Document Controller e Segreteria Tecnica

RINA Piraeus Team; Genova; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

RINA è alla ricerca di un/una professionista a Genova per attività di Document Control e Segreteria Tecnica a supporto della Divisione Infrastrutture. La risorsa gestirà l'intero ciclo di vita della documentazione di progetto e aziendale, garantendone correttezza, archiviazione, tracciabilità e distribuzione tramite sistemi informatici.

Sede di svolgimento Genova, modalità ibrida; impegno circa mezza giornata, dal lunedì al venerdì; durata stimata sei mesi, con possibilità di proroga.

Qualifications

• Diploma di istruzione secondaria superiore, preferibilmente indirizzo tecnico/industriale/amministrativo o scientifico.
• Da 1 a 3 anni di esperienza con sistemi DMS/EDMS (SharePoint, Aconex, Documentum, Alfresco, OpenText o equivalenti).
• Ottima conoscenza del Pacchetto Office, in particolare Excel per reportistica e tabelle di tracciamento; editing PDF con strumenti standard.

Responsibilities

• Gestione quotidiana dei sistemi DMS/EDMS per caricamento, classificazione, protocollazione e archiviazione di documenti tecnici, commerciali e di qualità, verificandone codifica, nomenclatura e conformità ai template aziendali o di commessa.
• Controllo di versioni e revisioni per evitare l’utilizzo di documenti obsoleti.
• Smistamento della documentazione a Project Manager, ingegneria, clienti e fornitori, con monitoraggio delle approvazioni e gestione dei solleciti.
• Emissione dei Transmittal e predisposizione di report periodici e progress log sull’avanzamento documentale.
• Supporto a migrazioni e aggiornamenti dei sistemi gestionali, incluso il caricamento massivo dei dati, e digitalizzazione di eventuali registri cartacei in file elettronici controllati.

Skills

Precisione e attenzione ai dettagli

Gestione scadenze

Lavoro in team

Education

Diploma di istruzione secondaria superiore

Tools

SharePoint

Aconex

Documentum

Alfresco

OpenText

Job description

Document Controller e Segreteria Tecnica

Genova, Italy

RINA ricerca, a Genova e dintorni, un/una professionista con Partita IVA per attività di Document Control e Segreteria Tecnica a supporto della Divisione Infrastrutture.

La risorsa gestirà l’intero ciclo di vita della documentazione di progetto e aziendale, garantendone correttezza formale, archiviazione, tracciabilità e tempestiva distribuzione tramite sistemi informatizzati.

Principali attività

• Gestione quotidiana dei sistemi DMS/EDMS per caricamento, classificazione, protocollazione e archiviazione di documenti tecnici, commerciali e di qualità, verificandone codifica, nomenclatura e conformità ai template aziendali o di commessa.
• Controllo di versioni e revisioni per evitare l’utilizzo di documenti obsoleti.
• Smistamento della documentazione a Project Manager, ingegneria, clienti e fornitori, con monitoraggio delle approvazioni e gestione dei solleciti.
• Emissione dei Transmittal e predisposizione di report periodici e progress log sull’avanzamento documentale.
• Supporto a migrazioni e aggiornamenti dei sistemi gestionali, incluso il caricamento massivo dei dati, e digitalizzazione di eventuali registri cartacei in file elettronici controllati.
• Diploma di istruzione secondaria superiore, preferibilmente a indirizzo tecnico, industriale, amministrativo o scientifico.
• Da 1 a 3 anni di esperienza con sistemi DMS/EDMS, quali SharePoint, Aconex, Documentum, Alfresco, OpenText o equivalenti.
• Ottima conoscenza del Pacchetto Office, in particolare Excel per reportistica e tabelle di tracciamento, e degli strumenti di editing PDF, come Adobe Acrobat Professional.
• Precisione, attenzione ai dettagli, capacità organizzative, gestione di scadenze serrate e predisposizione al lavoro in team e al confronto con interlocutori diversi.
• Costituisce requisito preferenziale la conoscenza di base delle procedure di Gestione Qualità ISO 9001 o dei flussi di commessa nei settori Ingegneria e Edilizia.

Dettagli dell’incarico

• Sede di svolgimento delle attività: Genova, con modalità di lavoro ibrida.
• Impegno stimato: circa mezza giornata, dal lunedì al venerdì.
• Durata stimata: sei mesi, con possibilità di proroga.
• Avvio indicativo: tra novembre e dicembre. #LI-FC1