstverlening te verbeteren.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Werken bij Maandag®

Maandag® is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Je contactpersoon

Claudia Zeegers

Talent Manager Overheid

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag® te werken.