Controlador Documental

Gulf Latin America

Ciudad de México

Presencial

MXN 446.000 - 670.000

Jornada completa

Hace 8 días

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Descripción de la vacante

Gulf Latin America busca un/a profesional para organizar y mantener el sistema de gestión de documentos del proyecto, asegurando trazabilidad, control de versiones y cumplimiento de políticas.

La función implica coordinar con contratistas, proveedores y fabricantes, gestionar evidencias para auditorías y garantizar el almacenamiento adecuado de documentos en formato digital y físico.

Formación

Experiencia en gestión de documentos en proyectos energéticos, preferiblemente transporte de gas.
Gestión de proyectos energéticos siguiendo PMI.
Conocimiento ISO 9001.
Lectura básica de planos de ingeniería.

Responsabilidades

Organizar y mantener actualizado el sistema de documentos del proyecto, con estructura de carpetas y control de versiones.
Coordinar con contratistas, proveedores y fabricantes la entrega de dossiers, planos y documentaciones relacionadas.
Controlar emisión de documentos y comunicaciones, asegurando trazabilidad y confidencialidad.
Proteger el acceso al archivo físico y gestionar almacenamiento digital y físico.
Monitorear indicadores de documentos y comunicaciones, configurando alertas para evitar demoras y sobrecostos.

Conocimientos

Comunicación efectiva

Resolución de problemas

Habilidades interpersonales

Gestión del tiempo

Atención al detalle

Adaptabilidad

Habilidades analíticas

Pensamiento crítico

Trabajo en equipo

Proactivo

Manejo del estrés

Educación

Carrera técnica en archivo

Estudiante de los últimos semestres de carreras administrativas

Herramientas

EDMS

Sharepoint

Descripción del empleo

Description

Descripción del Puesto.

Organizar y mantener actualizado el sistema de documentos de acuerdo con el Plan de Gestión del Proyecto (PMP), las mejores prácticas de la industria y las políticas del Grupo mediante herramientas digitales.

Funciones.

Implementar y mantener actualizado el sistema de gestión de documentos del proyecto, definiendo la organización de las carpetas y verificando la disponibilidad de las versiones actuales para asegurar la correcta gestión del proyecto, así como la disponibilidad de evidencia en caso de auditorías, gestión de contratos y reclamaciones.
Coordinar con el contratista, proveedores y fabricantes la entrega de paquetes documentales (dossiers), planos, radiografías y otra documentación relacionada.
Controlar la emisión de documentos y comunicaciones oficiales con los interesados internos y externos, validando la trazabilidad respectiva, la codificación, la disponibilidad de versiones, los niveles de confidencialidad y el almacenamiento digital y físico de los mismos.
Controlar y proteger el acceso de terceros al archivo físico de documentos del proyecto.
Monitorear indicadores relacionados con registros, documentos, entregables y comunicaciones emitidas, recibidas, respondidas y pendientes; configurar las alertas correspondientes para evitar sobrecostos, retrasos y desviaciones en el proyecto.

Requirements

Requerimientos.

Experiencia en gestión de documentos en proyectos del sector energético, preferiblemente en transporte de gas.
Experiencia en la gestión y control de proyectos energéticos (preferiblemente en petróleo y gas, transporte de gas natural) siguiendo las directrices del PMI.
Experiencia en procesos de construcción de proyectos de transporte de gas natural y en normas técnicas relacionadas.
Conocimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9001.
Conocimiento en software de gestión de documentos (EDMS), Sharepoint.
Nivel avanzado de Microsoft Office.
Lectura básica de planos de ingeniería.

Formación.