Bestuursassistent secretariaat commissaris van de Koning

Provincie Zuid-Holland; Den Haag; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

36 uur per week

Individueel Keuzebudget (IKB)

Thuiswerk en werken op provinciehuis

Résumé du poste

Provincie Zuid-Holland zoekt een bestuursassistent voor het secretariaat van de Commissaris van de Koning. Je ondersteunt samen met een collega het team en zorgt dat agenda’s, dossiers en facilitering feilloos lopen.

Je bewaakt prioriteiten, filtert informatie en fungeert als buffer tegen verstoringen. Daarnaast houd je systemen actueel en onderhoud je contacten met interne en externe partijen op hoog bestuurlijk niveau.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent of directieassistent binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Responsabilités

• Beheren van agenda en mailbox en fungeren als buffer richting commissaris en chef Kabinet.
• Zorgen voor een heldere structuur in afspraken, documenten en communicatie.
• Instrumenteren van systemen en procedures en de opvolging van besluitenlijsten.
• Ondersteunen van externe contacten en secretariaten op hoog bestuurlijk niveau.

Connaissances

Secretariële ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Proactief

Discretie

Formation

HBO werk- en denkniveau

Outils

Outlook & Microsoft 365

IDMS

iBabs

Topdesk

RPV

VIP-rittenplansysteem

Description du poste

Altijd 2 stappen vooruit denken. Rust creëren in een volle agenda. Schakelen op topniveau. Als bestuursassistent op het secretariaat van de CdK werk je voor een toegankelijke en dynamische bestuurder, in een fijn professioneel team. Je bewaakt prioriteiten, filtert informatie, regelt tot in detail en houdt overzicht waar anderen druk ervaren. Van vertrouwelijke dossiers tot hoogwaardig bezoek, jij zorgt dat alles klopt. Discreet, scherp en verbindend.

• Bestuursassistent secretariaat commissaris van de Koning
• Den Haag
• 36 uur
• Hbo

Dit ga je doen

In deze functie speel je een belangrijke rol op het secretariaat van de commissaris van de Koning. Samen met een collega bestuursassistent zijn jullie dé ondersteuners van de commissaris van de Koning en de chef Kabinet. Zo zijn jullie flexibel inzetbaar en sta je er niet alleen voor. Je doel is om de commissaris en de chef Kabinet volledig te ontzorgen. Dat houdt in dat je ervoor zorgt dat alles iedere dag weer op rolletjes loopt, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun werkzaamheden. Jij beheert de agenda en mailbox en bewaakt de prioriteiten. Daarbij fungeer je als ook als buffer, je zorgt ervoor dat de commissaris en chef Kabinet niet worden belast met overbodige informatie of verstoringen.

Jouw inzicht in en sensitiviteit voor gevoeligheden in dossiers is hierbij cruciaal. Je beoordeelt welke zaken directe actie vragen en welke kunnen wachten, met oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Ook zorg je voor een heldere structuur in afspraken, documenten en communicatie. Je plant overleggen en werkbezoeken, hebt contact met de collega’s die informatie aanleveren en houdt overzicht op de voortgang. Je regelt alles tot in de puntjes, van documenten tot faciliteiten. Ook ontvang je het bezoek op het provinciehuis en bent daarbij het visitekaartje van het Kabinet.

Daarnaast heb je een verbindende rol richting externe partijen en hun secretariaten. Denk aan het kabinet van de Koning, ministers, andere commissarissen, burgemeesters, CEO’s, organisaties en inwoners. Je schakelt soepel tussen alle niveaus, werkt zorgvuldig en weet vertrouwelijke informatie goed te hanteren. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van systemen. Je werkt daarbij met verschillende systemen van de provincie. Denk aan het documentmanagementsysteem IDMS, de vergaderstukkenapplicatie iBabs, het VIP-rittenplansysteem RPV en Topdesk voor het aanmelden van bezoekers en het aanvragen van faciliteiten. Je stelt zelfstandig besluitenlijsten op, bewaakt de opvolging ervan en informeert je collega’s proactief. Bredere administratieve ondersteuning ten behoeve van de Rijkstaken van de commissaris kan op termijn ook onderdeel worden van het werkpakket.

Dit maakt de functie interessant

• Je bent nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden van de commissaris van de Koning en de chef Kabinet;
• Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne en externe contacten op hoog bestuurlijk niveau;
• Je bent onderdeel van de Staf van de commissaris van de Koning;
• Je wordt uitgedaagd creatief mee te denken in complex agendabeheer;
• Je komt te werken in een fijn team waar ook ruimte is voor gezelligheid.

Dit is jouw profiel

Mensen omschrijven jou als zorgvuldig en secuur. Je ziet namelijk niet snel iets over het hoofd en je hebt oog voor detail. Jij neemt verantwoordelijkheid over je werk en bent proactief. Dat betekent dat je gewend bent om zelfstandig aan de slag te gaan en om je eigen ‘toko’ te runnen. Daarbij verlies je de samenwerking met collega’s niet uit het oog. Jouw organisatietalent en probleemoplossend vermogen is sterk aanwezig zodat je goed kunt ondersteunen. Ook weet je wat er speelt op onze werkvloer en ga je uitdagingen niet uit de weg. Je verzamelt de nodige informatie om op eigen initiatief tot goede oplossingen en verbetervoorstellen te komen.

Je bent representatief en discreet en kunt goed omgaan met de druk die soms bij het werk komt kijken. Je combineert uitstekende secretariële ondersteuning met de dynamiek van een bestuurlijk-politieke omgeving. Van die politiek-bestuurlijke omgeving ga jij ook helemaal ‘aan’. Je begrijpt dat belangen, verhoudingen, timing en vertrouwelijkheid direct invloed hebben op jouw werk en dat je jouw werkzaamheden integer en met gevoel voor protocol uitvoert. Je laat je niet snel uit het veld slaan en zet een tandje bij als dat nodig is. Ook weet je prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zelfs onder druk. In plaats van problemen te zien, zoek jij graag naar oplossingen. Verder kun jij gemakkelijk het overzicht bewaren in de diverse werkzaamheden die op jouw bordje liggen. Het is voor jou geen enkel probleem om verschillende werkzaamheden door elkaar heen uit te voeren. Die afwisseling vind je juist prettig!

Daarnaast neem je het volgende mee:

• aantoonbare ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving of hier heel bewust voor kiezen;
• goed ontwikkeld gevoel voor protocol en vertrouwelijkheid;
• minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent of directieassistent binnen een complexe organisatie. Hierbij laat je sterke communicatieve en sociale vaardigheden zien;
• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• uitstekende kennis van Outlook en Microsoft Office 365 en de handigheid om met andere systemen te werken, zoals iBabs en Topdesk;
• een flexibele werkhouding omdat je werkdag soms vroeg begint of laat eindigt, zonder dat dit van tevoren het plan was;
• bereidheid om vaak op kantoor te werken. Veel werkzaamheden vinden plaats op het provinciehuis.

Dit bieden we

• Salarisniveau: Salarisschaal 9
• Maandsalaris exclusief IKB: min. € 3.560 - max. € 5.008
• Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 52.284 - max. € 73.547
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal
• Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast
• Minimum aantal uur: 36

Daarnaast krijg je:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• de mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod via het Leerplein;
• de ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk-privébalans;
• bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Hier ga je werken

Je komt te werken in het team Kabinet, waarin je samenwerkt met zo’n 20 collega’s. We zijn erg gemotiveerd en resultaatgericht, maar houden ook van gezelligheid. We vinden inhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling een onmisbaar onderdeel van het werk.

Onze werkomgeving is een bijzondere. Het taakveld van team Kabinet omvat de bestuurlijke positie en de rijkstaken van de commissaris van de Koning. Dit betreft een breed werkterrein; van burgemeestersbenoemingen tot acteren bij bestuurlijke conflicten, het vluchtelingenvraagstuk, het beantwoorden van burgerbrieven tot het adviseren over Koninklijke onderscheidingen. Bevorderen van bestuurlijke integriteit en weerbaar bestuur is en blijft een belangrijk onderdeel van ons werk.

Binnen dit team zijn onder andere de volgende taken belegd:

• ondersteunen van burgemeesters op thema’s als ondermijning, integriteit, veiligheid, weerbaar besturen en asiel;
• het begeleiden van burgemeestersprocedures en het benoemen (door de commissaris) van waarnemend burgemeesters;
• het ondersteunen van de commissaris bij zijn toezichthoudende rol ten aanzien van de veiligheidsregio’s;
• het ondersteunen en begeleiden van burgemeesters in hun persoonlijke ontwikkeling;
• het begeleiden van de commissaris bij (Koninklijke) evenementen;
• het adviseren over de Koninklijke onderscheidingen en predikaten.