Assistente di direzione

D'ORO Collection; Roma; In loco; EUR 32.000 - 52.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La D'ORO Collection cerca un’Assistente di Direzione con esperienza, in grado di operare con precisione, autonomia e senso delle priorità all’interno di un contesto professionale di alto livello.

La risorsa affiancherà direttamente il titolare garantendo supporto organizzativo, operativo e relazionale, mantenendo riservatezza e standard elevati. Lavorerà a stretto contatto con il CEO in attività commerciali e relazioni strategiche. La sede è a Roma, con possibili trasferte.

Competenze

• Esperienza nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.
• Ottime capacità di sintesi e gestione delle priorità.
• Conoscenza avanzata degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.
• Discrezione, riservatezza e professionalità.

Mansioni

• Gestione dell’agenda del titolare, coordinando appuntamenti, riunioni e scadenze.
• Gestione e filtraggio delle comunicazioni esterne e della corrispondenza.
• Supporto alle attività commerciali del CEO e preparazione di incontri e materiali di proposta.
• Organizzazione e preparazione di riunioni, redazione di report operativi.
• Accoglienza di ospiti e interlocutori istituzionali e cura della rappresentanza aziendale.
• Gestione viaggi e trasferte: prenotazioni, documentazione e imprevisti.
• Preparazione di presentazioni e reportistica per le attività del titolare.
• Gestione delle priorità e supporto operativo alle esigenze del titolare.

Conoscenze

Organizzazione

Precisione

Autonomia

Gestione priorità

Riservatezza

Inglese (B2+)

Descrizione del lavoro

Siamo alla ricerca di una Assistente di Direzione con esperienza, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all’interno di un contesto professionale di alto livello.

La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti.

La figura affiancherà inoltre il CEO anche in attività di carattere commerciale, supportando la gestione di relazioni con clienti e interlocutori strategici.

Responsabilità principali

Gestione dell’agenda del titolare

• Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell’agenda.
• Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche.
• Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede.

Coordinamento delle comunicazioni esterne

• Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita.
• Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi.
• Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente.

Supporto alle attività commerciali del CEO

• Affiancamento al CEO nelle attività di relazione con clienti e interlocutori strategici.
• Supporto organizzativo nella preparazione di incontri commerciali, presentazioni e materiali di proposta.
• Monitoraggio delle comunicazioni con clienti e partner, con attenzione alla gestione dei follow-up e delle opportunità di sviluppo del business.

Supporto organizzativo alle riunioni del titolare

• Pianificazione e organizzazione delle riunioni.
• Preparazione della documentazione necessaria.
• Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all’azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità.

Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali

• Organizzazione e gestione dell’accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali.
• Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione.

Coordinamento viaggi e trasferte

• Prenotazione di voli, hotel e trasporti.
• Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte.
• Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni.

Preparazione di presentazioni e reportistica

• Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare.
• Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all’efficacia comunicativa dei materiali.

Gestione delle priorità

• Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche.
• Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare.

Riservatezza e rappresentanza

• Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni.
• Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità.

Lavoro in Team

• Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell’organizzazione.
• Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte.

Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti

• Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.
• Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità.
• Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità.
• Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.
• Forte senso della riservatezza e della rappresentazione.
• Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità.
• Conoscenza professionale della lingua inglese.
• La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.
• Un background o esperienza in ambito commerciale, utile a supportare il CEO nelle attività di relazione con clienti e nello sviluppo delle opportunità di business, sarà considerato un ulteriore plus.