Training Operations Specialist - Malo (Vicenza)

Holding Moda Group; Malo; On-site; EUR 29,000 - 39,000; Full time

Job summary

Holding Moda Group cerca una risorsa per gestire la parte operativa e logistica dei corsi formativi presso la sede di Malo (Vicenza). Interfaccerà docenti, Project Manager e Direzione, assicurando conformità documentale e controllo delle attività.

La posizione prevede responsabilità su budget, rendicontazione e acquisti, con trasferte mensili nel Nord Italia e rimborso chilometrico. Richiesta laurea e almeno 2 anni di esperienza in progetti formativi.

Qualifications

• Laurea in discipline economiche, umanistiche, organizzative o gestione delle risorse umane.
• Almeno 2 anni in ruoli di gestione operativa, organizzazione e coordinamento amministrativo/documentale in progetti formativi.
• Buona padronanza di Excel, PowerPoint, Word e Microsoft Teams; uso di strumenti IA è un plus.

Responsibilities

• Pianificare e preparare il calendario didattico supportando il coordinamento dei corsi.
• Gestire i contatti costanti con il corpo docente (disponibilità, conferme, sostituzioni, materiali).
• Organizzare e presidiare operativamente le aule, i laboratori, le attrezzature e i materiali didattici.
• Verificare in loco le presenze, i registri, le valutazioni e la documentazione di corso (attività di tutoraggio).
• Supportare l'organizzazione delle selezioni dei candidati ove richiesto.
• Predisporre i dati e la documentazione necessari per consuntivazione e rendicontazione.
• Coordinare la richiesta di preventivi e la logistica di acquisto materiali (senza poteri di spesa autonomi).
• Garantire la conformità dei requisiti operativi dell’Accreditamento Regione Veneto.
• Raccogliere e aggiornare documenti relativi a locali, sicurezza, emergenze e formazione obbligatoria della sede.
• Monitorare scadenze e follow-up con referenti tecnici e enti di controllo.
• Supportare lo sviluppo di progetti trasversali dell’Accademia (cronoprogrammi, budget, presentazioni).

Skills

Inglese (B1)

Problem solving organizzativo

Ordine e precisione

Relazioni interpersonali

Gestione progetti formativi

Education

Laurea (anche triennale) in discipline economiche, umanistiche, organizzative o gestione risorse umane

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Microsoft Teams

Job description

Holding Moda (HModa) rappresenta il polo del Gruppo HIND dedicato all’eccellenza manifatturiera italiana nel settore Fashion & Luxury, all’interno del quale aziende con competenze strategicamente complementari collaborano per creare valore e accelerare il proprio percorso di crescita in modo sostenibile.

Nell’ambito del potenziamento del Team di Accademia Holding Moda, per la sede di Malo (Vicenza) siamo alla ricerca di una/un:

La risorsa prescelta sarà il punto di raccordo operativo, logistico e amministrativo per la gestione dei corsi di formazione sul territorio, interfacciandosi costantemente con i docenti, i Project Manager interni e la Direzione. Avrà inoltre la responsabilità del presidio operativo e della conformità documentale della nostra sede accreditata in Regione Veneto.

Responsabilità e Attività chiave

1. Gestione Operativa e Logistica dei Corsi

• Pianificare e preparare il calendario didattico supportando il coordinamento dei corsi.
• Gestire i contatti costanti con il corpo docente (disponibilità, conferme, sostituzioni, materiali).
• Organizzare e presidiare operativamente le aule, i laboratori, le attrezzature e i materiali didattici.
• Verificare in loco le presenze, i registri, le valutazioni e la documentazione di corso (attività di tutoraggio).
• Supportare l'organizzazione delle selezioni dei candidati ove richiesto.

2. Amministrazione, Controllo e Rendicontazione

• Raccogliere, verificare e archiviare la documentazione amministrativa e didattica dei progetti.
• Gestire e tracciare le note spese e i registri presenza dei docenti esterni e interni.
• Monitorare e aggiornare i database relativi a iscritti, ore erogate, costi e risultati didattici.
• Predisporre i dati e la documentazione necessari per la consuntivazione, il controllo del budget (scostamenti, fabbisogni) e la rendicontazione.
• Coordinare la richiesta di preventivi e la logistica di acquisto materiali (senza poteri di spesa autonomi).

3. Presidio Sede Accreditata e Supporto Progetti

• Garantire la conformità dei requisiti operativi dell'Accreditamento della Regione Veneto.
• Raccogliere e aggiornare i documenti relativi a locali, sicurezza, emergenze e formazione obbligatoria della sede.
• Monitorare le scadenze e gestire i follow-up con i referenti tecnici e gli enti di controllo.
• Supportare lo sviluppo di progetti trasversali dell'Accademia (cronoprogrammi, prime ipotesi di budget, presentazioni).

Requisiti richiesti

• Titolo di studio: Laurea (anche triennale) in discipline economiche, umanistiche, organizzative o nella gestione delle risorse umane.
• Esperienza: Almeno 2 anni in ruoli di gestione operativa, organizzazione e coordinamento amministrativo/documentale all'interno di progetti formativi.
• Competenze informatiche: Buona padronanza di Microsoft Office (Excel per formule/tabelle di monitoraggio, PowerPoint per presentazioni, Word) e Microsoft Teams. Costituisce un plus l'uso professionale di strumenti di Intelligenza Artificiale a supporto della produttività.
• Competenze linguistiche: Conoscenza della lingua inglese (livello minimo B1).
• Mobilità: Disponibilità a trasferte a cadenza mensile nel Nord Italia (principalmente Veneto ed Emilia-Romagna) con utilizzo del mezzo proprio (previsto rimborso chilometrico aziendale).

Costituiscono elementi preferenziali

• Esperienza nella gestione e rendicontazione di corsi di formazione finanziata (Fondi Interprofessionali, Forma.Temp, bandi regionali).
• Conoscenza approfondita delle procedure e dei requisiti di Accreditamento delle sedi formative in Regione Veneto.
• Provenienza da agenzie per il lavoro (APL), enti/società di formazione strutturate o contesti industriali/manifatturieri del settore moda.

Soft Skills che completano il profilo

• Forte attitudine all'ordine, alla precisione e al rigore nell'archiviazione documentale.
• Spiccate doti di problem solving organizzativo e flessibilità nella gestione delle criticità in aula.
• Eccellenti capacità relazionali e comunicative per interfacciarsi con molteplici stakeholder (imprenditori, docenti, studenti, enti).
• Inserimento diretto con contratto a tempo indeterminato e piano di affiancamento strutturato per il primo mese.
• Un contesto aziendale solido, dinamico, orientato alla crescita e fortemente radicato nelle eccellenze del Made in Italy.