Administratieve ondersteuner

Multiselectpubliek; De Bilt; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een administratief ondersteuner die een cruciale schakel is in het team. Je bewaakt processen, registreert meldingen en ondersteunt bij diverse administratieve taken rondom openbare ruimte en begraafplaatsen.

Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail, met ervaring in zaaksystemen en Microsoft Office. Een structurele rol binnen de organisatie vereist betrokkenheid en samenwerking met interne stakeholders.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie.
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office.
• Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.

Responsibilities

• Beoordeelt, sorteert en registreert meldingen in het zaaksysteem.
• Zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling en bewaakt voortgang.
• Notuleren tijdens vergaderingen en uitwerken van verslagen.
• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen.
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.

Skills

Microsoft Office

Klant/registratiewerk

Notuleren

Education

MBO 4 in administratieve, technische of civieltechnische richting

Tools

Zaaksysteem

Job description

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:

• beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
• zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
• bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
• verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
• archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:

• plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• bewaken van deadlines en opvolging van acties
• notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:

1. bijhouden en actualiseren van registraties
2. verwerken van aanvragen en mutaties
3. archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
4. ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:

• ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten.

Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen.

Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting;
• Minimaal 3 jaar werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving;
• Werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie;
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office;
• Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.