Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad

Matchd; Zoetermeer; On-site; EUR 28,000 - 41,000; Full time

Job summary

Matchd zoekt een ambitieuze ambtelijk secretaris voor de ondernemingsraad. Je bereidt vergaderingen voor, legt besluiten vast en bewakt acties en termijnen. Je werkt nauw samen met de voorzitter en OR-leden en houdt dossiers up-to-date in Teams en SharePoint.

De functie vraagt een HBO-opleiding, WOR-kennis en hands-on ervaring met notuleren en conceptadviezen. Een discrete, proactieve werkwijze en zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad.
• Praktische kennis van de WOR en experience met advies- en instemmingstrajecten.
• Ervaring met het schrijven van notulen en formele OR-correspondentie.
• Heldere schriftelijke vaardigheden en het onderscheid hoofd- van bijzaken.
• Zelfstandige, proactieve werkwijze en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Ervaring met digitaal documentbeheer, bij voorkeur in Teams en SharePoint.

Responsibilities

• Vergaderingen voorbereiden: agenda opstellen in afstemming met de voorzitter en besprekenpunten verzamelen.
• Vergaderingen vastleggen en afspraken opvolgen: notulen, besluiten- en actielijsten, deadlines bewaken.
• Conceptteksten opstellen voor de OR op basis van aangeleverde informatie en input OR-leden.
• Dossiers en informatie beheren: actuele, overzichtelijke vastlegging in Teams/SharePoint.
• De OR proactief ondersteunen: signaleren van missing informatie en knelpunten, voorstellen doen en discreet omgaan met informatie.

Skills

Notuleren

Vergadervoorbereiding

Kennis WOR

Vertrouwelijke informatie

Communicatie

Education

HBO-opleiding

Tools

Microsoft Teams

SharePoint

Job description

Goed onderwijs legt de basis voor leven, leren en werken en daagt leerlingen en studenten uit om het beste uit zichzelf te halen. Dat vraagt om onderwijs dat inspeelt op sociale, economische en technologische ontwikkelingen. Kennisnet ondersteunt scholen bij een professionele inzet van ICT. Kennisnet zorgt ervoor dat technologie wordt benut om de kwaliteit en toegankelijkheid van het onderwijs te verbeteren en veiligheids- en ICT-risico's te beheersen.

Vanuit drie elkaar aanvullende rollen draagt Kennisnet bij aan goed en veilig gebruik van ICT in het onderwijs:

• expert en gids voor scholen en besturen die keuzes moeten maken over de inzet van ICT;
• ontwikkelaar en dienstverlener van publieke ICT-voorzieningen;
• keten- en sectorarchitect van de (sectorale en bovensectorale) ICT-infrastructuur in het onderwijs.

Kennisnet is penvoerder van het programma Digitaal Veilig Funderend Onderwijs en Impuls Open Leermateriaal. In deze meerjarige programma's wordt met diverse projectpartners samengewerkt in het publieke onderwijs domein.

Functiebeschrijving

Omschrijving van de opdracht

Als ambtelijk secretaris zorg je ervoor dat de OR goed voorbereid aan tafel zit en dat afspraken en besluiten zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd. Je houdt overzicht over lopende dossiers, signaleert wat nodig is en neemt zelfstandig actie. Je stemt je werkzaamheden af met de voorzitter en de overige OR-leden.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

• Vergaderingen voorbereiden: je stelt in afstemming met de voorzitter de agenda op, verzamelt bespreekpunten en zorgt dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
• Vergaderingen vastleggen en afspraken opvolgen: je maakt heldere notulen en besluiten- en actielijsten, bewaakt deadlines en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken.
• Conceptteksten voor de OR opstellen: je stelt op basis van aangeleverde informatie en de inbreng van OR-leden conceptadviezen, reacties op instemmingsverzoeken en andere formele OR-documenten op.
• Dossiers en informatie beheren: je houdt lopende dossiers bij en zorgt voor een actuele, overzichtelijke en toegankelijke vastlegging van stukken in onze Teams en Sharepoint omgeving.
• De OR proactief ondersteunen: je signaleert ontbrekende informatie, procedurele aandachtspunten en knelpunten in de voortgang en doet concrete voorstellen voor verbetering. Je werkt zelfstandig en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Jij bewaakt het proces; de inhoudelijke standpuntbepaling en besluitvorming blijven bij de OR.

1,5 maand - 6/7 uur per week - 0,18 fte

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
• Aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad, waaronder het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bewaken van acties en termijnen;
• Praktische kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en ervaring met advies- en instemmingstrajecten;
• Ervaring met het schrijven van notulen, conceptadviezen en andere formele OR-correspondentie;
• Heldere schriftelijke vaardigheden en het vermogen om hoofd- van bijzaken te onderscheiden;
• Een zelfstandige en proactieve werkwijze, waarbij je prioriteiten stelt, overzicht houdt en mensen aanspreekt op afspraken;
• Ervaring met digitaal documentbeheer, bij voorkeur in Microsoft Teams en SharePoint;
• Zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie.