Document Controller / Expediter (m/f)

Michael Page International; Padova; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Michael Page International cerca un Document Controller / Expediter per gestire la documentazione tecnica e amministrativa nell’area ingegneristica a Padova. L’incarico prevede la gestione della Document List di commessa, l’implementazione di naming convention e workflow, e l’emissione di transmittal verso clienti e fornitori.

Si richiede esperienza di 2–5 anni in ruoli simili, ottima gestione documentale, eccellente Excel e capacità di interfacciarsi con team tecnici e fornitori.

Qualifications

• Esperienza pregressa 2–5 anni in ruoli di Document Control o simili in contesto industriale.
• Ottima capacità di gestione documentale: precisione, ordine, metodo, attenzione al dettaglio.
• Capacità di interazione con team tecnici e fornitori, anche in situazioni di pressione su tempi e consegne.
• Ottima padronanza di Excel e strumenti di collaborazione (Teams/SharePoint o equivalenti).

Responsibilities

• Gestire e mantenere la Document List di commessa, allineando Engineering, PM, Buyer e Construction.
• Definire e applicare naming convention, codifica documenti, versioning e workflow di approvazione.
• Archiviare documenti tecnici e gestionali in formato digitale e cartaceo se richiesto.
• Emettere e gestire transmittal verso cliente e fornitori, monitorando feedback e revisioni.
• Supportare la produzione e il rilascio di documenti di commessa lungo tutto il ciclo progetto (P&ID, layout, datasheet, disegni, certificazioni, quality e HSE).
• Coordinare flussi documentali con fornitori e subappaltatori, verificando completezza contrattuale.
• Effettuare attività di expediting verso fornitori (telefonico/e-mail/incontri) per garantire tempi e disponibilità di certificati e documenti qualità.
• Supportare Buyer nella raccolta e tracciamento di documentazione per avanzamento procurement e apertura cantiere.
• Contribuire alla preparazione della documentazione finale di chiusura commessa (handover, punch list, dossier finale).

Skills

Inglese B1

Italiano B1

Tools

Excel

Job description

Categoria: Industrial / Manufacturing
Luogo di lavoro: Padova e provincia

Come Document Controller / Expediter (m/f), sarai responsabile della gestione, organizzazione e archiviazione della documentazione tecnica e amministrativa all'interno del settore impiantistica. Collaborerai con il team di Ingegneria e Procurement per garantire che tutti i documenti siano aggiornati e facilmente accessibili.
Sede: Padova (province)
Settore: Engineering

Responsabilità principali del Document Controller / Expediter (m/f)

• Gestire e mantenere la Document List di commessa, assicurando l'allineamento continuo con Engineering, PM, Buyer e Construction.
• Definire, applicare e far rispettare le regole di naming convention, codifica documenti, versioning e workflow di approvazione.
• Archiviare in modo ordinato (digitale e, se richiesto, cartaceo) documenti tecnici e gestionali, garantendo rintracciabilità e integrità delle informazioni.
• Emettere e gestire transmittal verso cliente e fornitori, monitorando ricezioni, feedback e revisioni.
• Supportare la produzione e il rilascio di documenti di commessa lungo tutto il ciclo progetto, tra cui (a titolo esemplificativo):
  • P&ID, layout, datasheet, disegni esecutivi e as-built
  • manuali preliminari e finali, certificazioni, verbali e report
  • documentazione qualità e HSE per commessa e per cantiere
  • documenti propedeutici, commissioning e handover
• Coordinare il flusso documentale con fornitori e subappaltatori, verificando la completezza della documentazione richiesta dal contratto e dalle procedure interne.
• Svolgere attività diexpediting verso fornitori (telefonico / e-mail / incontri in sede), per garantire:
  • consegna nei tempi dei documenti tecnici necessari all'avanzamento dell'ingegneria e degli acquisti
  • aggiornamento puntuale su date previste e criticità
  • disponibilità di certificati e documenti qualità (es. CoC, test report, data book, ecc.)
• Supportare i Buyer nella raccolta e nel tracciamento di documentazione necessaria per l'avanzamento procurement e per l'apertura cantiere.
• Contribuire alla preparazione della documentazione finale di chiusura commessa:
  • documenti di handover
  • punch list documentale
  • dossier finale e consegna completa al cliente

Requisiti: RequisitiEsperienza pregressa (anche 2-5 anni) in ruoli di Document Control, Project Support, Technical Back Office o attività analoghe in contesto industriale - impiantistica.Ottima capacità di gestione documentale: precisione, ordine, metodo, attenzione al dettaglio.Capacità di interazione con team tecnici e con fornitori (anche in situazioni di pressione su tempi e consegne).Ottima padronanza di Excel e strumenti di collaborazione (es. Teams/SharePoint o equivalenti).Italiano ed Inglese scritto e parlato B1.Sede: Padova (province)Settore: Engineering