Administratieve ondersteuner (zzp - freelance)

De Bilt; Westbroek; On-site; EUR 26,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente De Bilt zoekt een administratief medewerker openbare ruimte. Je zorgt dat meldingen van inwoners adequaat worden opgepakt en dat de administratie op orde blijft. Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, wijst taken toe aan collega’s en bewaakt de voortgang.

Daarnaast ondersteun je het team bij dagelijkse werkzaamheden zoals plannen, notuleren en archiveren. Ook beheer je de begraafplaatsadministratie en draag je bij aan small projects binnen de openbare ruimte.

Qualifications

• Afgerond MBO 4-niveau in administratieve, civieltechnische of gerelateerde richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen openbare ruimte of gemeentelijke omgeving.
• Ervaring met begraafplaatsadministratie of vergelijkbare wettelijke/gemeentelijke administratie.
• Ervaring met zaaksystemen en MS Office, dit duidelijk in cv benoemen.

Responsibilities

• Beoordelen, sorteren en registreren van inwoner meldingen in het zaaksysteem.
• Meldingen uitzetten bij de juiste beheerder of afdeling en voortgang bewaken.
• Notuleren en uitwerken van verslagen; dagelijks archiveren van documenten.
• Ondersteunen bij afspraken plannen, actie- en besluitenlijsten bijhouden, deadlines bewaken.
• Beheren van begraafplaatsadministratie en mutaties verwerken volgens regelgeving.
• Ondersteunen bij kleine projecten en projecten binnen openbare ruimte.

Skills

Zelfstandigheid

Teamwerk

Politiek-bestuurlijk sensitief

Oog voor detail

Education

MBO 4-diploma Administratieve richting

Tools

Zaaksysteem

Microsoft Office

Job description

Organisatie

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling

Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:

• beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
• zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
• bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
• verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
• archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:

• plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• bewaken van deadlines en opvolging van acties
• notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:

• bijhouden en actualiseren van registraties
• verwerken van aanvragen en mutaties
• archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:

• ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Looptijd en inzet

De opdracht heeft een looptijd vanmax 12 maanden.

Wat ga jij doen?

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten.

Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen.

Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

4. Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting; (10 punten) 5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; (20 punten)6. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie; (20 punten)7. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv; (20 punten) 8. Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift