Algemeen Ondersteuner

BlueTrail; Noord-Brabant; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Job summary

Gemeente ’s-Hertogenbosch zoekt een georganiseerde en proactieve ondersteuner voor het Kabinet en Representatie-team. Je werkt aan administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden en speelt een belangrijke rol in het verwerken van Koninklijke Onderscheidingen en de representatielijst.

Je werkt samen met de medewerker Kabinetszaken als duo, met aandacht voor afstemming en samenwerking. De functie is parttime (20 uur per week) en vereist flexibiliteit in werkdagen van maandag tot donderdag.

Qualifications

• Ervaring met administratieve processen
• Affiniteit met bestuurlijke omgeving
• Beschikbaarheid parttime 20 uur per week
• Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid bij dossierafhandeling

Responsibilities

• Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen
• Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid
• Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders
• Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst
• Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega’s en externe beoordelende instanties
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan procesverbeteringen
• Ondersteunen van collega’s bij hoge werkdruk en veel aanvragen

Skills

Organisatie

Proactieve instelling

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Prioriteiten stellen

Job description

De organisatie en het team

Je gaat aan de slag bij Gemeente ’s-Hertogenbosch binnen het team Kabinet en Representatie. Dit team bestaat uit een senior adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken.

Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega’s resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar? Dan zoeken wij jou!

De opdracht

De organisatie en het team

Je gaat aan de slag bij Gemeente ’s-Hertogenbosch binnen het team Kabinet en Representatie. Dit team bestaat uit een senior adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken.

Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega’s resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar? Dan zoeken wij jou!

De opdracht

Als Algemeen Ondersteuner Kabinet en Representatie ondersteun je het team bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen en de administratieve verwerking van de representatielijst van het college van burgemeester en wethouders.

Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.

Jouw werkzaamheden

• Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
• Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
• Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
• Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
• Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega’s en externe beoordelende instanties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
• Ondersteunen van collega’s tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.

Hoe ziet een gemiddelde werkweek eruit?

Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. Iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega’s aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken.

Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten.

Beschikbaarheid

Het betreft een parttimefunctie van 20 uur per week, verdeeld over 2,5 werkdag. Voor een goede aansluiting op de werkzaamheden gaat de voorkeur uit naar beschikbaarheid op:

• Maandag.
• Dinsdag.
• Woensdagochtend, met een sterke voorkeur vanwege de verwerking van de representatielijst na het college.
• Donderdag.

De exacte invulling van de werkdagen is bespreekbaar.

Jouw werkzaamheden

• Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
• Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
• Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
• Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
• Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega’s en externe beoordelende instanties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
• Ondersteunen van collega’s tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.

Hoe ziet een gemiddelde werkweek eruit?

Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. Iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega’s aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken.

Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten.

Beschikbaarheid

Het betreft een parttimefunctie van 20 uur per week, verdeeld over 2,5 werkdag. Voor een goede aansluiting op de werkzaamheden gaat de voorkeur uit naar beschikbaarheid op:

• Maandag.
• Dinsdag.
• Woensdagochtend, met een sterke voorkeur vanwege de verwerking van de representatielijst na het college.
• Donderdag.

De exacte invulling van de werkdagen is bespreekbaar. Als Algemeen Ondersteuner Kabinet en Representatie ondersteun je het team bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen en de administratieve verwerking van de representatielijst van het college van burgemeester en wethouders.

Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.