Office Assistant - Milano Centro

Wehunt; Lazio; In loco; EUR 29.000 - 35.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Ticket giornalieri

Welfare 3k annuali

Assicurazione sanitaria integrativa

Check up sanitario annuale

Descrizione del lavoro

Wehunt cerca un Office Assistant da inserire a Milano centro. La risorsa gestirà accoglienza, attività amministrative e presidi di reception, collaborando con il team di servizi generali per garantire un livello elevato di professionalità e riservatezza.

Richiesta esperienza 2–4 anni, inglese fluente, eccellente padronanza diOffice e VoIP. Turno 10:00–19:00, contratto a tempo indeterminato, RAL fino a 32K, biglietti giornalieri, welfare 3k e assicurazione sanitaria integrativa.

Competenze

• Esperienza pregressa in ruoli simili (Receptionist, Office Assistant) 2–4 anni
• Inglese fluente parlato e scritto
• Ottima padronanza del Pacchetto Office e sistemi VoIP
• Disponibilità a coprire il turno 10:00–19:00
• Discrezione, riservatezza e buone doti relazionali

Mansioni

• Front Desk, accoglienza di clientela, investitori e fornitori
• Gestione centralino telefonico e comunicazioni in entrata/uscita
• Organizzazione sale riunioni, prenotazioni e catering
• Supporto amministrativo: gestione posta, viaggi e rimborsi spesa
• Coordinamento con il team Operations e Facility e supervisione manutenzione

Conoscenze

Reception skills

English fluency

Office software

Meeting room management

Strumenti

VoIP systems

Meeting room management software

Descrizione del lavoro

Ruolo

Office Assistant

Settore

Società di Gestione del Risparmio (SGR) / Financial Services

Sede di lavoro

Milano

Orario di lavoro

Full-time, 10:00 – 19:00 (con 1 ora di pausa pranzo)

Offerta contrattuale

tempo indeterminato, RAL fino a 32K, ticket giornalieri, welfare 3k annuali, assicurazione sanitaria integrativa + chech up sanitario annuale.

Aumenti le sue possibilità di arrivare alla fase del colloquio leggendo la descrizione completa del lavoro e candidandosi tempestivamente.

Descrizione del Ruolo

La figura selezionata si occuperà della gestione dell'accoglienza, delle attività amministrative di supporto e del presidio della reception, garantendo uno standard elevato di professionalità e riservatezza. La figura opererà in costante sinergia all'interno di un team di servizi generali composto da altre due risorse, assicurando la copertura ottimale delle attività nella fascia oraria di riferimento (con focus sul presidio pomeridiano fino alle 19:00).

Responsabilità e Attività Principali

• Front Desk & Accoglienza (in affiancamento alla risorsa di Reception) Accoglienza e gestione di clientela, investitori, advisor e fornitori in conformità con i protocolli di sicurezza aziendali.
• Presidio e gestione del centralino telefonico: smistamento chiamate e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita (in italiano e inglese).
• Gestione, pianificazione e preparazione delle sale riunioni per i meeting operativi e con la clientela (prenotazioni, allestimento, pranzi e coffee break). Coordinamento per organizzazione meetings.
• Amministrazione & Office Support Gestione della posta in entrata e uscita (e relativa protocollazione), corrieri espressi e raccomandate. Supporto alla prenotazione di viaggi, trasferte, voli e soggiorni per il team di gestione e la direzione. Supporto operativo per la preparazione di presentazioni, stampe, rilegature, documentazione societaria o archiviazione di contratti e fatture passive d'ufficio nonché documenti per i CDA della società. Monitoraggio degli ordini di cancelleria, materiale di consumo e forniture per le sale riunioni. Redazione delle rendicontazione delle note spese e supporto nella richiesta dei rimborsi medici. Coordinamento dei Servizi Generali Collaborazione continua con i servizi generali per la supervisione dei manutentori esterni, servizi di pulizia, IT e fornitura degli impianti aziendali nonché della sicurezza sul lavoro. Segnalazione e tracciamento tempestivo di eventuali anomalie o guasti logistici all'interno degli uffici.

Requisiti e Qualifiche

• Esperienza: Gradita esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli analoghi (Receptionist, Office Assistant, Executive Assistant)
• Lingue: Conoscenza fluente della lingua inglese (sia parlata che scritta), indispensabile per l'interazione con controparti e investitori internazionali.
• Competenze Informatiche: Ottima padronanza del Pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e familiarità con sistemi di gestione sale riunioni/centralini VoIP.
• Flessibilità oraria: Effettiva disponibilità a coprire il turno 10:00 – 19:00.
• Competenze Trasversali: Elevata riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali. Forte attitudine al lavoro di squadra e spiccata capacità di coordinamento con il team Operations e Facility. xrdbqlu Eccellenti doti relazionali, orientamento al servizio e capacità di gestione dello stress nei momenti di picco di lavoro.

Office Assistant - Milano centro Rome, Italy