OFFICE MANAGER

Hovland Barnes; Ciudad de México; Presencial; MXN 335.000 - 580.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Hovland Barnes busca un Office Manager para asegurar la operatividad diaria y actuar como nexo entre clientes y departamentos. El rol garantiza la distribución de información y la alineación de RR. HH y logística con las necesidades operativas.

La persona adecuada gestionará múltiples tareas, dominará el inglés y coordinará viajes, proveedores y comunicaciones internas para mantener una sinergia eficiente en la organización.

Formación

• Dominio del inglés, capacidad de comunicarse de forma clara tanto escrita como oral.
• Experiencia en gestión de oficina y apoyo administrativo.
• Conocimiento de reglamentos internos de RR. HH.
• Capacidad comprobada para trabajar en entorno multitarea.
• Organización excepcional y buena gestión del tiempo.

Responsabilidades

• Administración general de la oficina, incluyendo RR. HH. y políticas internas.
• Recepción y manejo de información suministrada por los clientes y su seguimiento.
• Asignación de tareas a departamentos y seguimiento de demandas del cliente.
• Coordinar logísticas de viajes del personal: boletos y alojamientos.
• Atender llamadas de clientes y derivar inquietudes a áreas pertinentes.
• Gestión de proveedores que cumplan estándares de calidad y servicio.
• Mantener comunicación entre departamentos para sinergia operativa.
• Apoyar la gestión de proyectos y actividades especiales cuando sea necesario.

Conocimientos

Inglés

Gestión de oficina

Relaciones humanas

Multitarea

Gestión del tiempo

Proactividad

Descripción del empleo

El Office Manager es fundamental para la operatividad diaria de la organización, fungiendo como nexo entre los clientes y los distintos departamentos, asegurando que la información fluya de manera eficaz y que los recursos humanos y logísticos estén alineados con las necesidades operativas y estratégicas de la empresa.

Funciones Clave:

• Administración general de la oficina, incluyendo recursos humanos y cumplimiento de las políticas internas.
• Recepción y manejo de la información suministrada por los clientes, garantizando su adecuada distribución y seguimiento.
• Asignación de tareas y responsabilidades a los departamentos correspondientes para asegurar la ejecución eficaz de las demandas del cliente.
• Coordinar logísticamente las agendas de viaje del personal, incluyendo la reservación de boletos y alojamientos.
• Atender llamadas de clientes, ofreciendo un servicio de calidad y encaminando sus inquietudes a las áreas pertinentes.
• Gestionar la búsqueda y selección de proveedores que cumplan con los estándares de calidad y servicio requeridos por la organización.
• Mantener comunicación eficiente con todos los departamentos para asegurar la sinergia operativa.
• Apoyar la gestión de proyectos y actividades especiales según sea necesario.

Competencias:

• Dominio del idioma inglés, con capacidad para comunicarse de manera efectiva tanto de forma escrita como oral.
• Experiencia en gestión de oficina y en roles de apoyo administrativo.
• Habilidades en manejo de relaciones humanas y conocimiento de reglamentos internos relacionados con recursos humanos.
• Capacidad comprobada para trabajar de forma eficiente en un entorno multitarea.
• Organización excepcional y habilidades de gestión del tiempo.
• Comunicación efectiva y habilidades interpersonales.
• Alta capacidad para la resolución de problemas y toma de decisiones.
• Autonomía y proactividad en el manejo de las actividades diarias.