Bestuurssecretaresse

Gemeente-Katwijk; Katwijk; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget 17,05%

ABP pensioen

Thuiswerkfaciliteiten

Job summary

Gemeente Katwijk zoekt een secretaresse voor de wethouder die als spil tussen college en organisatie fungeert. Je bewaakt agenda, behandelt stukken en onderhoudt contact met inwoners, bedrijven en partners.

Je werkt in het Bestuurssecretariaat met een team van vier collega's en ondersteunt één wethouder met een proactieve, representatieve en discrete aanpak.

Qualifications

• Minimaal een MBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs-) secretaresse binnen een overheidsinstelling; goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Agenda-expertise en strikt beheer van complexe agendapunten.
• Eerste contact via telefoon, e-mail en post.
• Organiseren van vergaderingen en gemeentelijke evenementen.
• Coördineren van digitale stukkenstroom en bewaken van voortgang lopende zaken.
• Ondersteuning bij speeches en kabinetszaken.
• Behandelen en coördineren van Koninklijke Onderscheidingen.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Organisatie talent

Plannen

MS Office

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Heb jij een talent voor organiseren, overzicht houden en plannen? En lijkt het je leuk om in een dynamische omgeving werkzaam te zijn, waar geen dag hetzelfde is? Lees dan verder, want wij zoeken jou!

Als secretaresse van de wethouder heb je een belangrijke rol. Jij bent de spil tussen het college en de organisatie en je hebt veel contact met externe partijen, zoals inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, overheden en samenwerkingspartners. Je ondersteunt de wethouder in de dagelijkse werkzaamheden en zorgt dat er in alle drukte rust, overzicht en een fijne sfeer blijft. Je houdt de stukkenstroom in de gaten, voert de regie over de agenda en zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn - inclusief alle benodigde stukken.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Agenda-expert: Jij houdt het complexe agendabeheer strak onder controle;
• Eerste contact: Je bent het eerste aanspreekpunt via telefoon, e-mail en post;
• Organisatietalent: Je organiseert vergaderingen en gemeentelijke evenementen waaronder Lintjesregen, Dodenherdenking, Veteranendag en de Nieuwjaarsreceptie;
• De regisseur achter de schermen: Je coördineert de digitale stukkenstroom, zorgt dat alles op tijd binnenkomt voor vergaderingen en bewaakt de voortgang van lopende zaken;
• Allround ondersteuner: Van advies en input voor speeches tot kabinetszaken, jij bent van alle markten thuis;
• Koninklijke Onderscheidingen: Verantwoordelijk voor het behandelen en coördineren van de aanvraagprocedure;

Je werkt in het gezellige en hechte team van het Bestuurssecretariaat. Samen met vier collega’s zorg je ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal ondersteund wordt. Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van(één) vande wethouders,waarbij onderlingesamenwerking met je teamaltijdvooropstaat.

Jouw visitekaartje

Een secretaresse in hart en nieren! Jij bent een organisatietalent en een echte secretariële topondersteuner. Je bent goed in plannen, organiseren en het regelen van praktische zaken. Je vindthet leuk om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, zelfs als het druk is. Je bent iemand die overzicht houdt, helder communiceert en altijd klaarstaat om te helpen.

Als visitekaartje van het college zorg je voor een professionele en warme uitstraling, kom je representatief over, communiceer je prettig en helder en handel je integer.

Wat wij van je vragen

• Minimaal een MBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs-) secretaresse binnen een overheidsinstelling; goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je werkt nauwkeurig, schakelt snel, je bent flexibel en energiek en je hebt goede kennis van MS Office.;
• 36 uur beschikbaar vrijdag is een vaste werkdag
• Kennis van koninklijke onderscheidingen is een pré. Indien geen ervaring aanwezig is, bieden wij een gerichte cursus aan;

Wat bieden we

Daarnaast bieden we je natuurlijk uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Je salaris bedraagt maximaal € 4.065,- bruto per maand o.b.v. 36 u/wk (schaal 7 afhankelijk van je werkervaring);
• Je ontvangt een individueel keuzebudget van 17,05 %, dat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen;
• Je treedt in dienst voor een jaar, bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst;
• Je bouwt een keuzepensioen op bij ABP;
• Je krijgt van ons faciliteiten om verantwoord thuis te werken.

Reageren en meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature neem je contact op met Renate op (0610941970). Renate is coach dienstverlening binnen het cluster en vertelt je graag over deze functie en het team.

Praktisch: interne medewerkers hebben voorrang in het sollicitatieproces. De eerste gesprekken staan gepland in de week van 2 november

Dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd