Administratief ondersteuner

Kennisinstituut Gemeenten; Bilthoven; On-site; EUR 34,000 - 40,000; Full time

Job summary

Kennisinstituut Gemeenten zoekt een Administratief medewerker openbare ruimte om meldingen van inwoners snel op te pakken en de administratie op orde te houden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail binnen het team en de huidige processen.

Je werkzaamheden omvatten klachten- en meldingenafhandeling, algemene administratieve ondersteuning en begraafplaatsadministratie, inclusief archivering en mutaties.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie.
• Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Responsibilities

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem.
• Uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling.
• Bewaken van voortgang en overzicht houden over de afhandeling.
• Verwerken van terugkoppelingen en administratief afronden in het systeem.
• Archiveren van meldingen volgens richtlijnen.

Skills

Zelfstandig werken

Teamwork

Politiek-bestuurlijk sensitief

Education

MBO niveau 4

Job description

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 27 oktober 2027

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Sluitingsdatum: 13 oktober 2026

Salarisschaal: schaal 8

Functie: Administratief medewerker openbare ruimte

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen het team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Belangrijkste werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem
• Uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling
• Bewaken van voortgang en overzicht houden over de afhandeling
• Verwerken van terugkoppelingen en administratief afronden in het systeem
• Archiveren van meldingen volgens richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Bewaken van deadlines en opvolging van acties
• Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

• Bijhouden en actualiseren van registraties
• Verwerken van aanvragen en mutaties
• Archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• Ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

• Ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

Werkwijze en samenwerking

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie
• Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team

Competenties:

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift