CEO Executive Assistant&Office Coordinator

LinkedIn; Frigento; In loco; EUR 40.000 - 60.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

LinkedIn cerca un Executive Assistant da inserire a supporto del CEO presso la sede. La risorsa gestirà agenda, riunioni, trasferte e la reportistica, coordinando attività di direzione e l’office management.

Sarà riferimento per interfacce interne, clienti e fornitori, con responsabilità su presentazioni, note spese e gestione amministrativa. Necessaria esperienza 2–4 anni in ruoli affini, ottime doti relazionali, riservatezza e proattività.

Competenze

• 2–4 anni di esperienza in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager.
• Ottime doti relazionali, attenzione alla riservatezza e collaborazione.
• Proattività, organizzazione e gestione efficace delle priorità.
• Alta professionalità nel trattamento di informazioni sensibili e riservate.
• Conoscenza avanzata di Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.

Mansioni

• Supporto diretto al CEO nella gestione di attività quotidiane e reportistica.
• Gestione agenda, pianificazione di meeting, visite, eventi e trasferte.
• Organizzazione di riunioni di Direzione e predisposizione di materiali.
• Interfaccia con funzioni interne, clienti, fornitori e stakeholder esterni.
• Predisposizione di presentazioni e gestione di note spese e pratiche amministrative.
• Coordinamento reception e office management, accoglienza ospiti e spazi comuni.

Conoscenze

Ottime doti relazionali

Proattività

Gestione priorità

Riservatezza

Strumenti

Microsoft Office

Teams

Descrizione del lavoro

Position Mission

L'Executive Assistant lavorerà a stretto contatto con il CEO, supportandolo nella gestione delle attività quotidiane e contribuendo ad assicurare un efficace flusso di informazioni all'interno dell'organizzazione. Sarà inoltre un punto di riferimento per il coordinamento delle attività di direzione, office management e accoglienza presso la sede aziendale, garantendo elevati standard di efficienza, organizzazione e professionalità. La preghiamo di verificare di possedere il livello di esperienza e le qualifiche adeguate leggendo la panoramica completa di questa opportunità qui sotto.

Responsibilities

• Supporto diretto al CEO nella gestione delle attività quotidiane, garantendo elevati standard di efficienza, precisione e riservatezza.
• Gestione dell'agenda, con pianificazione e coordinamento di meeting, visite, eventi e trasferte.
• Organizzazione e coordinamento delle riunioni di Direzione, predisposizione dei materiali e follow-up delle attività concordate.
• Interfaccia con funzioni aziendali interne, clienti, fornitori e stakeholder esterni.
• Predisposizione di presentazioni, reportistica, documentazione amministrativa e supporto alle attività della Direzione.
• Gestione di note spese, richieste di acquisto e pratiche amministrative.
• Coordinamento delle attività di reception e office management, inclusi l'accoglienza di ospiti e visitatori, la gestione degli spazi comuni e delle sale riunioni, nonché il supporto operativo ai servizi generali della sede.

Qualifications

• Esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager, preferibilmente in contesti strutturati.
• Ottime doti relazionali e comunicative, robusto orientamento alla collaborazione.
• Proattività, capacità organizzative, precisione e gestione efficace delle priorità.
• Elevata riservatezza e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.
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