Asistente Administrativo

Goto de Baja California, S.A. de C.V.; Tijuana; Presencial; MXN 223.200 - 334.800; Jornada completa

Descripción de la vacante

Goto de Baja California, S.A. de C.V. busca un asistente administrativo en Tijuana. El candidato ideal realizará funciones como tomar notas, preparar minutas y organizar documentos. Se requiere experiencia en administración y dominio de Microsoft Office.

Además, la posición requiere habilidades comunicativas y organización para manejar información confidencial. Se valorarán actitudes proactivas y responsables.

Formación

• 1-2 años de experiencia en funciones administrativas o de apoyo ejecutivo.
• Experiencia en la preparación de formularios, informes y presentaciones.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Responsabilidades

• Toma notas durante las reuniones y prepara minutas claras.
• Dar seguimiento a los acuerdos y tareas de las reuniones.
• Organizar y mantener el control documental de archivos internos.

Conocimientos

Toma de notas

Organización

Comunicación clara

Manejo de Microsoft Office

Confidencialidad

Educación

Título técnico o licenciatura en administración

Descripción del empleo

Responsabilidades

• Toma notas durante las reuniones y prepara minutas claras, completas y que permitan tomar medidas.
• Dar seguimiento a los acuerdos, tareas y compromisos derivados de las reuniones.
• Preparar presentaciones, informes y documentos solicitados por la Dirección.
• Crear, actualizar y mantener formatos, plantillas y documentos administrativos.
• Solicitar información, coordinar actividades y garantizar el flujo adecuado de comunicación.
• Organizar y mantener el control documental de los archivos internos, los documentos para auditorías y los documentos para clientes.
• Apoyo en la preparación de información para auditorías internas y externas.
• Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo la logística básica.
• Mantiene organizada la bandeja de documentos del Gerente General / Gerente Administrativo, los elementos pendientes y las solicitudes.
• Preparar resúmenes semanales de las actividades, las tareas pendientes y las prioridades.
• Maneje la información confidencial con absoluta discreción.
• Asegúrese de que la documentación proporcionada a los clientes o auditores cumpla con los estándares requeridos.
• Prepare la información antes de las reuniones (agenda, documentos, antecedentes).
• Mantener un registro histórico de los acuerdos, decisiones y documentos relevantes.
• Manejar la información confidencial de la administración, clientes y proveedores con estricta confidencialidad.
• Gestionar versiones controladas de documentos confidenciales (contratos, informes ejecutivos, documentos de auditoría).
• Filtrar y organizar la información antes de presentarla a Gerente General / Gerente Administrativo para facilitar la toma de decisiones.

Requisitos y Calificaciones

• Título técnico o licenciatura en administración, negocios, o campo relacionado (deseable).
• 1-2 años de experiencia en funciones administrativas o de apoyo ejecutivo.
• Experiencia en la preparación de formularios, informes y presentaciones.
• Experiencia en la toma de notas y el seguimiento de acuerdos.
• Gestionar agendas, coordinar reuniones y controlar documentos.
• Experiencia trabajando con múltiples departamentos o equipos.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Conocimientos en la creación de plantillas, formatos e informes.
• Conocimientos básicos de herramientas de gestión de tareas y calendarios.
• Redacción clara y profesional en español.
• Inglés básico (deseable).
• Conocimientos básicos sobre el manejo seguro de la información y las buenas prácticas de confidencialidad.
• Formación en control de documentos (deseable).
• Formación en técnicas organizativas y de productividad (deseable).
• Conocimientos básicos de flujos de trabajo de aprobación y control de versiones de documentos.

Aptitud y Actitud

• Puntual, organizado y meticuloso.
• Comunicación clara, respetuosa y profesional.
• Capacidad para trabajar con calma bajo presión.
• Disciplina y manejo responsable de información sensible.
• Proactividad y disposición para aprender.
• Alto sentido de la responsabilidad y ética profesional para manejar información sensible.