Asistente ejecutivo

Perenco; Villahermosa; On-site; MXN 391,000 - 580,000; Full time

Job summary

Perenco en Villahermosa, Tabasco, busca un/a profesional para apoyar a la Dirección General. Se coordinará la agenda, se realizarán seguimientos de proyectos y se mantendrá una comunicación fluida entre áreas y oficinas.

Se elaborarán informes en español e inglés y se coordinarán viajes y eventos institucionales. Se requiere título universitario y al menos 3 años en roles de asistencia ejecutiva, con Inglés avanzado.

Qualifications

• Título universitario en Administración, Comunicación o Ingeniería Industrial o afín.
• Al menos 3 años en asistencia ejecutiva, con apoyo a Dirección General o puestos directivos.
• Inglés avanzado, oral y escrito.

Responsibilities

• Administrar y coordinar la agenda de la Dirección General, reuniones y compromisos prioritarios.
• Dar seguimiento a proyectos y entregables estratégicos, coordinando con áreas involucradas.
• Actuar como nexo entre Dirección General, equipo gerencial y oficinas corporativas.
• Elaborar y consolidar reportes y presentaciones en español e inglés.
• Coordinar reuniones ejecutivas, viajes y eventos institucionales.
• Identificar retrasos y riesgos, proponiendo soluciones y seguimiento.
• Gestionar compras, proveedores y servicios para Dirección General.
• Administrar documentación confidencial y proponer mejoras de procesos.

Education

Administración

Comunicación

Ingeniería Industrial

Inglés avanzado

Tools

SAP

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Apoyar a Dirección General en la organización de sus prioridades y el seguimiento de asuntos críticos. Coordinar la colaboración entre departamentos y la vida interna de la filial, anticipando necesidades y alertando sobre retrasos, conforme a las políticas y procedimientos internos de la Compañía.

Funciones y atribuciones:

• Administrar y coordinar la agenda de Dirección General, organizando reuniones, compromisos y actividades prioritarias.
• Dar seguimiento a proyectos, acuerdos y compromisos estratégicos, coordinando con las diferentes áreas el cumplimiento de entregables y fechas establecidas.
• Actuar como enlace entre Dirección General, el equipo gerencial, oficinas corporativas y otros grupos de interés, asegurando una comunicación efectiva y oportuna.
• Elaborar, revisar y consolidar reportes, presentaciones, minutas y documentos ejecutivos en español e inglés, facilitando el análisis de información y la toma de decisiones.
• Coordinar reuniones ejecutivas, visitas corporativas, viajes nacionales e internacionales y eventos institucionales, asegurando su adecuada planificación y ejecución.
• Identificar oportunamente retrasos, riesgos y asuntos pendientes, proponiendo alternativas de solución y dando seguimiento hasta su conclusión.
• Gestionar actividades administrativas, requisiciones, órdenes de compra, proveedores y servicios relacionados con Dirección General, conforme a las políticas y procedimientos internos.
• Administrar documentación e información confidencial, garantizando su organización, resguardo y disponibilidad, así como proponer mejoras en los procesos de coordinación y seguimiento.

Realizar otras actividades administrativas relacionadas con la naturaleza del puesto.

Perfil requerido

Estudios:

• Universitario: Administración, Comunicación, Ingeniería Industrial o afín.

Experiencia Deseable:

• 3 años en posiciones de asistencia ejecutiva, preferentemente brindando soporte a Dirección General, gerencias o puestos directivos.
• Ingles avanzado, oral y escrito

Conocimientos Técnicos:

• Manejo del sistema SAP
• Manejo completo de Microsoft office, especialmente Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams. Excel para crear cronogramas, registros de acciones y reportes de avance mediante tablas, filtros y fórmulas básicas.
• Manejo de plataformas de videoconferencia y herramientas digitales de colaboración.

Competencias:

• Excelente organización, planificación y gestión de prioridades.
• Comunicación efectiva y habilidades interpersonales.
• Proactividad, autonomía y capacidad de anticipación.
• Pensamiento analítico y resolución de problemas.
• Discreción, confidencialidad y criterio profesional.
• Orientación a resultados y atención al detalle.
• Adaptabilidad y capacidad para trabajar con múltiples prioridades.

Basado en Villahermosa, Tabasco