Administratieve ondersteuner Openbare Ruimte - Gemeente De Bilt

Incipias B.V.; Bilthoven; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB 17,05% van brutosalaris

Hybride werken

Job summary

Gemeente De Bilt zoekt een Administratieve Ondersteuner Openbare Ruimte voor 24 uur per week. Je werkt aan meldingen, bewaakt voortgang en ondersteunt bij notuleren en rapportages.

Een mbo-4 opleiding en ervaring met zaaksystemen en Microsoft Office zijn vereist, met voorkeur voor ervaring in begraafplaatsadministratie. Hybride werken mogelijk, voorkeur voor werken op locatie.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4, bij voorkeur administratieve of civieltechnische richting.
• Minimaal 3 jaar ervaring met administratieve werkzaamheden binnen openbare ruimte of gemeentelijke omgeving.
• Ervaring met planning, verslaglegging en bijhouden van actie-/besluitenlijsten.
• Ervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office.

Responsibilities

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen over openbare ruimte in het zaaksysteem.
• Uitzetten van meldingen bij juiste beheerder en bewaken van voortgang en afhandeling.
• Verwerken van terugkoppelingen en archiveren van meldingen.
• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen, opstellen van actie-/besluitlijsten en deadlines bewaken.
• Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen.
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.
• Bijhouden van begraafplaatsadministratie en beantwoorden van inwonersvragen.
• Ondersteunen bij kleine projecten en beheerswerkzaamheden.
• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen.
• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie.

Skills

Planning

Verslaglegging

Administratieve vaardigheden

Teamwerk

Education

MBO niveau 4 administratieve/civieltechnische richting

Tools

Zaaksystemen

Microsoft Office

Job description

Reageren kan tot 13 oktober 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente De Bilt, zijn wij op zoek naar een Administratieve Ondersteuner Openbare Ruimte. In deze rol ben je een onmisbare schakel binnen het team dat zorgt voor een goed beheer van de openbare ruimte in de zes dorpen van de gemeente. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en ondersteunt collega's bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden. De gemeente De Bilt is een compacte organisatie met circa 250 medewerkers die dagelijks werken voor zo'n 42.000 inwoners in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek.

Wat ga je doen?

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen van inwoners over de openbare ruimte in het zaaksysteem.
• Uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling en bewaken van de voortgang en afhandeling.
• Verwerken van terugkoppelingen en administratief afmelden en archiveren van meldingen.
• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen, opstellen van actie- en besluitenlijsten en bewaken van deadlines.
• Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen.
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.
• Bijhouden en actualiseren van de begraafplaatsadministratie, verwerken van aanvragen en mutaties en beantwoorden van vragen van inwoners over begraafplaatsen.
• Ondersteunen bij kleine projecten en beheerswerkzaamheden binnen de openbare ruimte.
• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten.
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen.
• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven en informatie.

Jouw profiel

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, bij voorkeur in een administratieve, technische of civieltechnische richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Je hebt ervaring met planning, verslaglegging en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Je hebt ervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office.
• Ervaring met begraafplaatsadministratie of een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie is een pré.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Wat bieden wij?

• Een opdracht voor 24 uur per week bij de Gemeente De Bilt, met een looptijd van maximaal 12 maanden.
• Een functie ingedeeld in schaal 8 van de CAO Gemeenten, met een bruto maandsalaris (fulltime) van 3.246 tot 4.556 euro. Daar bovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.
• Een afwisselende werkomgeving binnen een compacte en betrokken gemeentelijke organisatie.
• De mogelijkheid om te werken in een team dat samenwerkt aan een leefbare, groene en duurzame gemeente.
• Hybride werken is in overleg mogelijk, al heeft de opdrachtgever een voorkeur voor werken op locatie.