Asistente Ejecutiva

Harman de México, S. de R.L. de C.V.; Tijuana; On-site; MXN 391,000 - 580,000; Full time

Job summary

Harman de México, S. de R.L. de C.V. busca un/a asistente ejecutivo/a para apoyar al Director de Operaciones en la planta de Tijuana. Coordinará agenda, viajes de negocio, gastos y reportes, y actuará como puente entre áreas para el seguimiento de iniciativas estratégicas.

Se requiere mínimo 1 año de experiencia administrativa, dominio del inglés y capacidad para trabajar en un entorno matricial. Disponibilidad para viajar y para atender emergencias fuera de horario.

Qualifications

• Mínimo 1 año de experiencia en funciones administrativas y de asistencia ejecutiva.
• Dominio del inglés (100%) tanto oral como escrito.
• Experiencia en organizaciones matriciales.
• Disponibilidad para viajar y atender emergencias fuera de horario.

Responsibilities

• Ser el enlace principal entre el Director de Operaciones y partes interesadas internas y externas.
• Coordinar reuniones, agenda, logística, materiales y minutas.
• Brindar soporte administrativo al equipo directivo de la planta de Tijuana.
• Dar seguimiento a acuerdos y acciones de reuniones del Director de Planta.
• Elaborar presentaciones ejecutivas en PowerPoint para revisiones de negocio.
• Consolidar información para reportes gerenciales y asegurar entregas puntuales.
• Monitorear avances de proyectos y entregables.
• Gestionar contratos, convenios de servicio y documentación relevante.
• Gestionar accesos, logística para visitantes y viajes de negocios.
• Elaborar y enviar reportes de gastos (AMEX T&E) del Director de Operaciones.
• Administrar la agenda ejecutiva y responder a cambios de última hora.

Skills

Inglés alto (100%)

Integridad y ética

Espíritu innovador

Trabajo en equipo

Gestión del tiempo

Resolución de problemas

Gestión de información confidencial

Habilidad para resolver conflictos

Organización y planificación

Disposición para viajar

Tools

PowerPoint

Job description

Acerca del puesto

Será responsable de brindar apoyo ejecutivo al Director de Operaciones de la planta de Tijuana y a su equipo de liderazgo. Administrará su agenda, coordinará viajes de negocios, administrará la tarjeta corporativa AMEX T&E y los reportes de gastos.

También coordinará la logística de las visitas internas y externas a la planta, asegurando la estandarización de los procesos de viaje y visita. Además, actuará como integrador(a) de negocio, facilitando la coordinación entre áreas y el seguimiento de iniciativas estratégicas.

Responsabilidades principales

• Actuar como principal punto de contacto entre el Director de Operaciones y las partes interesadas internas y externas.
• Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo agenda, logística, materiales y minutas.
• Brindar soporte administrativo al equipo directivo de la planta de Tijuana (Tijuana Staff Management Team).
• Dar seguimiento a los acuerdos y acciones derivadas de las reuniones del Director de Planta.
• Elaborar presentaciones ejecutivas en PowerPoint para revisiones de negocio.
• Coordinar y consolidar información para reportes gerenciales, asegurando su entrega oportuna y precisa.
• Monitorear el avance de proyectos y entregables.
• Administrar contratos, convenios de servicio y documentación relacionada en coordinación con otras áreas.
• Gestionar accesos, logística para visitantes y viajes de negocios.
• Elaborar y enviar reportes de gastos (AMEX T&E) del Director de Operaciones.
• Administrar la agenda ejecutiva y brindar apoyo proactivo ante cambios o eventos que impacten su programación.

• Actuar con integridad y ética profesional.
• Mentalidad orientada a la innovación.
• Promover la inclusión y el trabajo colaborativo.
• Fomentar el trabajo en equipo y el respeto.
• Demostrar capacidad para manejar información confidencial y altamente sensible.
• Experiencia trabajando en organizaciones matriciales.
• Orientación a la excelencia.
• Mínimo 1 año de experiencia en funciones administrativas y de asistencia ejecutiva.
• Dominio del idioma inglés (100%), tanto oral como escrito.
• Habilidades para la gestión y resolución de conflictos.
• Excelentes habilidades para la solución de problemas y pensamiento crítico.
• Imagen ejecutiva y profesional.
• Excelente organización y administración del tiempo.
• Orientación a resultados, cumpliendo con tiempos de respuesta y entregables de manera oportuna.
• Disponibilidad para viajar cuando sea necesario.
• Disponibilidad para atender actividades fuera del horario laboral en casos de emergencia o cambios de viaje de último momento.
• Aprob ar satisfactoriamente la investigación de antecedentes y el examen antidoping como condición para la contratación.