Administratieve ondersteuner 24 u p/w

BlueTrail; Utrecht; On-site; EUR 22,000 - 31,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt een administratief medewerker openbare ruimte om meldingen van inwoners correct te registreren en af te handelen. Je werkt met ons zaaksysteem, zet meldingen uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang en afronding.

Daarnaast ondersteun je het team bij planning, notuleren, verslaglegging en archiveren van documenten. Je draagt bij aan de begraafplaatsenadministratie en denkt mee aan procesverbeteringen.

Qualifications

• Minimaal een administratieve opleiding en hands-on ervaring.
• Zorgvuldig en gestructureerd werken met oog voor detail.
• Bent vaardig in notuleren en vergaderminimaliseren.
• In staat om zelfstandig prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken.

Responsibilities

• Beheren van meldingen en registraties in het zaaksysteem.
• Uitzetten van meldingen naar de juiste collega’s en afdelingen.
• Voortgang bewaken en afhandeling toezicht houden.
• Notuleren tijdens overleggen en verslagen uitwerken.
• Documenten verwerken en archiveren volgens procedures.
• Ondersteunen bij begraafplaatsenadministratie en mutaties verwerken.
• Ondersteunen bij kleine projecten en rapportages.

Skills

Administratieve vaardigheden

Plannen en organiseren

Notuleren

Education

MBO/HBO administratieve opleiding

Tools

Zaaksysteem

Archiveren

Job description

Opdracht

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling

Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:

• beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
• zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
• bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
• verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
• archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:

• plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• bewaken van deadlines en opvolging van acties
• notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:

• bijhouden en actualiseren van registraties
• verwerken van aanvragen en mutaties
• archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:

• ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Looptijd en inzet

De opdracht heeft een looptijd van max 12 maanden.

Wat ga jij doen?

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen. Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden, zoals het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten. Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen: je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen. Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.