Coordinatore di ufficio back office

Eneretica Spa; Belforte del Chienti; On-site; EUR 26,000 - 42,000; Full time

Job summary

Eneretica Spa cerca un responsabile di sede per Belforte del Chienti (Marche). SARà responsabile di coordinare attività organizzative, logistiche e amministrative, accogliere docenti e partecipanti ai corsi, gestire fornitori e spazi, e supervisionare la sicurezza operativa.

Il ruolo prevede pianificazione e gestione logistica dei corsi, supporto durante eventi aziendali e gestione di documentazione e procedure interne.

Qualifications

• Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
• Precisione nella gestione amministrativa e documentale.
• Buone capacità relazionali con fornitori, clienti e collaboratori.
• Autonomia operativa e gestione priorità/imprevisti.
• Buona padronanza di strumenti informatici (MS Office).

Responsibilities

• Gestire sede, fornitori e spazi comuni.
• Organizzare corsi e formazione in sede, predisporre aule e attrezzature.
• Gestire prenotazioni alloggio e logistici per corsisti e relatori.
• Coordinare accoglienza docenti, relatori e partecipanti.
• Gestione documentale e amministrativa legata alla sicurezza e procedure.
• Supporto a eventi aziendali e catering.

Skills

Ottima organizzazione

Pianificazione

Capacità relazionali

Autonomia

MS Office

Problem solving

Organizzazione eventi

Tools

Microsoft Office

Job description

• Assicurare il corretto funzionamento della sede, coordinando le attività organizzative, logistiche e amministrative connesse.
• Pianificare e organizzare le attività formative svolte presso la sede, garantendo un'accoglienza professionale e un'esperienza positiva per corsisti e docenti.
• Gestire i rapporti con i fornitori coinvolti nella manutenzione della struttura e nell'erogazione dei servizi di sede.
• Curare la gestione documentale e amministrativa relativa alla sicurezza e al rispetto delle procedure aziendali.
• Gestire le attività di back office relative alle vendite occasionali con ritiro diretto presso la sede.
• Garantire ordine, efficienza e corretto utilizzo degli spazi aziendali.

Attività

Gestione della sede

• Coordinamento delle attività quotidiane necessarie al corretto funzionamento della sede.
• Gestione dei fornitori relativi a pulizie, manutenzioni, servizi generali e approvvigionamenti.
• Supervisione degli spazi comuni, delle sale riunioni e delle aule formative.
• Organizzazione degli interventi di manutenzione ordinaria e segnalazione delle necessità straordinarie.

Organizzazione dei corsi e della formazione tecnica

• Pianificazione e gestione logistica dei corsi tecnici organizzati presso la sede.
• Predisposizione delle aule e verifica delle dotazioni necessarie allo svolgimento delle attività formative.
• Coordinamento dell'accoglienza di docenti, relatori e partecipanti.
• Organizzazione di coffee break, catering e servizi di ristorazione collegati agli eventi formativi.
• Gestione delle prenotazioni alberghiere e dei pernottamenti dei corsisti, quando necessari.
• Supporto operativo durante lo svolgimento dei corsi e degli eventi aziendali.

Back office e amministrazione

• Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa di competenza.
• Emissione e gestione di bolle e documentazione relativa alle consegne occasionali con ritiro diretto presso la sede.
• Gestione dei fornitori di servizi e relativamente alla sede.
• Aggiornamento e monitoraggio della documentazione necessaria alle attività operative.

Sicurezza e adempimenti

• Supporto alla gestione della documentazione relativa alla sicurezza sul lavoro.
• Monitoraggio delle scadenze documentali e coordinamento con consulenti e fornitori esterni.
• Supporto nell'organizzazione di visite ispettive, verifiche e attività periodiche previste dalle procedure applicabili.

Competenze richieste

• Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
• Precisione nella gestione amministrativa e documentale.
• Buone capacità relazionali con fornitori, clienti e collaboratori interni.
• Autonomia operativa e capacità di gestire priorità e imprevisti.
• Buona padronanza degli strumenti informatici e del pacchetto Microsoft Office.
• Attitudine al problem solving e all'organizzazione di eventi e attività formative.