Asistente ejecutivo

Perenco; Villahermosa; Presencial; MXN 134.000 - 201.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Perenco en Villahermosa, Tabasco, busca un Auxiliar Administrativo para apoyar a la Dirección General, gestionar agenda, viajes y comunicaciones en español e inglés.

El candidato ideal tendrá 3 años de experiencia, dominio de SAP y MS Office, y capacidad para coordinar reuniones y preparar presentaciones.

Formación

• Licenciatura en Administración, Legal o afín.
• Al menos 3 años de experiencia en apoyo ejecutivo.
• Inglés avanzado y manejo de SAP y MS Office.
• Capacidad para coordinar viajes y agenda de dirección.

Responsabilidades

• Administrar la agenda de la Dirección General y coordinar reuniones.
• Planificar viajes nacionales e internacionales y gastos de la dirección.
• Gestionar llamadas, correos y correspondencia para Dirección General.
• Preparar y revisar presentaciones, reportes y contratos en español e inglés.
• Recopilar información de áreas para reuniones y decisiones.
• Enlace entre Dirección General, gerencia, clientes y autoridades.
• Coordinar visitas ejecutivas, eventos y reuniones gerenciales.
• Mantener archivos y documentos organizados de la Dirección General.
• Gestionar requisiciones, órdenes de compra y pagos del negocio.
• Manejar información sensible conforme a políticas de confidencialidad.
• Brindar atención profesional a colaboradores y visitas.
• Auxiliar administrativo de Finanzas, Legal y Administración si se requiere.
• Realizar otras actividades administrativas relacionadas.

Educación

Administración

Herramientas

SAP

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Descripción del empleo

Apoyar, controlar y dar seguimiento a los asuntos de Dirección General y actividades administrativas, conforme a las políticas y procedimientos internos de la Compañía, con el propósito de contribuir a una gestión eficiente y al cumplimiento de los objetivos de la Compañía.

Funciones y atribuciones:

• Administrar la agenda de Dirección General, coordinando reuniones internas y externas, compromisos y prioridades.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales: vuelos, hospedaje, transportación, itinerarios, visas y comprobación de gastos de la dirección general y de personal gerencial del grupo en visita.
• Gestionar llamadas, correos, correspondencia y solicitudes dirigidas a y emitidas por Dirección General, asegurando su correcta atención, archivo y seguimiento.
• Preparar, revisar y dar formato a presentaciones, reportes, comunicaciones, documentos y contratos a firmar por la Dirección general y otros documentos ejecutivos, en español e inglés.
• Recopilar y consolidar información de las diferentes áreas para reuniones, reportes y toma de decisiones.
• Actuar como enlace entre Dirección General, el equipo gerencial, corporativo, clientes, autoridades y otros grupos de interés.
• Coordinar visitas ejecutivas, eventos sociales o corporativos, reuniones gerenciales y actividades institucionales.
• Mantener actualizados y organizados los archivos, directorios, documentos y registros de Dirección General.
• Gestionar requisiciones, órdenes de compra, pagos, comprobaciones y servicios relacionados con la oficina de Dirección General y asegurar el buen order de la oficina de Dirección General.
• Gestionar información sensible y confidencial de acuerdo con las políticas y estándares de confidencialidad de la compañía
• Asegurar una atención profesional y oportuna a colaboradores, visitantes y contactos externos.
• Fungir como Auxiliar administrativo del departamento de Finanzas, Legal y Administración si fuese necesario.

Realizar otras actividades administrativas relacionadas con la naturaleza del puesto.

Estudios:

• Universitario: Administración, Legal o afín.

Experiencia Deseable:

• 3 años
• Ingles avanzado.

Conocimientos Técnicos:

• Manejo del sistema SAP
• Manejo completo de Microsoft office, especialmente Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams.
• Manejo de plataformas de videoconferencia y herramientas digitales de colaboración.

Basado en Villahermosa, Tabasco