Ambtelijk secretaris

Matchd; Zoetermeer; On-site; EUR 5,400 - 7,200; Full time

Job summary

Matchd is op zoek naar een ambtelijk secretaris voor de ondernemingsraad in Zoetermeer. Je bereidt vergaderingen voor, legt besluiten vast en bewaakt acties, met aandacht voor vertrouwelijkheid en samenwerking met de voorzitter en OR-leden.

Je hebt een HBO-opleiding en WOR-kennis, ervaring met notulen en formele OR-correspondentie, en beheerst schriftelijk werk uitstekend. Het werk vraagt discretie en zelfstandigheid.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad, incl. zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bewaken van acties.
• Praktische kennis WOR en ervaring met advies- en instemmingstrajecten.
• Ervaring met notulen, conceptadviezen en formele OR-correspondentie.
• Heldere schriftelijke vaardigheden en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Vergaderingen voorbereiden met de voorzitter en agendabeheer.
• Notulen maken, besluiten- en actielijsten opstellen en deadlines bewaken.
• Conceptadviezen en formele OR-documenten opstellen.
• Dossiers beheren in Teams en SharePoint en informatie actueel houden.
• Proactief knelpunten signaleren en voorstellen doen voor verbetering.

Skills

Notulen schrijven

Schriftelijke communicatie

Discretie

Zelfstandig werken

Education

HBO opleiding

Tools

Microsoft Teams

SharePoint

Job description

Omschrijving functie

Omschrijving van de opdrachtAls ambtelijk secretaris zorg je ervoor dat de OR goed voorbereid aan tafel zit en dat afspraken en besluiten zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd. Je houdt overzicht over lopende dossiers, signaleert wat nodig is en neemt zelfstandig actie. Je stemt je werkzaamheden af met de voorzitter en de overige OR-leden.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

• Vergaderingen voorbereiden: je stelt in afstemming met de voorzitter de agenda op, verzamelt bespreekpunten en zorgt dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
• Vergaderingen vastleggen en afspraken opvolgen: je maakt heldere notulen en besluiten- en actielijsten, bewaakt deadlines en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken.
• Conceptteksten voor de OR opstellen: je stelt op basis van aangeleverde informatie en de inbreng van OR-leden conceptadviezen, reacties op instemmingsverzoeken en andere formele OR-documenten op.
• Dossiers en informatie beheren: je houdt lopende dossiers bij en zorgt voor een actuele, overzichtelijke en toegankelijke vastlegging van stukken in onze Teams en Sharepoint omgeving.
• De OR proactief ondersteunen: je signaleert ontbrekende informatie, procedurele aandachtspunten en knelpunten in de voortgang en doet concrete voorstellen voor verbetering. Je werkt zelfstandig en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Jij bewaakt het proces; de inhoudelijke standpuntbepaling en besluitvorming blijven bij de OR.

1,5 maand - 6/7 uur per week - 0,18 fte

Functie-eisen:

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
• Aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad, waaronder het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bewaken van acties en termijnen;
• Praktische kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en ervaring met advies- en instemmingstrajecten;
• Ervaring met het schrijven van notulen, conceptadviezen en andere formele OR-correspondentie;
• Heldere schriftelijke vaardigheden en het vermogen om hoofd- va

Nederlands - Mondeling Goed , Schriftelijk Goed

Acquisitie is niet gewenst bij deze vacature.