Document Controller

Energy Dome; Milano; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Energy Dome cerca un Document Controller per assicurare la gestione documentale di progetto lungo l'intero ciclo di vita delle commesse EPC. Garantisce tracciabilità, conformità agli standard e gestione delle revisioni tra team interni, clienti e fornitori.

Il ruolo richiede laurea o diploma tecnico in discipline ingegneristiche e almeno 5 anni di esperienza nel settore, con eccellenti competenze Excel e utilizzo di sistemi DMS/EDMS.

Competenze

• Laurea o diploma tecnico in discipline ingegneristiche o equivalenti.
• Almeno 5 anni di esperienza come Document Controller in EPC/impiantistica/energy.
• Esperienza in gestione documentale di commesse multidisciplinari e internazionali.
• Ottima conoscenza dei processi di Document Control in ambiente EPC.
• Ottima padronanza di Excel e pacchetto MS Office.

Mansioni

• Gestire la Master Document List (MDL) e mantenere l'aggiornamento delle informazioni.
• Codifica, classificazione, revisione, distribuzione e archiviazione della documentazione di progetto.
• Garantire tracciabilità di documenti tecnici, commerciali e contrattuali.
• Gestire revisioni e approvazioni tra team, clienti e fornitori.
• Monitorare emissioni documentali verso clienti, fornitori e partner di progetto.
• Fornire report periodici su stato documentale e KPI.

Conoscenze

Gestione documentale

Interfaccia con stakeholder

Excel

Formazione

Laurea o diploma tecnico in discipline ingegneristiche

Strumenti

DMS/EDMS

Aconex

Autodesk Construction Cloud

SharePoint

Teamcenter

Documentum

Descrizione del lavoro

Energy Dome fornisce energia e capacità su scala industriale. La nostra CO2 Battery, colonna portante della nostra tecnologia, è una soluzione collaudata per lo stoccaggio di energia a lunga durata, già operativa e presente in tre continenti. In questo momento, stiamo espandendo rapidamente i nostri team di ingegneria, realizzazione dei progetti, operazioni e commerciali a livello globale. Energy Dome è un'azienda di infrastrutture: i nostri progetti vengono realizzati, i nostri impianti vengono messi in servizio e l'energia che forniamo si misura in gigawattora, non in comunicati stampa. Se vuoi lavorare su sistemi energetici che contano — e che funzioneranno per decenni — questo è il posto giusto per scrivere il prossimo capitolo della tua carriera.

In questo contesto di rapida espansione, siamo alla ricerca di Document Controller che supportino la corretta gestione dei flussi documentali di progetto, garantendo tracciabilità, conformità e controllo della documentazione tecnica lungo l'intero ciclo di vita delle nostre commesse.

Il ruolo opera come punto di riferimento per Project Manager, Discipline Engineering, Procurement, Construction Team, fornitori e clienti, contribuendo attivamente all'ottimizzazione dei processi di Document Control.

Principali responsabilità:

Gestione documentale di progetto:

• Gestire e mantenere la Master Document List (MDL), garantendo l'accuratezza e l'aggiornamento continuo delle informazioni.
• Assicurare la corretta codifica, classificazione, revisione, distribuzione e archiviazione della documentazione di progetto.
• Garantire la piena tracciabilità di tutti i documenti tecnici, commerciali e contrattuali.
• Verificare la conformità della documentazione agli standard aziendali, ai requisiti contrattuali e alle procedure di progetto.
• Gestire l'intero ciclo di revisione e approvazione dei documenti tra team interni, clienti e fornitori.

Coordinamento dei flussi documentali EPC:

• Monitorare le emissioni documentali verso clienti, fornitori, subappaltatori e partner di progetto.
• Assicurare il rispetto delle scadenze documentali definite dal programma di progetto.
• Gestire transmittal, document register, comment sheet e attività di document turnaround.
• Supportare il team di progetto nell'identificazione di criticità e ritardi legati alla documentazione.
• Fornire report periodici sullo stato della documentazione e sui KPI documentali.
• Amministrare e ottimizzare il sistema di gestione documentale (Aconex, Autodesk Construction Cloud, SharePoint, Teamcenter, Documentum o equivalenti).
• Supportare l'implementazione e il miglioramento continuo degli strumenti digitali di gestione documentale.
• Definire e mantenere strutture cartelle, workflow approvativi, permessi di accesso e naming convention.
• Formare gli stakeholder interni sull'utilizzo corretto dei sistemi documentali.

Supporto ai team di progetto

• Collaborare con Engineering Manager, Project Manager, Procurement e Construction Manager per assicurare il corretto avanzamento delle attività documentali.
• Coordinare le interfacce documentali tra discipline ingegneristiche.
• Agire come referente principale per tutte le tematiche relative al Document Control verso clienti e stakeholder esterni.

Formazione

• Laurea o diploma tecnico in discipline ingegneristiche, gestionali o equivalenti.

Esperienza

• Almeno 5 anni di esperienza come Document Controller in società EPC, impiantistica industriale, energy, oil & gas, power generation o infrastrutture.
• Esperienza nella gestione documentale di commesse multidisciplinari e internazionali.
• Esperienza nell'interfaccia con clienti, fornitori e società di ingegneria.
• Ottima conoscenza dei processi di Document Control in ambiente EPC.
• Esperienza avanzata nell'utilizzo di sistemi DMS/EDMS.
• Conoscenza delle logiche di codifica documentale, revision management e transmittal management.
• Buona conoscenza degli standard ISO 9001 e dei principali requisiti qualità applicabili ai progetti industriali.
• Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel.
• Italiano fluente.
• Inglese professionale scritto e parlato.

Retribuzione:

RAL tra €30.000 e max €40.000, in base alla seniority.