Administratief Ondersteuner bij de Gemeente

Maandag; De Bilt; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens CAO

Persoonlijke begeleiding

Eindejaarsuitkering

Maandag Academy

Reiskostenvergoeding

Carrièrekansen

Job summary

Maandag zoekt een administratief ondersteuner voor de gemeente De Bilt. Je verwerkt meldingen in het zaaksysteem, beheert de begraafplaatsadministratie en ondersteunt planning en notulen. Je werkt gestructureerd, met aandacht voor detail en kunt schakelen tussen taken in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Affiniteit met wet- en regelgeving en MS Office zijn welkom; je maakt direct impact op een schone leefomgeving voor inwoners en collega’s.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 diploma in administratie of vergelijkbaar.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve ondersteuning.
• Ervaring met begraafplaatsadministratie, planning en besluitenlijsten.
• Zeer goede beheersing van zaaksystemen en MS Office.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Verwerken, sorteren en opvolgen van meldingen in het zaaksysteem.
• Bijhouden van begraafplaatsadministratie en mutaties verwerken.
• Ondersteunen bij planning, notulen en besluitenlijsten.
• Verwerken, archiveren en beheren van documenten en rapportages.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen.

Skills

Nauwkeurigheid

Organisatie

Teamwerk

Education

MBO-4 diploma administratieve richting

Tools

Zaaksystemen

Microsoft Office

Job description

Over de functie

Zie jij meteen welke actie nodig is zodra er een melding binnenkomt over de openbare ruimte? Als administratief ondersteuner ben jij degene die zorgt dat al die losse eindjes soepel samenkomen en dat alle administratieve processen optimaal en gestructureerd blijven verlopen.Binnen de dynamische praktijk van de openbare ruimte ben je een waardevolle kracht voor het team. Je zorgt dat administratieve processen op rolletjes lopen en dat collega's blind op jouw overzicht kunnen vertrouwen. Jouw inzet zorgt ervoor dat de afdeling efficiënt blijft doorwerken en zaken goed worden afgehandeld.

• Het verwerken, sorteren en opvolgen van meldingen in het zaaksysteem.
• Het nauwkeurig bijhouden van de wettelijke begraafplaatsadministratie.
• Het ondersteunen van het team bij planning, notulen en besluitenlijsten.

Wil jij structuur aanbrengen en direct het zichtbare verschil maken binnen dit fijne gemeentelijke team?

Functie-eisen

Jij bent een spin in het web die rust brengt in een dynamische omgeving. Met jouw scherpe oog voor detail en natuurlijke organisatietalent weet je als geen ander hoe je structuur aanbrengt in complexe administratieve processen. Je combineert een zelfstandige houding met een sterk teamgevoel en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken. Dankzij jouw politiek-bestuurlijke sensitiviteit beweeg je je soepel binnen een ambtelijke organisatie en sta je stevig in je schoenen.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4, bij voorkeur in een administratieve, technische of civieltechnische richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve ondersteuning binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Ervaring met wettelijke of gemeentelijke administraties, zoals begraafplaatsadministratie, planning, verslaglegging en besluitenlijsten.
• Sterke vaardigheden met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office om processen vlekkeloos te laten verlopen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift voor een heldere communicatie met inwoners en collega's.

Breng jij de administratieve rust en de organisatorische slagkracht waar het team naar op zoek is? Met jouw ervaring en mensgerichte instelling maak je direct een waardevolle impact op de leefomgeving van onze inwoners. Wacht niet langer en zet vandaag nog de stap naar deze veelzijdige functie.

Wat je gaat doen

Elke werkdag brengt nieuwe dynamiek in de openbare ruimte, waarbij jij als administratief ondersteuner de spil bent die alles verbindt. Je verwerkt meldingen, beheert de begraafplaatsadministratie en houdt overzicht over planningen. Dit is een veelzijdige rol waarin je niet alleen administratieve processen optimaliseert, maar ook volop de ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen, mee te denken over procesverbeteringen en door te groeien binnen een maatschappelijk betrokken team.

• Het beoordelen, registreren en uitzetten van meldingen van inwoners in het zaaksysteem, en het nauwlettend bewaken van de voortgang tot aan de administratieve afhandeling.
• Het accuraat bijhouden en actualiseren van de wettelijke begraafplaatsadministratie, inclusief het verwerken van mutaties en het beantwoorden van vragen van inwoners.
• Het ondersteunen van het team bij het plannen van overleggen, het opstellen van actie- en besluitenlijsten en het nauwkeurig notuleren tijdens vergaderingen.
• Het verwerken, archiveren en beheren van diverse documenten, correspondentie en rapportages volgens de geldende richtlijnen en wet- en regelgeving.
• Het signaleren van knelpunten in de werkprocessen en actief meedenken over slimme verbeteringen en ondersteuning bij kleinschalige projecten binnen de openbare ruimte.

Dankzij jouw organisatorisch talent en scherpe oog voor detail loopt alles op rolletjes. Zo bouw je samen met je collega's aan een schone, veilige en goed georganiseerde leefomgeving voor alle inwoners.

De opdrachtgever

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Persoonlijke begeleiding

Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Carrière

Je doet snel werkervaring op bij verschillende opdrachtgevers.