Document Controller E Segreteria Tecnica

Rina; Genova; Hybrid; EUR 20,000 - 31,000; Full time

Job summary

RINA cerca un professionista con Partita IVA per Document Control e Segreteria Tecnica presso la Divisione Infrastrutture, a Genova. Gestirai l’intero ciclo di vita della documentazione di progetto e aziendale, garantendo correttezza formale, archiviazione e distribuzione tramite sistemi informatizzati.

Le attività includono gestione DMS/EDMS, controllo versioni, invio Transmittal e creazione di report periodici.

Qualifications

• Diploma di istruzione secondaria superiore, preferibilmente a indirizzo tecnico, industriale, amministrativo o scientifico.
• Da 1 a 3 anni di esperienza con sistemi DMS/EDMS quali SharePoint, Aconex, Documentum, Alfresco, OpenText o equivalenti.
• Ottima conoscenza del Pacchetto Office, in particolare Excel, e strumenti di editing PDF.
• Precisione, attenzione ai dettagli, capacità organizzative, gestione di scadenze serrate e predisposizione al lavoro in team e al confronto con interlocutori.
• Costituisce requisito preferenziale la conoscenza di ISO 9001 o flussi di commessa nei settori Ingegneria e Edilizia.

Responsibilities

• Gestione quotidiana dei sistemi DMS/EDMS per caricamento, classificazione, protocollazione e archiviazione di documenti tecnici, commerciali e di qualità.
• Controllo di versioni e revisioni per evitare l’utilizzo di documenti obsoleti.
• Smistamento della documentazione a Project Manager, ingegneria, clienti e fornitori, con monitoraggio delle approvazioni.
• Emissione dei Transmittal e predisposizione di report periodici e progress log sull’avanzamento documentale.
• Supporto a migrazioni e aggiornamenti dei sistemi gestionali, incluso il caricamento massivo dei dati e la digitalizzazione di registri cartacei.

Skills

Precisione

Attenzione ai dettagli

Capacità organizzative

Gestione di scadenze

Lavoro in team

Education

Diploma di istruzione secondaria superiore

Tools

SharePoint

Aconex

Documentum

Alfresco

OpenText

Job description

RINA ricerca, a Genova e dintorni, un/una professionista con Partita IVA per attività di Document Control e Segreteria Tecnica a supporto della Divisione Infrastrutture.

La risorsa gestirà l’intero ciclo di vita della documentazione di progetto e aziendale, garantendone correttezza formale, archiviazione, tracciabilità e tempestiva distribuzione tramite sistemi informatizzati.

Principali attività

• Gestione quotidiana dei sistemi DMS/EDMS per caricamento, classificazione, protocollazione e archiviazione di documenti tecnici, commerciali e di qualità, verificandone codifica, nomenclatura e conformità ai template aziendali o di commessa.
• Controllo di versioni e revisioni per evitare l’utilizzo di documenti obsoleti.
• Smistamento della documentazione a Project Manager, ingegneria, clienti e fornitori, con monitoraggio delle approvazioni e gestione dei solleciti.
• Emissione dei Transmittal e predisposizione di report periodici e progress log sull’avanzamento documentale.
• Supporto a migrazioni e aggiornamenti dei sistemi gestionali, incluso il caricamento massivo dei dati, e digitalizzazione di eventuali registri cartacei in file elettronici controllati.

Requisiti

• Diploma di istruzione secondaria superiore, preferibilmente a indirizzo tecnico, industriale, amministrativo o scientifico.
• Da 1 a 3 anni di esperienza con sistemi DMS/EDMS, quali SharePoint, Aconex, Documentum, Alfresco, OpenText o equivalenti.
• Ottima conoscenza del Pacchetto Office, in particolare Excel per reportistica e tabelle di tracciamento, e degli strumenti di editing PDF, come Adobe Acrobat Professional.
• Precisione, attenzione ai dettagli, capacità organizzative, gestione di scadenze serrate e predisposizione al lavoro in team e al confronto con interlocutori diversi.
• Costituisce requisito preferenziale la conoscenza di base delle procedure di Gestione Qualità ISO 9001 o dei flussi di commessa nei settori Ingegneria e Edilizia.

Dettagli dell’incarico

• Sede di svolgimento delle attività: Genova, con modalità di lavoro ibrida.
• Impegno stimato: circa mezza giornata, dal lunedì al venerdì.
• Durata stimata: sei mesi, con possibilità di proroga.
• Avvio indicativo: tra novembre e dicembre. #LI-FC1

RINA is a multinational company providing a wide range of services in the energy, marine, certification, infrastructure & mobility, industry, research & development sectors. Our business model covers the full process of project development, from concept to completion.
At RINA, we endeavor to create a work environment where every single person is valued and encouraged to develop new ideas. We provide equal employment opportunities and are committed to creating a workplace where everyone feels respected and safe from discrimination or harassment of any kind. We are also compliant to the Italian Law n. 68/99.