Administratief Ondersteuner - cluster BCO

Bij Oranje; Zuid-Holland; On-site; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een administratief ondersteuner die zelfstandig werkt en nauwkeurig opereert bij tijdelijke inzet. Je verwerkt mutaties, registreert afspraken met Inkoop en bewaakt wettelijke naleving in Oracle.

Je geeft ondersteuning aan interne afdelingen en leveranciers, bewaakt deadlines en levert consistent kwaliteit. Een proactieve houding en communicatieve vaardigheden zijn essentieel.

Qualifications

• Verzorgt administratieve verwerkingen en mutaties in systemen.
• Verzamelt, verwerkt en vastlegt alle afspraken samen met Inkoop in Oracle.
• Registreert en controleert gegevens van externe inhuur en stagiaires in MijnHR.
• Toetst rechtmatigheid volgens wet- en regelgeving in Oracle.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor diverse administratieve verwerkingen zoals muteren in verschillende systemen.
• Verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in Oracle.
• Registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in MijnHR.
• Toetst de rechtmatigheid conform wet- en regelgeving van inkoopdossiers in Oracle.
• Staat collega’s en leveranciers per mail en telefoon te woord met vragen en verzoeken.
• Deelt notulen en neemt deel aan werkoverleggen.
• Denkt mee in procesoptimalisatie.

Skills

Administratieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Planmatig werken

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Tools

Oracle

MijnHR

Job description

Opdrachtomschrijving

De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Dit is waar jij van wordt als administratief ondersteuner. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers. Dit betekent dat je:

• Verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
• Verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
• Registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
• De rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
• Zowel collega’s als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
• Aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
• Meedenkt in procesoptimalisatie.

Wat vragen we

Je bent onze enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt op een accurate manier, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Als flexibele en administratief vaardige duizendpoot houd je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Dat niet alleen, ook met de ontwikkelingen binnen de afdeling ga je gemakkelijk mee. Je bent klantgericht, kan planmatig werken en weet op een uitstekende manier samen te werken met je collega’s. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor. Tot slot beschik je over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.