Document Controller / Expediter (m/f)

Michael Page International Italia S.r.l.; Padova; On-site; EUR 35,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Contratto a tempo indeterminato

Bonus

Welfare

Smart working

Flessibilità ingresso/uscita

Job summary

Michael Page International Italia S.r.l. cerca una Document Controller/Expediter da inserire nel PM e Engineering sul progetto principale della sede. La risorsa gestirà l’ordine, la tracciabilità e la qualità formale della documentazione di commessa, coordinando con Engineering, PM, Buyer e Construction.

La posizione prevede attività di expediting con fornitori, aggiornando date e criticità, e supportando la chiusura del progetto con documenti di handover e controllo qualità. Sede: Padova.

Qualifications

• :Esperienza pregressa 2–5 anni in Document Control o ruoli simili in contesto industriale.
• :Ottima gestione documentale: precisione, ordine e attenzione al dettaglio.
• :Capacità di interazione con team tecnici e fornitori.
• :Ottima padronanza di Excel e strumenti di collaborazione (Teams/SharePoint).
• :Inglese scritto e parlato B1.

Responsibilities

• Gestire e mantenere la Document List di commessa in allineamento con Engineering, PM, Buyer e Construction.
• Definire e applicare naming convention, codifica documenti, versioning e workflow di approvazione.
• Archiviare documenti tecnici e gestionali, garantendo rintracciabilità e integrità delle informazioni.
• Emettere e gestire transmittal verso cliente e fornitori, monitorando ricezioni, feedback e revisioni.
• Supportare la produzione e il rilascio di documenti di commessa lungo tutto il ciclo progetto: P&ID, layout, datasheet, disegni esecutivi e as-built.
• Gestire documenti qualità e HSE per commessa e cantiere.
• Coordinare flussi documentali con fornitori e subappaltatori, verificando completezza della documentazione.
• Attività di expediting verso fornitori per garantire consegna nei tempi e aggiornamenti su date e criticità.

Skills

Gestione documentale

Excel

Inglese B1

Comunicazione con fornitori

Tools

Teams

SharePoint

Job description

• Ruolo di rilievo sul progetto centrale dell'azienda
• Punto di riferimento per il controllo documentale - Expediting

Azienda

Ricerchiamo una/un Document Controller (m/f) / Expediter da inserire a supporto del Project Management e dell'Engineering sul progetto più rilevante dell'azienda, caratterizzato da un elevato volume di documentazione tecnica e gestionale da produrre, controllare, archiviare e trasmettere dalla fase di ingegneria fino alla chiusura del cantiere. La risorsa avrà un ruolo chiave nel garantire ordine, tracciabilità, puntualità e qualità formale della documentazione di commessa, operando come punto di riferimento per il controllo documentale interno ed esterno (fornitori/cliente). In parallelo, il ruolo includerà attività di expediting, con contatti telefonici con i fornitori, finalizzati a sollecitare e sincronizzare la consegna di documenti tecnici e componenti a supporto del Procurement e del progresso lavori dell'Engineering.

Sede: Padova (province)

Settore: Engineering

Offerta

Responsabilità principali del Document Controller / Expediter (m/f)

• Gestire e mantenere la Document List di commessa, assicurando l'allineamento continuo con Engineering, PM, Buyer e Construction.
• Definire, applicare e far rispettare le regole di naming convention, codifica documenti, versioning e workflow di approvazione.
• Archiviare in modo ordinato (digitale e, se richiesto, cartaceo) documenti tecnici e gestionali, garantendo rintracciabilità e integrità delle informazioni.
• Emettere e gestire transmittal verso cliente e fornitori, monitorando ricezioni, feedback e revisioni.
• Supportare la produzione e il rilascio di documenti di commessa lungo tutto il ciclo progetto, tra cui (a titolo esemplificativo):
  • P&ID, layout, datasheet, disegni esecutivi e as-built
  • manuali preliminari e finali, certificazioni, verbali e report
  • documentazione qualità e HSE per commessa e per cantiere
  • documenti propedeutici, commissioning e handover
• Coordinare il flusso documentale con fornitori e subappaltatori, verificando la completezza della documentazione richiesta dal contratto e dalle procedure interne.
• Svolgere attività diexpediting verso fornitori (telefonico / e-mail / incontri in sede), per garantire:
  • consegna nei tempi dei documenti tecnici necessari all'avanzamento dell'ingegneria e degli acquisti
  • aggiornamento puntuale su date previste e criticità
  • disponibilità di certificati e documenti qualità (es. CoC, test report, data book, ecc.)
• Supportare i Buyer nella raccolta e nel tracciamento di documentazione necessaria per l'avanzamento procurement e per l'apertura cantiere.
• Contribuire alla preparazione della documentazione finale di chiusura commessa:
  • documenti di handover
  • punch list documentale
  • dossier finale e consegna completa al cliente

Competenze ed esperienza

Requisiti

• Esperienza pregressa (anche 2-5 anni) in ruoli di Document Control, Project Support, Technical Back Office o attività analoghe in contesto industriale - impiantistica.
• Ottima capacità di gestione documentale: precisione, ordine, metodo, attenzione al dettaglio.
• Capacità di interazione con team tecnici e con fornitori (anche in situazioni di pressione su tempi e consegne).
• Ottima padronanza di Excel e strumenti di collaborazione (es. Teams/SharePoint o equivalenti).
• Italiano ed Inglese scritto e parlato B1.

Sede: Padova (province)

Settore: Engineering

Completa l'offerta

• Contratto a tempo indeterminato.
• Retribuzione compresa tra 35.000 e 40.000 EUR + pacchetto bonus + welfare + smart working + flessibilità ingresso ed uscita.

Fatta eccezione per il caso in cui presenti la tua candidatura per posizioni riservate a categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (nel qual caso ti chiediamo di inserire solo conferma della tua appartenenza a tali categorie, senza alcuna ulteriore informazione relativa alla salute o disabilità), la tua candidatura non deve contenere informazioni relative al tuo stato di salute, ivi inclusa l'eventuale appartenenza a una categoria protetta, in quanto non rilevanti per la valutazione della candidatura.