Specialista Segreteria Tecnica Roma

Fhpgroup; Roma; On-site; EUR 27,000 - 32,000; Full time

Job summary

FHP Group Holding S.r.l. cerca una risorsa da inserire nell’area amministrativa per gestire formazione, certificazioni e aggiornamenti normativi del personale impiegato in ruoli di sicurezza.

La figura supporta il Responsabile Tecnico, cura la documentazione e i registri, e interfaccia gli enti esterni, garantendo tracciabilità e conformità. Richiesta Diploma e preferibile esperienza in ruoli similari; CCNL Logistica e Trasporti, contratto a tempo determinato, full-time.

Qualifications

• Esperienza in ruoli similari nel supporto amministrativo e gestione documentale.
• Buona capacit degli strumenti informatici di base.
• Buone capacità organizzative e gestione del tempo.

Responsibilities

• Gestione della formazione: organizzazione corsi, materiale didattico, contatti con partecipanti, archiviazione.
• Gestione Esami e Certificazioni: assegnazione numeri di controllo, archiviazione licenze e rinnovi.
• Monitoraggio del Personale: supporto nel rendicontare verifiche sui tutor e istruttori.
• Aggiornamenti Normativi: interfaccia con enti esterni per la documentazione del personale.
• Gestione Trasporto Rifiuti: controllo documentazione e interfaccia con consulente.
• Conoscenza della lingua francese (B2) e uso di strumenti informatici essenziali.

Skills

Francese B2

Informatica di base

Organizzazione e pianificazione

Comunicazione

Precisone e dettaglio

Education

Diploma

Job description

La figura assicura la corretta gestione amministrativa, documentale e logistica di tutte le attività legate alla formazione, alle certificazioni e all’aggiornamento normativo del personale impiegato in mansioni di sicurezza. Supporta attivamente il Responsabile del Reparto Tecnico nel monitoraggio operativo e nell’interfaccia con gli enti esterni, garantendo la rintracciabilità e la conformità di tutta la documentazione.

Principali responsabilità

• Gestione della Formazione: Organizzazione pratica dei corsi di formazione (materiale didattico, contatto con i partecipanti, supporto al Responsabile Tecnico e istruttori); monitoraggio settimanale dell’avanzamento dei tirocini e dell’addestramento pratico tramite i registri degli allievi; verifica della completezza e correttezza della documentazione dei corsi e degli esami (registri, certificati, verbali, test); responsabilità dell’archiviazione cartacea e digitale per garantire la massima rintracciabilità; acquisizione della documentazione per corsi svolti presso enti esterni.
• Gestione Esami e Certificazioni: Gestione delle richieste e assegnazione dei numeri di controllo per gli esami di certificazione con le autorità competenti (ANSFISA); predisposizione, distribuzione e archiviazione delle certificazioni e delle licenze; monitoraggio della validità dei titoli e gestione delle pratiche di rinnovo/aggiornamento; tenuta e aggiornamento costante dei Registri delle Certificazioni.
• Monitoraggio del Personale: Supporto al Responsabile Tecnico nella raccolta, rendicontazione e archiviazione dei dati relativi alle verifiche sul personale operativo svolte dai tutor e dagli istruttori.
• Aggiornamenti Normativi: Interfaccia con le strutture esterne (es. Gestore Infrastruttura) per la ricezione e la distribuzione informatizzata al personale della documentazione sull’esercizio dei treni (testi normativi, disposizioni, circolari); monitoraggio dei download e delle accettazioni da parte del personale, con gestione dei relativi solleciti e segnalazioni in caso di inadempienza.
• Gestione Trasporto Rifiuti: Controllo e ricezione della documentazione di trasporto ricevuta dal personale operativo, verificandone la corretta compilazione; interfaccia diretta con il consulente aziendale per la condivisione e gestione di tutti i documenti pertinenti.
• Conoscenza della lingua francese (B2)
• Padronanza dei principali strumenti informatici
• Capacità organizzative e di pianificazione
• Competenze comunicative e relazionali
• Precisione e attenzione al dettaglio

Titolo di studio ed esperienza

• Gradita precedente esperienza in ruoli similari
• Titolo di studio: Diploma

Pari opportunità e inclusione

FHP Group è un datore di lavoro che rispetta le pari opportunità. La selezione si svolge nel pieno rispetto del D. Lgs. 198/2006 (Codice delle pari opportunità) e del D. Lgs. 216/2003. Tutti i candidati sono valutati esclusivamente sulla base delle proprie competenze, esperienze e potenziale, senza alcuna discriminazione per ragioni di genere, età, nazionalità, orientamento sessuale, disabilità, credo religioso o qualsiasi altra caratteristica protetta dalla legge.

Trattamento dei dati personali

I dati personali forniti dai candidati saranno trattati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D. Lgs. 196/2003, come modificato dal D. Lgs. 101/2018, esclusivamente per finalità di selezione del personale. Il titolare del trattamento è FHP Group Holding S.r.l. Per maggiori informazioni sull’informativa privacy, si prega di fare riferimento al sito aziendale o di contattare la funzione HR.

Datore di Lavoro

Sede di lavoro

Tipologia contrattuale

Contratto a tempo determinato

CCNL applicato

CCNL Logistica e Trasporti

Inquadramento previsto

livello da definire in base all’esperienza

€ 27.000 –32.000 lordi annui, in base all’esperienza e alla seniority effettiva

Orario di lavoro

Full time — 39 ore settimanali, dal lunedì al venerdì