Administratieve ondersteuner

Bluecarreer BV; De Bilt; Hybrid; EUR 25,000 - 29,000; Part time

Job summary

Bluecarreer BV zoekt per direct een Administratieve ondersteuner voor opdrachtgever Gemeente De Bilt. De rol is 24 uur per week voor een periode van 12 maanden met kans op verlenging.

Je werkt als onmisbare schakel in het team, registreert meldingen, archival, notuleren en agenda-beheer. Je werkt nauwkeurig en hebt ervaring met administratieve systemen en MS Office. Een VOG is vereist en hybride werken is mogelijk.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve, technische of civieltechnische richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de Openbare Ruimte of gemeentelijke werkomgeving.
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of vergelijkbare wettelijke/gemeentelijke administratie.
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen en administratieve systemen, en MS Office.
• Aantoonbare ervaring met beheren en bijhouden van administraties en registraties.

Responsibilities

• Klachten- en meldingenafhandeling: beoordelen, sorteren, registreren en uitzetten van meldingen.
• Algemene administratieve ondersteuning: plannen/overleggen, actie- en besluitenlijsten opstellen en notuleren.
• Begraafplaatsadministratie: registraties bijhouden, aanvragen mutaties verwerken, gegevens archiveren.
• Aanvullende werkzaamheden: ondersteunen bij kleine projecten en rapportages, verbeteringen voorstellen en bewonerscommunicatie ondersteunen.

Skills

Zelfstandig werken

Nauwkeurig werken

Nederlandse taalvaardigheid

Klantgerichtheid

Education

MBO-4 administratieve/technische/civieltechnische richting

Tools

Microsoft Office

Zaaksystemen

Job description

Over de functie

Bluecarreer is per direct op zoek naar jou …. een Administratieve ondersteuner

Ben jij in het bezit van de juiste papieren en op zoek naar een nieuwe uitdaging, solliciteer dan bij ons voor deze uitdagende mooie functie!

Opdrachtgever: Gemeente De Bilt
Aanvang: z.s.m.
Uren per week: 24
Duur: 12 maanden, met optie tot verlenging mogelijk maar nog niet bekend

Opdracht
Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling

• beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
• zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
• bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
• verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
• archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

• plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• bewaken van deadlines en opvolging van acties
• notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

1. bijhouden en actualiseren van registraties
2. verwerken van aanvragen en mutaties
3. archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
4. ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

• ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Looptijd en inzet

De opdracht heeft een looptijd vanmax 12 maanden.

Wat ga jij doen?

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten.

Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen.

Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Wat breng jij als Administratieve ondersteuner

Vereisten

1. Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting;

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving;

3. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie;

4. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv;

5. Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv.

Competenties

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Wat bieden wij vanuit Bluecarreer BV

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Is hybride werken mogelijk: ja (liever niet)

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).