Administratieve ondersteuner

All About Work; De Bilt; On-site; EUR 26,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Snel proces van sollicitatie via All -

Pensioen via StiPP

CAO opdrachtgever van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een administratief ondersteuner voor de openbare ruimte en begraafplaatsen. Je zorgt voor een soepele administratieve afhandeling, houdt overzicht en ondersteunt collega's bij uiteenlopende werkzaamheden.

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, registreert inwonersmeldingen, bewaakt voortgang en verzorgt verslaggeving en communicatie rondom projecten en afspraken.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 afgerond.
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of gemeentelijke werkomgeving.
• Ervaring met planning, verslaglegging, actie-/besluitenlijsten en teamondersteuning.

Responsibilities

• Beoordeelt, sorteert en registreert inwonersmeldingen in het zaaksysteem.
• Zet meldingen uit bij de juiste beheerder/afdeling.
• Bewakt voortgang en overzicht van afhandeling.
• Verwerkt terugkoppelingen en meldt administratief af in het systeem.
• Archiveert meldingen volgens richtlijnen.
• Plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Stelt actie- en besluitenlijsten op en houdt ze bij.
• Houdt deadlines en opvolging van acties.
• Notuleert tijdens overleggen en werkt verslagen uit.
• Verwerkt en archiveert documenten en correspondentie.

Education

MBO niveau 4

Tools

Zaaksysteem

Microsoft Office

Job description

Over de functie ft 32912 Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail. Daarnaast draag je bij aan de administratie rondom de openbare ruimte en begraafplaatsen. Je schakelt vlot tussen verschillende taken en ondersteunt collega’s waar nodig. Met jouw inzet help je de dienstverlening richting inwoners verder te verbeteren.

Wat ga je doen

• Je beoordeelt, sorteert en registreert meldingen van inwoners in het zaaksysteem.
• Je zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling.
• Je bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling.
• Je verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem.
• Je archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen.
• Je plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Je stelt actie- en besluitenlijsten op en houdt deze bij.
• Je bewaakt deadlines en zorgt voor opvolging van acties.
• Je notuleert tijdens overleggen en werkt verslagen uit.
• Je verwerkt en archiveert documenten en correspondentie.
• Je houdt registraties bij en actualiseert deze waar nodig.
• Je verwerkt aanvragen en mutaties rondom begraafplaatsen.
• Je archiveert gegevens conform wet- en regelgeving.
• Je ondersteunt bij vragen van inwoners over begraafplaatsen.
• Je ondersteunt bij kleine projecten en beheerswerkzaamheden.
• Je stelt eenvoudige rapportages en overzichten op.
• Je signaleert knelpunten in werkprocessen en denkt mee over verbeteringen.
• Je ondersteunt bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie.

Eisen

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.

Competenties

• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32912

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.