Administratieve ondersteuner

Overheidzzp; Bilthoven; Hybrid; EUR 26,000 - 33,000; Full time

Job summary

Gemeente De Bilt zoekt een administratief medewerker openbare ruimte. Je verwerkt meldingen van inwoners, bewaakt voortgang en ondersteunt bij planning en besluitvorming. Je verzorgt notulen en archifeert documenten binnen de gemeente.

Daarnaast houd je begraafplaatsregistraties actueel en ondersteun je bij diverse projecten en bewonerscommunicatie. Een detacheringcontract biedt ruimte voor ontwikkeling en samenwerking met interne stakeholders.

Qualifications

• Bewezen mbo-4 opleiding en relevante werkervaring in gemeentelijke administratie.
• Ervaring met planning, verslaglegging en actie-/besluitenlijsten.
• Vaak in teamverband werken en zelfstandig kunnen handelen.

Responsibilities

• Verwerken en registreren meldingen en versturen naar juiste beheerder.
• Notuleren bij vergaderingen en opstellen van verslagen.
• Ondersteunen bij begraafplaatsadministratie en registraties bijhouden.
• Planmatig afspraken coördineren en documenten archiveren.

Skills

Zorg voor zelfstandigheid

Teamwerk

Politiek-bestuurlijk sensitief

Education

MBO-4 administratieve richting

Tools

Zaaksystemen

Microsoft Office

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat meldingen van inwoners verwerken, administratieve processen bewaken, overleggen organiseren en notuleren, begraafplaatsadministratie bijhouden en inwoners ondersteunen met vragen over de openbare ruimte.

Organisatie

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Opdracht

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling

• beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
• zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
• bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
• verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
• archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

• plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• bewaken van deadlines en opvolging van acties
• notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

• bijhouden en actualiseren van registraties
• verwerken van aanvragen en mutaties
• archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

• ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wat ga jij doen?

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten.

Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen.

Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do - Vr

Is hybride werken mogelijk: ja (liever niet)

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• 2. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• 3. Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen

• 4. Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting; (10 punten)
• 5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; (20 punten)
• 6. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie; (20 punten)
• 7. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv; (20 punten)
• 8. Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv (30 punten).
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend

Gespreksdatum: Vrijdag 16 oktober 2026, van 09:00 uur tot 12:00 uur

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Gemeente De Bilt ligt in de provincie Utrecht en heeft ongeveer 42.000 inwoners. De gemeente bestaat uit verschillende dorpen, waaronder De Bilt, Bilthoven, Groenekan, Hollandsche Rading, Maartensdijk en Westbroek. De gemeente De Bilt staat bekend om haar groene karakter met diverse parken en landgoederen. In De Bilt kun je genieten van de rust en ruimte, maar ook van de vele culturele activiteiten die er worden georganiseerd. De gemeente De Bilt zet zich in voor een prettige leefomgeving voor haar inwoners en bezoekers. Met een actieve betrokkenheid van de gemeenschap en een divers aanbod van recreatieve mogelijkheden is De Bilt een aantrekkelijke gemeente om in te wonen en te verblijven.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.