Sr Executive Assistant

Springs Window Fashions; Tijuana; Presencial; MXN 167.000 - 279.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Springs Window Fashions en Tijuana, México, busca un Asistente Ejecutiva para apoyar a la Gerencia de Planta. Se requiere experiencia en manejo de agendas, coordinación de viajes y elaboración de reportes ejecutivos. Se valorará dominio avanzado de Office y comunicación efectiva con niveles gerenciales.

El rol es presencial y reporta directamente a la Gerencia. Se ofrecen oportunidades de crecimiento y un entorno dinámico en operaciones industriales.

Formación

• Experiencia 2–4 años en puestos administrativos/operativos como asistente ejecutiva.
• Dominio de herramientas de oficina (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Capacidad para elaborar reportes y presentaciones ejecutivas.

Responsabilidades

• Gestionar agendas y coordinar reuniones para la alta dirección.
• Coordinación logística de viajes, reservas y eventos internos.
• Elaborar y resguardar documentos y reportes relevantes.
• Servir como enlace entre la gerencia y proveedores/clientes externos.
• Dar seguimiento a tareas asignadas por la gerencia y gestionar compras menores.

Conocimientos

Office Suite

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Educación

Licenciatura/Ingeniería (Finanzas, Contabilidad, Economía o afín)

Descripción del empleo

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PUESTO
Función Descripción (Qué, Cómo, Por qué, Para qué, Medios, Resultados. %

• Gestión Administrativa Administrar agendas, coordinar reuniones, elaborar minutas, gestionar correspondencia y asegurar el flujo adecuado de documentos internos y externos para garantizar una comunicación ordenada y oportuna. 30%
• Coordinación Logística Organizar viajes, reservas, traslados, eventos internos y actividades especiales, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y requerimientos del Gerente de Planta. 20%
• Control Documental Elaborar, actualizar y resguardar documentos, reportes, presentaciones y bases de datos sensibles para facilitar la toma de decisiones y asegurar la disponibilidad de información confiable. 20%
• Atención y Enlace Servir como punto de contacto entre el Gerente de Planta y proveedores o clientes externos, asegurando una comunicación profesional, clara y alineada a prioridades. 15%
• Soporte Operativo Dar seguimiento a tareas, iniciativas y proyectos asignados por el Gerente de Planta, verificando avances, pendientes y cumplimiento de compromisos del equipo. 10%
• Gestión de Recursos Administrar materiales, solicitudes de compra y requerimientos operativos del área, optimizando el uso de recursos y garantizando disponibilidad. 5%

DESCRIPCION
Cumplimiento de agenda % cumplimiento Oportunidad y precisión en la gestión de citas y reuniones.

Description

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PUESTO
Función Descripción (Qué, Cómo, Por qué, Para qué, Medios, Resultados. %

• Gestión Administrativa Administrar agendas, coordinar reuniones, elaborar minutas, gestionar correspondencia y asegurar el flujo adecuado de documentos internos y externos para garantizar una comunicación ordenada y oportuna. 30%
• Coordinación Logística Organizar viajes, reservas, traslados, eventos internos y actividades especiales, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y requerimientos del Gerente de Planta. 20%
• Control Documental Elaborar, actualizar y resguardar documentos, reportes, presentaciones y bases de datos sensibles para facilitar la toma de decisiones y asegurar la disponibilidad de información confiable. 20%
• Atención y Enlace Servir como punto de contacto entre el Gerente de Planta y proveedores o clientes externos, asegurando una comunicación profesional, clara y alineada a prioridades. 15%
• Soporte Operativo Dar seguimiento a tareas, iniciativas y proyectos asignados por el Gerente de Planta, verificando avances, pendientes y cumplimiento de compromisos del equipo. 10%
• Gestión de Recursos Administrar materiales, solicitudes de compra y requerimientos operativos del área, optimizando el uso de recursos y garantizando disponibilidad. 5%

Total 100%

INDICADORES DE DESEMPEÑO KPI's ASOCIADOS A LA FUNCION

KPI UNIDAD DE MEDIDA DESCRIPCION

Cumplimiento de agenda % cumplimiento Oportunidad y precisión en la gestión de citas y reuniones.

Entregables administrativos % entregas a tiempo Presentación puntual y correcta de reportes, minutas y documentación.

Eficiencia en logística % eventos/actividades sin incidencias Organización exitosa de eventos, viajes y actividades asignadas.

HABILIDADES TECNICAS / NIVEL DE CONOCIMIENTO

Conocimiento general Conocimiento específico Nivel de dominio Años de experiencia

Paqueteria Office Excel, Word, PowerPoint, Outlook CA 4 años

Gestión administrativa y de agenda CA 4 años

Protocolos de comunicación ejecutiva CA 4 años

COMPETENCIAS FUNCIONALES

Organización y planeación Comunicación efectiva Manejo de información confidencial

EXPERIENCIA LABORAL

Area Puesto Nivel jerárquico Años

Administrativa / Operativa Asistente Ejecutiva Administrativa 2–4

Requirements

EXPERIENCIA CRITICA

Manejo de agendas ejecutivas complejas

Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas

Comunicación directa con niveles gerenciales

REQUISITOS GENERALES

Nivel académico: Si No Especialidad /Certificaciones y/o Conocimientos

Adicionales

Licenciatura/Ingenieria X Licenciatura / Ingeniería (Finanzas, Contabilidad, Economía o afín)

Inglés X Avanzado