Sr Executive Assistant

Springs Window Fashions and Affiliated Companies; Tijuana; Presencial; MXN 201.000 - 312.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Springs Window Fashions and Affiliated Companies busca una Asistente Ejecutiva para apoyar al Gerente de Planta. Coordinará agendas, organizará reuniones y elaborará minutas, asegurando flujo de documentos y comunicación eficiente entre áreas internas y externas.

Se requiere experiencia en gestión administrativa, elaboración de reportes y se valorará capacidad de interlocución con directivos. Puesto orientado a resultados, con enfoque en calidad y puntualidad de entregas.

Formación

• Manejo de agendas ejecutivas complejas.
• Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas.
• Comunicación directa con niveles gerenciales.

Responsabilidades

• Gestión administrativa y de agenda.
• Coordinación logística de viajes, reuniones y eventos.
• Control documental y archivo de información sensible.
• Atención y enlace entre Gerente de Planta y proveedores/clientes.
• Apoyo operativo y seguimiento de proyectos del Gerente de Planta.

Conocimientos

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Organización

Comunicación efectiva

Gestión de agenda

Educación

Licenciatura/Ingeniería (Finanzas, Contabilidad, Economía o afín)

Descripción del empleo

Description

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PUESTOFunciónDescripción (Qué, Cómo, Por qué, Para qué, Medios, Resultados.%A. Gestión AdministrativaAdministrar agendas, coordinar reuniones, elaborar minutas, gestionar correspondencia y asegurar el flujo adecuado de documentos internos y externos para garantizar una comunicación ordenada y oportuna.30%B. Coordinación LogísticaOrganizar viajes, reservas, traslados, eventos internos y actividades especiales, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y requerimientos del Gerente de Planta.20%C. Control DocumentalElaborar, actualizar y resguardar documentos, reportes, presentaciones y bases de datos sensibles para facilitar la toma de decisiones y asegurar la disponibilidad de información confiable.20%D. Atención y EnlaceServir como punto de contacto entre el Gerente de Planta y proveedores o clientes externos, asegurando una comunicación profesional, clara y alineada a prioridades.15%E. Soporte OperativoDar seguimiento a tareas, iniciativas y proyectos asignados por el Gerente de Planta, verificando avances, pendientes y cumplimiento de compromisos del equipo.10%F. Gestión de RecursosAdministrar materiales, solicitudes de compra y requerimientos operativos del área, optimizando el uso de recursos y garantizando disponibilidad.5%Total100%INDICADORES DE DESEMPEÑO KPI's ASOCIADOS A LA FUNCIONKPIUNIDAD DE MEDIDADESCRIPCIONCumplimiento de agenda% cumplimientoOportunidad y precisión en la gestión de citas y reuniones.Entregables administrativos% entregas a tiempoPresentación puntual y correcta de reportes, minutas y documentación.Eficiencia en logística% eventos/actividades sin incidenciasOrganización exitosa de eventos, viajes y actividades asignadas.HABILIDADES TECNICAS / NIVEL DE CONOCIMIENTOConocimiento generalConocimiento específicoNivel de dominioAños de experienciaPaqueteria OfficeExcel, Word, PowerPoint, OutlookCA4 añosGestión administrativa y de agendaCA4 añosProtocolos de comunicación ejecutivaCA4 añosCOMPETENCIAS FUNCIONALESOrganización y planeaciónComunicación efectivaManejo de información confidencialEXPERIENCIA LABORALAreaPuestoNivel jerárquicoAñosAdministrativa / OperativaAsistente EjecutivaAdministrativa2-4

Requirements

EXPERIENCIA CRITICAManejo de agendas ejecutivas complejasElaboración de reportes y presentaciones ejecutivasComunicación directa con niveles gerencialesREQUISITOS GENERALESNivel académico:SiNoEspecialidad /Certificaciones y/o ConocimientosAdicionalesLicenciatura/IngenieriaXLicenciatura / Ingeniería (Finanzas, Contabilidad, Economía o afín)InglésXAvanzado